Służbowym samochodem na urlop do Chorwacji czy weekendowy wypad nad morze? Może tak, ale pod warunkiem że pracodawca na to pozwoli.
Pojazd po kraksie był w fatalnym stanie. Szkodę ubezpieczyciel wycenił na 20 tys. zł, ale odmówił wypłaty odszkodowania. Winę za wypadek ponosił kierowca, pracownik warszawskiej firmy z branży spożywczej, który służbowe auto prowadził pod wpływem alkoholu. Pracodawca postanowił obciążyć go kosztami naprawy. Niestety, firmowy regulamin użytkowania samochodów nie mówił wyraźnie: Nie jedź po pijanemu! Nie było więc formalnych podstaw do egzekucji należności od winowajcy. Skończyło się na zwolnieniu z pracy.
Mniejszy też powinien
Regulamin, w którym pracodawca określa zasady użytkowania służbowych aut i sankcje za złamanie jego zapisów, jest podstawowym sposobem zapobiegania takim sytucjom.
— Ustala się w nim m.in. warunki, na jakich pojazdy są przyznawane, i okoliczności, w jakich można je wykorzystywać. Regulamin jest narzędziem kontroli nad flotą samochodową oraz służy dyscyplinowaniu pracowników. Każda stłuczka, niedopatrzenie w utrzymywaniu auta przekłada się przecież na realne pieniądze — mówi Radosław Grzela, dyrektor sprzedaży w LeasePlan Fleet Management Polska, firmie zarządzającej flotą samochodową.
Czuwanie nad przestrzeganiem zasad regulaminu pracodawca może powierzyć zewnętrznej firmie albo wyznaczyć pracownika odpowiedzialnego za realizację polityki samochodowej. To rozwiązanie dla mniejszych lub uboższych firm. Takiej osobie kierowcy zgłaszają wszelkie usterki i stłuczki. Decyduje ona też o tym, czy pracownik może w celach prywatnych skorzystać z jednego z tzw. samochodów pulowych (nieprzypisanych do konkretnej osoby).
Komu auto i jakie?
W regulaminie firma powinna zaznaczyć, dla których pracowników samochód ma być narzędziem pracy, a dla których bonusem do pensji. Od tego może m.in. zależeć, czy podwładny będzie miał prawo jeździć autem w czasie urlopu wypoczynkowego, weekendu i tankować na koszt firmy. Bywa, że za paliwo kierownictwa, menedżerów i głównej księgowej płaci spółka. Osoby te mogą bez ograniczeń korzystać z pojazdów. Inni użytkownicy, aby na przykład wrócić samochodem z pracy do domu, muszą uzyskać zgodę przełożonego, wtedy też tankują za własne pieniądze.
Z doświadczeń Radosława Grzeli wynika, że większość przedsiębiorstw dla szeregowych pracowników i menedżerów ustala podobne zasady eksploatacji służbowych aut w celach prywatnych.
— Jeśli używają ich służbowo w drodze do i z pracy, koszt paliwa i ewentualnych napraw ponosi firma. W trakcie weekendów i urlopów zarówno za paliwo, jak i naprawy czy transport uszkodzonego auta pracownicy płacą z własnej kieszeni. Menedżerowie korzystają z aut służbowych na tej samej zasadzie jak inni pracownicy — wyjaśnia Sławomir Grzelczak, dyrektor zarządzający wywiadowni gospodarczej Dun and Bradstreet Poland.
W IBM w dni wolne od pracy czy podczas urlopu auto powinno zostać na parkingu służbowym.
— Wyjątkiem są osoby przebywające na urlopach macierzyńskich, które zachowują prawo do korzystania z samochodów służbowych — mówi Małgorzata Polakowska, HR partner w IBM Polska.
W regulaminie warto też określić, kto i w jakim zakresie decyduje o wyborze auta. Jak twierdzi Radosław Grzela, firmy zazwyczaj kupują pojazdy jednej marki, ale w kilku klasach. Nowsze modele trafiają do menedżerów.
Z puli i indywidualnie
Zdaniem Radosława Grzeli, lepiej, jeśli samochód jest przypisany do konkretnej osoby.
— Pracownik, otrzymując auto, zapoznaje się z regulaminem i ma świadomość, że osobiście odpowiada za jego właściwe użytkowanie — wyjaśnia Małgorzata Polakowska.
Gorzej, jeśli w firmie są samochody pulowe. Wtedy trudniej znaleźć winnego szkody.
— Wtedy firma musi sporządzać aktualną listę użytkowników. Pracownicy powinni zgłaszać się do zarządzającego flotą i podpisywać specjalny protokół przy odbiorze auta — radzi Radosław Grzela.
Dobrym sposobem jest też wprowadzenie tzw. książki samochodu. Pobierający auto wpisuje, gdzie jedzie i w jakim celu. O wszystkim musi wiedzieć jego przełożony.
Tankowanie
Zakupu paliwa też powinen znaleźć się w regulaminie. Metodą jest pobieranie przez pracownika na stacji faktury, którą potem przedstawia pracodawcy. Innym rozwiązaniem jest tzw. karta paliwowa.
— Jest to karta magnetyczna lub chipowa przypisana do określonej sieci stacji benzynowych, na której pracownicy bezgotówkowo tankują paliwo. Koncern paliwowy lub firma zarządzająca flotą przesyła zbiorczą fakturę pracodawcy klienta wraz z danymi o każdej transakcji — mówi Radosław Grzela.
Większość firm za zakup paliwa w czasie wolnym od pracy każe płacić pracownikom. Na przykład zastrzega w regulaminie, że ostatnie tankowanie na kartę w tygodniu może odbyć się w czwartek.