Częste podróże służbowe to duże koszty — głównie biletów i noclegów. Można na nich zaoszczędzić, oddając politykę wyjazdów w ręce eksperta.
Agnieszka Chromińska jest asystentką zarządu w Heidelberg Polska, spółce zależnej austriackiego koncernu. Oprócz swoich codziennych obowiązków administracyjno-organizacyjnych prowadzi politykę wyjazdów służbowych w firmie. Jest odpowiedzialna za kontakty z biurami podróży. Na Zachodzie oficjalna nazwa jej stanowiska brzmiałaby travel manager.
— W Polsce niewiele przedsiębiorstw w ogóle słyszało o takiej funkcji. W Niemczech travel manager zarabia od 25 do 100 tys. EUR rocznie — mówi Bogdan Wieczorek z Lufthansa City Center.
Travel manager to człowiek, który konstruuje plany podróży, czuwa nad ubezpieczeniami, organizuje wyjazdy i imprezy służbowe, a rozkład lotów poszczególnych pracowników zna na pamięć. Dzięki temu może skutecznie współpracować z biurami podróży i czuwać nad wydatkami firmy.
Niekoniecznie etat
Dla biur podróży, które zajmują się obsługą ruchu służbowego, takich jak Supertour czy Orbis Travel, klient z własnym travel managerem jest prawdziwym skarbem.
— Łatwiej i efektywniej pracuje się z firmą, w której za wyjazdy odpowiedzialna jest jedna osoba. Wiadomo, że to ona podejmuje decyzje, wszystko idzie sprawnie, a przedsiębiorstwo jest w mniejszym stopniu narażone na błędy i opóźnienia — uważa Bogdan Wieczorek.
Nad utworzeniem takiego stanowiska powinny zastanowić się firmy, których pracownicy często wyjeżdżają na delegacje czy targi oraz polskie filie zagranicznych korporacji, których szefowie i specjalisci często podróżują do centrali.
Firmy, których nie stać na zatrudnienie eksperta od podróży, mogą pomyśleć o powierzeniu obowiązków travel managera np. asystentce. Nowicjusza w branży można wysłać na specjalne szkolenie.
— Na kursie uczymy wyznaczone przez naszych klientów osoby m.in. tego, jak czytać bilety, robić rezerwacje, anulowania, zwroty — wylicza Patrycja Peterson-Różycka, dyrektor handlowy w Orbis Travel.
Turystyczna kooperacja
Heidelberg Polska jest związany z Supertour Lufthansa City Center od trzech lat. Biuro rezerwuje bilety lotnicze, hotele za granicą i zajmuje się organizacją zagranicznych imprez dla firmy. Agnieszka Chromińska, odpowiedzialna w Heildelberg za współpracę, dostarcza przedstawicielowi Supertour informacji o turystycznych planach spółki, prowadzi statystyki lotów i zniżek, odbiera faktury za usługi.
— Menedżerowie oraz pracownicy serwisu najczęściej podróżują do centrali w Wiedniu oraz do Frankfurtu. Średnio jest to 20 lotów w miesiącu, głównie klasą ekonomiczną, ale — dzięki temu, że jesteśmy stałym klientem linii lotniczych — z atutami biznesowej. Możemy np. zmienić w ostatniej chwili termin wylotu czy powrotu — podkreśla Agnieszka Chromińska.
Asystentka zamawia noclegi najczęściej w sieciowych hotelach 3-4- -gwiazdkowych typu Radisson, Accor, Intercontinental.
— Biuro wynegocjowało tu dla nas około 10-proc. zniżkę. Zdarza się, że potrzebujemy pokoi w tańszych podmiejskich hotelach. Zazwyczaj wtedy, kiedy jedziemy na jakieś targi — zaznacza Agnieszka Chromińska.
Musi ona pamiętać o wcześniejszej rezerwacji biletów lotniczych u agenta. Zamówienie z wyprzedzeniem — minimum 2 tygodnie —to szansa na atrakcyjną cenę. Koszt przelotu do Szczecina może wynosić 200 zł, ale jeśli bilet zarezerwuje się dopiero na 2 dni przed — nawet 700 zł. Do Frankfurtu w dwie strony — 800 zł, ale przy braku zapobiegliwości — 2 tys. O zbliżającym się terminie wykupu biletu informuje ją e-mailem lub telefonicznie agent.
— Wystawione bilety biuro przysyła do firmy. Za każdą transakcję, bilet, wyjazd, nocleg dostaję pojedynczą fakturę — mówi Agnieszka Chromińska.
Upusty na bilety i hotele firma otrzymuje dzięki temu, że zatrudnia osobę, która czuwa nad przestrzeganiem polityki podróży.
— Narzuca pracownikom rygor korzystania z jednych linii lotniczych, dzięki czemu firma zbiera punkty, które premiowane są darmowymi biletami albo zniżkami. Pilnuje, aby co 8.-9. bilet przyznawany zazwyczaj przez linie darmowo był przeznaczony na wyjazdy służbowe. W innych firmach często pracownicy wykorzystują go na prywatne potrzeby — mówi Bogdan Wieczorek.
Okiem eksperta
Co biuro może dla Ciebie zrobić?
Korzystanie z usług firm pomagających w organizowaniu wyjazdów służbowych daje klientom możliwość skupienia w jednym miejscu wszelkich potrzeb — od biletów lotniczych, rezerwacji hotelowych, wiz, po wypożyczenie samochodu. Pozwala też na większą kontrolę nad całością wydatków. Precyzyjne dane, np. na temat poniesionych w poprzednim roku wydatków na hotele czy bilety, pozwalają negocjować stawki na rok następny. Bardzo ważny jest nadzór — dane o rezerwacjach eksportowane są do działów ochrony firm celem monitoringu. To daje możliwość szybkiego sprawdzenia, np. gdzie znajduje się dany pracownik. Carlson Wagonlit Travel ma na świecie cztery biura świadczące całodobowy serwis dla podróżnych, którzy potrzebują pomocy — bo np. opóźnił się jeden lot.
Jarosław Dzwonkowski, menedżer sprzedaży Carlson Wagonlit Travel