Za niecałe dwa tygodnie ruszy największa w historii rewolucja w VAT. Wystartuje Krajowy System e-Faktur (KSeF) czyli centralna elektroniczna baza wszystkich faktur. Firmy będą musiały wystawiać dokumenty sprzedażowe w tym systemie w ustalonym formacie, a ich klienci je z niego pobierać.
Dla kogo i od kiedy po nowemu
Ministerstwo Finansów (MF) zapewnia, że z jego strony wszystko jest gotowe i zapięte na ostatni guzik. Apeluje do przedsiębiorców o wdrożenie systemu.
Stan gotowości MF przedstawił 16 stycznia wiceminister finansów Marcin Łoboda.
- Jesteśmy przygotowani prawnie, organizacyjnie i informatycznie. Nie ma żadnych podstaw do twierdzeń, że system nie ruszy. 1 lutego KSeF z całą pewnością wejdzie w życie. Od tego dnia największe firmy, które w 2024 r. miały obroty przekraczające 200 mln zł, zostaną objęte Krajowym Systemem e-Faktur. Takich podmiotów jest ok. 4200 – powiedział Marcin Łoboda.
Od 1 lutego wszystkie firmy będą natomiast odbierać faktury z KSeF (np. poprzez stronę internetową oraz aplikację mobilną). Wiceminister przypomniał, że 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania e-faktur poprzez KSeF obejmie pozostałe podmioty, niezależnie od wielkości, z tym że mikrofirmy z obrotami do 10 tys. zł miesięcznie od 1 kwietnia 2027 r.
W 2026 r. będzie abolicja
Resort finansów potwierdził, że w 2026 r. będzie abolicja i przedsiębiorcy nie będą w żaden sposób karani za nierealizowanie obowiązków związanych z KSeF.
- W pierwszym roku, czyli w 2026 r. za błędy czy nieprzystąpienie do systemu KSeF nie będą wyciągane żadne konsekwencje wobec przedsiębiorców – powiedział wiceminister finansów Zbigniew Stawicki.
Przedstawiciele MF zaapelowali do firm o niezwlekanie do ostatniej chwili i przystąpienie do systemu. Mali przedsiębiorcy mogą przetestować działanie systemu np. w urzędzie skarbowym, gdzie dostaną pomoc.
Małe firmy nieprzygotowane
Z przygotowaniem firm do fakturowej rewolucji nie jest różowo. Z badań firmy doradczej inFakt wynika, że dotąd weszło do niego tylko 13 proc. małych i średnich firm. Kiepski stan przygotowań potwierdzają inni.
- Początkowo wiele podmiotów postrzegało KSeF wyłącznie jako kolejne narzędzie informatyczne. Dopiero z czasem dotarło do nich, że to zmiana, która dotyka całe organizacje: od księgowości przez administrację po zarządzanie. Problem w tym, że część przedsiębiorców zaczęła się nad tym zastanawiać bardzo późno. Dziś wciąż są firmy, które tuż przed wejściem KSeF dopiero analizują kolejne kroki wdrażania tego systemu – stwierdza Kamila Cieszkowska, właścicielka biura rachunkowego.
Zdaniem Piotra Juszczyka, głównego doradcy podatkowego w inFakcie, głównym problemem nie jest sam KSeF lecz sposób jego wdrażania.
- Firmy wiedzą, że cyfryzacja jest nieunikniona, ale dziś patrzą przede wszystkim na koszty, ryzyko awarii i brak stabilności. Bez jasnej komunikacji i realnego wsparcia wdrożeniowego system będzie postrzegany nie jako ułatwienie, lecz kolejne obciążenie administracyjne. Moim zdaniem KSeF ułatwi działalność przedsiębiorcom, ale też księgowym. Naprawdę nie ma czego się obawiać. Od dłuższego czasu testujemy system i wszystko działa jak należy — mówi Piotr Juszczyk.