Nie wszyscy pracodawcy założyli na czas specjalny profil, na który trafi zwolnienie lekarskie wystawione pracownikowi elektronicznie. Od tego roku taki profil na Platformie Usług Elektronicznych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (PUE ZUS) powinien mieć każdy płatnik zobowiązany do przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych przez internet, czyli rozliczający składki za więcej niż 5 osób. Tacy pracodawcy powinni założyć profil na PUE do 31 grudnia 2015 r. Według danych ZUS, ma go obecnie ok. 400 tys. płatników składek.
— Wśród nich ok. 150 tys. to firmy zatrudniające ponad 5 ubezpieczonych, dla których założenie profilu jest obligatoryjne. Wszystkich takich firm jest ok. 300 tys., a ogółem płatników odprowadzających składki — ok. 2,4 mln — informuje Wojciech Andrusiewicz, rzecznik prasowy ZUS.
Bez sankcji
Z tego wniosek, że połowa zobowiązanych do założenia profilu jeszcze tego nie zrobiła. Jednak nic im za to nie grozi.
— Ustawa nie przewiduje sankcji za niezarejestrowanie profilu — wyjaśnia Wojciech Andrusiewicz.
Płatnik składek, który nie założy profilu na PUE, pozbawia się dostępu do danych elektronicznych o zwolnieniach lekarskich. Nie ma to wpływu na możliwość wystawienia takich zwolnień przez lekarza. Pracodawcy powinni też wiedzieć, że zaświadczenia elektroniczne nie mogą być wysyłane na ich adresy e-mail. Według wyjaśnień ZUS, zgodnie z przepisami obowiązującymi od 1 stycznia 2016 r. Zakład udostępnia bezpłatnie e-zwolnienia płatnikowi na jego profilu informacyjnym utworzonym na PUE. Obowiązujące od początku tego roku przepisy umożliwiają wystawianie zwolnień lekarskich według dotychczasowych zasad, czyli na formularzu papierowym (ZUS ZLA) albo w formie elektronicznej (e-ZLA).
Dopiero od 1 stycznia 2018 r. będą sporządzane wyłącznie e-zwolnienia, ale do tego systemu można przystąpić wcześniej. Obowiązkiem założenia do końca minionego roku profilu informacyjnego na PUE objęto tylko wspomnianych pracodawców zatrudniających więcej niż 5 osób. Pozostali płatnicy składek mogli taki profil utworzyć dobrowolnie. Jeśli go nie utworzyli, mieli obowiązek do końca 2015 r. poinformować swoich pracowników o konieczności dostarczania im wydruków zwolnień, jeśli lekarze sporządzą je w formie elektronicznej. Do końca 2017 r. lekarze będą mogli wydawać równolegle e-ZLA i papierowe ZUS ZLA.
— Gdy z informacji udostępnionych przez ZUS na profilu informacyjnym wystawiającego zaświadczenie lekarskie pojawi się komunikat, że płatnik składek nie posiada takiego profilu, lekarz przekaże ubezpieczonemu wydruk e-zaświadczenia, z jego podpisem i pieczątką. Ten wydruk pracownik będzie musiał dostarczyć pracodawcy — wyjaśnia Katarzyna Miazek z Tax Care.
e-wniosek o kontrolę
Pracodawcy nie muszą jednak takich wydruków przekazywać do ZUS, e-ZLA trafi do Zakładu automatycznie z systemu. Płatnik, który dysponuje profilem informacyjnym, otrzyma natychmiast wiadomość o chorobie pracownika. Zwolnienie pojawi się w wydzielonym miejscu na PUE. ZUS wylicza też inne korzyści z nowych rozwiązań, np. że pracodawca może drogą elektroniczną wystąpić do Zakładu z wnioskiem o kontrolę prawidłowości wystawienia zwolnienia. Bezpośrednio pod danymi o e-zaświadczeniach lekarskich będzie miał udostępnioną funkcję „Złóż wniosek o kontrolę zaświadczenia”, gdzie w odpowiednim formularzu trzeba uzupełnić dane o wybranym e-ZLA.
Jeżeli po kontroli lekarz orzecznik wystawi zaświadczenie (ZUS ZLA/K) oznaczające korektę zwolnienia, informacja taka będzie widoczna na profilu PUE płatnika. Pracodawca zobaczy zmianę statusu kontrolowanego zwolnienia na „skorygowane” oraz dane o ZUS ZLA/K w zakładce „Zaświadczenia lekarskie”. Z wyjaśnień ZUS wynika, że wniosek o kontrolę na formularzu OL-2 można też złożyć, korzystając z dotychczasowych standardowych ścieżek wypełniania i wysyłki dokumentów. Druk jest dostępny na PUE i stosuje się go również do papierowych ZUS ZLA.
— Dotychczas, zanim wystawiony przez lekarza dokument docierał do pracodawcy, chory już wracał do pracy. W przypadku krótkich zwolnień ZUS nie miał więc możliwości sprawdzenia ich zasadności. A takich jest najwięcej — podkreśla Wojciech Kosarzecki, dyrektor Biura Podatkowego Impel Business Solutions.
Jego zdaniem, dostęp do informacji w czasie rzeczywistym ma umożliwić urzędnikom skuteczniejszą i natychmiastową kontrolę, a w konsekwencji — oszczędności.