Podmioty wystawiające faktury VAT muszą znać numer identyfikacji podatkowej (NIP) kontrahentów. Wynika to z treści artykułu 106e ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zgodnie z którym jednym z elementów, które powinien zawierać prawidłowo wystawiony dokument księgowy, jest numer identyfikacji podatkowej, zarówno nabywcy, jak i sprzedawcy.
Szukaj w rejestrach
Firmy, które nie znają tego numeru lub nie są pewne jego prawidłowości, mogą sprawdzić dane w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) - w przypadku, gdy kontrahent jest osobą fizyczną prowadzącą zarejestrowaną działalność gospodarczą, lub w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) – gdy nabywcą jest spółka prawa handlowego. Z kolei w systemie VIES można sprawdzić NIP kontrahenta unijnego.
Inną możliwością jest weryfikacja danych klienta, w tym NIP, w serwisach internetowych zawierających bazy firm. Ten sposób jest jednak ryzykowny – nigdy nie ma pewności, że lista zawiera prawidłowe i aktualne informacje.
Przedsiębiorcy powinni jednak pamiętać, że według interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 18 sierpnia 2021 r. (nr 0112-KDIL1-2.4012.287.2021.2.DS) „brak NIP-u przy jednoczesnym prawidłowym wskazaniu pozostałych danych podmiotu będącego nabywcą jest wadą techniczną, niewyłączającą możliwości zweryfikowania dokonania zdarzenia gospodarczego i prawidłowego określenia nabywcy towaru, a jednocześnie pozostającą bez znaczenia dla wysokości zobowiązania podatkowego. Niemniej jednak opisany błąd powinien być skorygowany w ten sposób, aby faktura odzwierciedlała faktycznie dokonaną transakcję pomiędzy podmiotami gospodarczymi prawidłowo oznaczonymi zgodnie z przepisami ustawy”.
Czym jest NIP
Numer identyfikacji podatkowej umożliwia jednoznaczne określenie podatnika. Został wprowadzony do użytku w 1996 r., a nadawany jest przez naczelnika urzędu skarbowego podczas rejestracji działalności. NIP jest niepowtarzalny i nadawany na cały okres prowadzenia działalności. Złożony jest z 10 cyfr - trzy pierwsze oznaczają kod Urzędu Skarbowego, który go nadał, a ostatnia jest tzw. liczbą kontrolną.
Identyfikatorem NIP posługują się osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, np. spółki jawne i partnerskie, które są podatnikami. Poza tym numery identyfikacji podatkowej przypisane są do podatników podatku od towarów i usług, innych niż wspomniane wcześniej podmioty (np. spółka cywilna w zakresie podatku od towarów i usług oraz płatnicy podatków). NIP jest identyfikatorem podatkowym także w przypadku płatników składek na ubezpieczenie społeczne oraz ubezpieczenie zdrowotne i wykonujących działalność nieewidencjonowaną.