Właściwie zawarta umowa jest podstawą egzekwowania od dostawcy usługi wcześniejszych ustaleń.
Przy podpisywaniu umowy outsourcingowej firma zlecająca usługę musi mieć pewność, że jej interesy zostały zabezpieczone w odpowiedni sposób. Każda umowa, a więc i zlecenie outsourcingu, powinna precyzyjnie określać świadczenie, sposób wynagradzania, procedury współpracy, sposób rozwiązywania kontraktu i kwestie odpowiedzialności.
Do negocjacji
Umowa outsourcingowa zwykle jest przedkładana przez zewnętrznego dostawcę, który ma znacznie większe doświadczenie niż firma korzystająca z outsourcingu.
Robert Jędrzejczyk, radca prawny, partner w kancelarii Gide Loyrette Nouel, zwraca uwagę, że projekt umowy powinien być przygotowany przez zamawiającego usługę przed przystąpieniem do negocjacji. W przeciwnym razie przedmiotem negocjacji staje się projekt umowy przedstawiony przez firmę outsourcingową. Wielu partnerów outsourcingowych proponuje zawarcie standardowych umów na świadczone przez siebie usługi lub realizowanie dostawy i niechętnie je zmienia.
— Warto mieć na uwadze, że przedłożona umowa jest zawsze jedynie projektem, a nie ostatecznym dokumentem, który musi zostać podpisany. Wersja umowy, na której składa się podpisy, może znacznie różnić się od standardu. Najważniejsze, aby osoba ją podpisująca była pewna zabezpieczenia swoich praw — mówi Barbara Kochańska-Mierzejewska, dyrektor działu kadr i płac w FPA Group.
Umowy są przygotowane przez służby prawne przedsiębiorstwa lub firmy prawnicze.
— Prawnik firmy weryfikujący umowę najczęściej nie ma pełnej wiedzy o jej przedmiocie. Może on tylko nanieść zmiany, wynikające z uregulowań kodeksu cywilnego. O stronę merytoryczną umowy powinny zadbać osoby, odpowiedzialne za realizację projektu — prezesi, dyrektorzy personalni czy finansowi. Cenne mogą okazać się też sugestie pracowników operacyjnych, delegowanych do bezpośrednich kontaktów z firmą outsourcingową — uczula Barbara Kochańska-Mierzejewska.
Żelazne punkty
Mimo że umowy outsourcingowe mogą różnić się sformułowaniami, schemat zawsze jest jeden.
— W umowie należy wyszczególnić wszystkie czynności wchodzące w skład realizowanej umowy — mówi Barbara Kochańska-Mierzejewska.
Wskazanie ich w umowie, nawet jeśli w momencie jej podpisywania wydaje się to zbędne, stanowi gwarancję na wypadek, gdyby dostawca usług outsourcingowych zażądał dodatkowego wynagrodzenia za czynności, które obejmuje umowa.
— Istnieją firmy outsourcingowe, których polityka cenowa opiera się na niskiej cenie podstawowej za standardowy pakiet usług. Wszelkie usługi dodatkowe są natomiast kalkulowane w oparciu o wysokie stawki godzinowe. Dlatego warto zapisać w umowie wszelkie możliwe usługi towarzyszące. Jeśli w firmie świadczącej usługi outsourcingowe podlegają one dodatkowej opłacie, przy zawieraniu umowy koniecznie określić trzeba stawkę kwotową — radzi Barbara Kochańska-Mierzejewska.
Miejsce i osoba
W punkcie dotyczącym zasad świadczenia umowy zwykle określa się termin rozpoczęcia oraz miejsce świadczenia usług.
— Do gwarantowania jakości świadczonych usług konieczne jest zawarcie w umowie klauzul jakości usług oraz zobowiązania do zachowania należytej staranności przy ich wykonywaniu. Ważnym elementem umowy są też klauzule poufności — uważa Robert Jędrzejczyk.
Ważne jest zatem wskazanie w umowie konkretnych osób kontaktowych, za pośrednictwem których firma outsourcingowa będzie świadczyła swoje usługi.
— Powinny zostać one wymienione z imienia i nazwiska, wówczas firma klient będzie miała pewność stałej obsługi przez jedną konkretną osobę. To istotne z punktu widzenia poufności. Każdej firmie zależy na tym, aby do jej danych miało dostęp możliwie jak najmniej osób. Warto także wpisać do umowy osobę, która będzie zastępować przydzielonego specjalistę podczas urlopu czy choroby — zaznacza Barbara Kochańska-Mierzejewska.
Szczegółowe zapisy dotyczące odpowiedzialności są jednym z najważniejszych punktów umowy outsourcingowej. Warto pamiętać, że firmy outsourcingowe nie przejmują jednak w całości odpowiedzialności za funkcjonowanie przedsiębiorstwa od czasów jego powstania, a jedynie za okres świadczenia usługi.
— Umowa outsourcingowa wymaga oczywiście formy pisemnej — przypomina Robert Jędrzejczyk.