Firmy mają własne biura podróży

Agnieszka Ostojska
05-01-2001, 00:00

Firmy mają własne biura podróży

Wyjazdy pracowników taniej jest organizować samodzielnie

Koncerny wysyłające swoich pracowników na szkolenia za granicę są obsługiwane przez własne, wewnętrzne agencje turystyczne. Dzięki wyodrębnieniu w strukturze działu zajmującego się tylko organizacją wyjazdów oszczędzają czas i pieniądze.

Międzynarodowe koncerny często szkolą swoich pracowników za granicą. Wyjazdy na różnego rodzaju kursy stanowią zwykle pokaźny procent budżetów szkoleniowych firm. Aby zminimalizować koszty organizacji wyjazdów, przedsiębiorstwa coraz częściej wydzielają w swojej strukturze komórkę, która pełni funkcję biura podróży.

— Dział zajmujący się obsługą wyjazdów szkoleniowych pracowników pozwala firmie zaoszczędzić koszty prowizji, pobieranych przez biura zewnętrzne. Agencja turystyczna wewnątrz firmy jest również gwarancją na to, że wszystko będzie zorganizowane zgodnie z zaleceniami pracodawcy. Nasz system szkoleniowy przewiduje kilka etapów, przez które każdy z naszych pracowników musi przejść. Co roku są organizowane wyjazdy na te same kursy. Nasze biuro podróży miało więc możliwość wypracowania własnych procedur organizacyjnych, które pozwalają na sprawną obsługę podróży pracowników — wyjaśnia Łukasz Kowalik z Intel Polska.

Przyznaje, że dzięki własnej agencji turystycznej organizacja wyjazdów na szkolenia nie odrywa pracowników od pracy. Osoba udająca się na kurs za granicę wypełnia tylko w Intranecie ankietę i wysyła ją za pomocą poczty elektronicznej do wewnętrznego biura podróży. Na podstawie podanych informacji dokonuje się odpowiednich rezerwacji, a sam zainteresowany otrzymuje gotowy plan wyjazdu. Pracownicy Intel Polska szkolą się głównie w Swindon i w Monachium.

Z zewnątrz

W podobny sposób problem sprawnej organizacji szkoleń pracowników rozwiązano w SAS Polska.

— Wszelkie wyjazdy na szkolenie organizowane są przez centralę w Heidelbergu. Nasi pracownicy wypełniają tylko formularz na stronie internetowej. Dla nas jest to bardzo wygodne. Są jednak sytuacje, gdy nasze wewnętrzne biuro podróży korzysta z usług zewnętrznych agencji. Kilka razy w roku nasza firma organizuje olbrzymie konferencje, w których uczestniczy kilkaset, a czasem nawet kilka tysięcy osób. Przy tak dużych imprezach zatrudnia się również inne biura podróży — tłumaczy Małgorzata Gawrysiak, dyrektor marketingu w SAS Polska.

Przyznaje jednak, że przy organizacji wyjazdów integracyjnych i szkoleń mających miejsce na terenie Polski krajowy oddział firmy SAS korzysta z usług rodzimych, specjalistycznych biur podróży.

Dwa w jednym

W nieco inny sposób problem organizacji zagranicznych szkoleń rozwiązano w firmie konsultingowej Arthur Andersen. Obsługujące ją biuro podróży jest oddzielną, samodzielną jednostką gospodarczą, znajdującą się fizycznie na terenie firmy i działającą na jej zlecenie.

— Wyjazdy naszych pracowników na całym świecie obsługuje duńska agencja Weco-Travel, która ze względu na skalę naszych potrzeb ma również swój oddział w Warszawie. Dokonuje ona wszelkich rezerwacji, organizuje połączenia. Arthur Andersen wysyła pracowników na szkolenia do swoich własnych ośrodków. Jednym z nich jest St. Charles pod Chicago. Są tam sale konferencyjne i miejsca hotelowe dla ponad 4 tys. osób. Podobne ośrodki znajdują się również w Holandii i w Hiszpanii. Rolą współpracującego z nami biura podróży jest rezerwacja miejsc na danym szkoleniu oraz organizacja dojazdu pracownika — wyjaśnia Małgorzata Tomasik, dyrektor personalny w Arthur Andersen Polska.

Dodaje, że szkolenia mają miejsce również w oddziałach firmy na całym świecie, a wysyłani są wszyscy pracownicy firmy, często nawet kilka razy w roku. Współpracujące z Arthurem Andersenem biuro podróży nie może więc narzekać na brak pracy, zwłaszcza że konsultanci korzystają z jego usług również prywatnie.

Bez pomocy

Polskie firmy szkolące swoich pracowników za granicą również starają się organizować wyjazdy we własnym zakresie. Z usług zewnętrznych biur podróży nie korzysta LOT. Kadra polskich linii lotniczych bardzo często jest wysyłana na szkolenia, organizowane przez dostawców samolotów.

— Nasi pracownicy są wysyłani na przeszkolenie do ośrodka szkoleniowego producentów samolotów w Brazylii i w USA. Są to przede wszystkim piloci i pracownicy obsługi technicznej. W mniejszym stopniu na zagraniczne szkolenia wysyła się również personel obsługi naziemnej. W naszym przypadku dziwnym byłoby, gdybyśmy korzystali z ofert zewnętrznych biur podróży. Sam przelot organizuje LOT we własnym zakresie. Resztą zajmuje się już sam organizator szkolenia — twierdzi Krzysztof Loga-Sowiński, dyrektor do spraw szkoleń w LOT.

Przyznaje, że większość szkoleń ma jednak miejsce w Polsce. Przy ich organizacji firma również stara się nie korzystać z usług zewnętrznych agencji turystycznych.

Agnieszka Ostojska

a.ostojska@pb. pl

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Agnieszka Ostojska

Najważniejsze dzisiaj

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Kariera / Firmy mają własne biura podróży