EDI nie wymaga aplikacji klasy ERP
Najtańsze abonamenty w systemach wymiany danych kosztują kilkaset złotych
Różnorodność aplikacji wspomagających zarządzanie, utrudnia odczytywanie dokumentów elektronicznych stworzonych przez kooperantów. Nierzadko przygotowuje się dokumenty papierowe, tylko po to, aby druga strona ręcznie wprowadziła zawarte na nich dane do swojego systemu informatycznego. Dzięki systemom EDI cały ten proces można zautomatyzować.
W latach 70. zaczęły powstawać systemy wymiany danych typu EDI (Electronic Data Interchange). Są one przeznaczone dla firm, które nawiązały stałą współpracę i wymieniają z partnerami takie ilości dokumentów, że ich automatyczne wysyłanie, odbieranie i przetwarzanie jest konieczne dla efektywnego działania. Na zachodzie rozwiązania tego typu są najbardziej rozpowszechnione w branży motoryzacyjnej i sieciach supermarketów. Przedsiębiorstwa prowadzące taką działalność miały bowiem na tyle dużo dostawców, że ręczne przetwarzanie faktur, zamówień itp. przysparzało im wiele kłopotów, a alternatywne metody automatyzacji tego procesu właściwie niewiele zmieniały. Dostawcy nie musieli bowiem stosować tego samego oprogramowania co odbiorca ich produktów, a co za tym idzie — obie strony mogły mieć problemy z wzajemnym odczytywaniem dokumentów elektronicznych. Aby informacja była zrozumiała, musiała być zatem wydrukowana i wysłana na papierze. Kłopotów przysparzały też kwestie telekomunikacyjne.
— Nawet po uzgodnieniu wspólnego dla aplikacji wykorzystywanych w różnych firmach formatu dokumentów elektronicznych, pozostaje jeszcze problem dostarczenia ich do kooperanta. Można go rozwiązać poprzez łączenie się w określonych terminach z systemem informatycznym partnera. Automatyzacja tego procesu nie jest jednak taka prosta. Nie oznacza bowiem połączenia z Internetem. Trzeba się wdzwonić bezpośrednio na modem kooperanta. Po jego stronie zatem w tym samym czasie ma pracować komputer, a linia telefoniczna musi być wolna. W praktyce można zrealizować 8-10 takich połączeń dziennie. Dla firm otrzymujących kilkadziesiąt tysięcy faktur miesięcznie, np. sieci handlowych, jest to rozwiązanie nie do przyjęcia. Codziennie muszą one bowiem wymieniać dokumenty z większą liczbą partnerów — twierdzi Mariusz Butler odpowiedzialny za wdrażanie EDI w należącej do grupy Prokom spółce Edison, która jest lokalnym partnerem General Electric Information Services.
Aby rozwiązać ten problem, wymyślono systemy typu EDI. W zależności od operatora bazują one na różnych standardach dokumentów elektronicznych, ale zasady ich działania są takie same.
Zasady działania EDI
Za pomocą specjalnego oprogramowania wyciąga się np. zamówienie z systemu wspomagającego zarządzanie i zapisuje je w wykorzystywanym przez danego operatora formacie dokumentów EDI. Następnie dokument jest przesyłany na skrzynkę abonenta na serwerze operatora. Ten z kolei sprawdza poprawność formatu dokumentu oraz czy adresat wyraził zgodę na przyjmowanie od nadawcy dokumentów w formacie EDI. Jeśli weryfikacja przebiegła pomyślnie, to dokument trafia do skrzynki adresata, który następnie ściąga go wraz z korespondencją od wielu innych dostawców do własnego systemu informatycznego, gdzie po przekonwertowaniu dokumentu wszystkie dane są automatycznie wprowadzane do odpowiednich aplikacji. Jeżeli wysyłany dokument z jakichś powodów nie zachowuje formatu EDI lub adresat nie wyraził zgody na przyjmowanie od danego dostawcy dokumentów w formacie EDI, to nadawca zostaje o tym automatycznie powiadomiony przez operatora systemu. Operator informuje też nadawców o odebraniu dokumentów przez adresatów. Procedury te pozwalają uniknąć sytuacji, w których nieuczciwy kontrahent unikałby terminowej realizacji zamówienia twierdząc, że nie dostał lub nie mógł odczytać otrzymanego dokumentu.
Konieczne inwestycje
W Polsce usługi tego typu nie są popularne. Korzysta z nich zaledwie kilka firm, w większości lokalnych oddziałów międzynarodowych korporacji. Przedstawiciele branży informatycznej twierdzą, że polskie firmy z reguły uważają, iż usługi tego typu są dla nich za drogie.
— Moim zdaniem, opinia, że rodzimych firm nie stać na EDI, jest nieuzasadniona. Z systemami tego typu jest jak z winem, które można kupić zarówno za kilkanaście tysięcy, jak i kilkanaście złotych. Oprogramowanie pozwalające na wysyłanie i odbieranie z systemu dokumentów w formacie EDI kosztuje kilka tysięcy USD. Do tego trzeba doliczyć kilkaset złotych miesięcznego najtańszego abonamentu za korzystanie z sieci. Są też pewne koszty integracji oprogramowania do EDI z wewnętrznym systemem informatycznym przedsiębiorstwa — informuje Mariusz Butler.
Systemy EDI można integrować z każdym oprogramowaniem, nie tylko systemami klasy ERP. Zainteresowanie nimi przejawiają jednak głównie duże firmy, bo one odnoszą największe korzyści z automatyzacji obiegu dokumentów. Aby zachęcić ich najmniejszych kooperantów do wejścia w EDI, wymyślono jednak tzw. Web EDI. W takim modelu mały kooperant nie musi kupować żadnego oprogramowania ani ponosić kosztów jego integracji ze swym wewnętrznym systemem. Całą korespondencję załatwia bowiem poprzez specjalnie przygotowaną stronę internetową. Część branży powątpiewa jednak, czy w takim przypadku w ogóle można mówić o EDI.
— Założeniem systemów EDI jest całkowita automatyzacja procesu wymiany dokumentów pomiędzy różnymi firmami. W rozwiązaniach określanych mianem Web EDI warunek ten nie jest do końca spełniony. Jedna strona wpisuje bowiem dane ręcznie do formularzy udostępnianych drogą internetową — uważa Andrzej Wojewoda, dyrektor działu rozwiązań e-biznes w polskim oddziale firmy IBM, która za granicą prowadzi systemy EDI wspólnie z AT&T.
Kamil Kosiński
[email protected] tel. (22) 611-62-71