Centra usług wspólnych (CUW) kojarzą się z sektorem prywatnym. W gminach podobne jednostki obsługi ekonomiczno- -administracyjnej placówek szkolnych i wychowawczych działały na mocy ustawy o systemie oświaty. Nowelizacja ustawy o samorządzie gminnym, obowiązująca od 1 stycznia 2016 r., umożliwia tworzenie takich centrów także do innych spraw.
Przykład oświaty
W październiku 2016 r. Centrum Usług Wspólnych ruszy w Gdańsku. W przyszłości ma świadczyć usługi finansowo- -księgowe dla 173 placówek oświatowych, a na razie dla 65 jednostek, którymi dotąd zajmowały się Centrum Obsługi Placówek Oświatowych (COPO) i Zespół Ekonomiczno-Administracyjny Szkół (ZEAS). — Według ustawy o samorządzie gminnym zespoły ekonomiczne działające na podstawie ustawy o systemie oświaty będą musiały być przeniesione do CUW albo zlikwidowane, nawet jeśli CUW nie powstanie. Ustawodawca pozostawił jednak dużą swobodę co do kompetencji CUW. W Gdańsku na przykład jednostki oświatowe mogą zdecydować, czy będą chciały przenieść tam także obsługę kadrowo-płacową. Zdecydowało się na to 37 placówek — informuje Teresa Blacharska, skarbnik Gdańska. Marek Wójcik, ekspert Związku Miast Polskich i były minister administracji i cyfryzacji, pracował nad ustawą o samorządowych CUW-ach. Mówi, że od początku zakładano swobodę gmin w ich organizowaniu. — Większe miasta mogą na przykład stworzyć osobne CUW-y dla dzielnic lub obsługujące tylko konkretne zadania. W mniejszych CUW może działać także w urzędzie samorządowym — mówi Marek Wójcik.
Wrocław styczniu 2014 r. uruchomił Centrum Usług Informatycznych (CUI). W lipcu 2016 r. przekształcił je w CUW.
— Wykorzystaliśmy przepisy tak zwanej ustawy szerokopasmowej — wyjaśnia Dariusz Jędryczek, dyrektor wrocławskiego CUW, które zajmuje się obsługą informatyczną i telekomunikacyjną jednostek organizacyjnych miasta, gospodarowaniem sprzętem IT i oprogramowaniem oraz planowaniem i realizacją inwestycji.
Korzyści z centrum
Marek Wójcik zachęca samorządy, aby tworzyły CUW-y obsługujące wszystkie jednostki organizacyjne, bo dzięki efektowi skali rezultaty będą lepsze.
— CUW może przynieść nie tylko oszczędności. Dzięki skupieniu pracowników z jednej dziedziny w jednym miejscu można lepiej wykorzystać ich kompetencje. Nie musi się to wiązać ze zwolnieniami, ponieważ pracowników można oddelegować do innych zadań — w centrum finansowo-księgowym chociażby do obsługi programu 500+. Odpada też problem nieobecności — jeśli kilku pracowników pójdzie na urlop lub zachoruje, inni mogą zająć się ich zadaniami — podpowiada Marek Wójcik. Według analizy Deloitte organizacja usług w CUW-ach w sektorze publicznym może dać od 4 do 15 mld zł oszczędności rocznie.
— Różnica w szacunkach wynika ze skali zadań przekazywanych do CUW. Może to być wyłącznie obsługa administracyjno-księgowa albo także wspólne zakupy towarów i usług, gospodarowanie taborem lub nieruchomościami — podkreśla Marek Wójcik.
Oszczędności dzięki jakości
Dariusz Jędryczek wskazuje jeszcze inna zaletę CUW.
— Na obsługę IT samorządy często wydają małe pieniądze, dlatego nawet po stworzeniu centrum nie ma na czym oszczędzać. Kiedy jednak przeanalizujemy poszczególne działania, to widać efekty. Jeśli na przykład kilka szkół chciałoby podłączyć się do łącza światłowodowego, każda musiałaby się tym zająć sama. A w centrum realizujemy takie zadania dla wszystkich. Kupujemy wspólny sprzęt, podpisujemy umowy z operatorami komórkowymi,więc możemy wynegocjować niższe marże. Nawet jeśli nie są to kolosalne oszczędności, to ułatwia to działanie poszczególnym placówkom — tłumaczy Dariusz Jędryczek.
Można też lepiej zarządzać zespołem informatyków.
— W tej branży nie ma omnibusów. Specjaliści IT zajmują się z reguły konkretną dziedziną. W centrum możemy dowolnie kształtować zespoły informatyków. Nie muszę wysyłać wszystkich pracowników na szkolenia z systemów Oracle czy Cisco, wystarczy, że wybiorę pięciu wyspecjalizowanych. Przekłada się to na jakość usług i zamówień, bo do negocjacji z kontrahentem mogę wystawić zespół, który merytorycznie jest przygotowany równie dobrze jak specjaliści z prywatnych firm. Dzięki temu niejednokrotnie pracownicy CUW wykrywali błędy w realizowanych zamówieniach — opowiada szef wrocławskiego CUW-u.
Od zeszłego tygodnia to centrum zajmuje się także obsługą księgową jednostek budżetowych miasta. A w Gdańsku nie wykluczają zlecenia CUW za jakiś czas obsługi innych jednostek niż oświatowe.
— Na razie skupiamy się na placówkach edukacyjnych. W Gdańsku jest sporo podmiotów, których włączenie do CUW trzeba dokładnie przeanalizować — chociażby Zarząd Dróg i Zieleni czy Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji. Ponieważ wszyscy pracownicy zajmujący się sprawami finansowo-księgowymi w oświacie zostali przeniesieni do CUW z zachowaniem wynagrodzeń, trudno na razie mówić o oszczędnościach, ale spodziewamy się, że w dłuższym okresie i taki efekt nastąpi, ponieważ będzie nam łatwiej zarządzać kadrą. Wielu pracowników jest już w wieku emerytalnym — mówi Teresa Blacharska.