W lipcu Główny Urząd Statystyczny zaprezentuje nowy raport na temat stanu zaplecza konferencyjnego w turystycznych obiektach zbiorowego zakwaterowania w Polsce. Ostatnie dane z lipca 2009 r. wskazują, że w Polsce było zarejestrowanych niemal 7 tys. takich obiektów (hotele, ośrodki szkoleniowe, sanatoria). W przynajmniej jedną salę konferencyjną było wyposażonych 41 proc. z nich. Łączna liczba pomieszczeń konferencyjnych w 2009 r. wynosiła 6 tys. Mogły pomieścić prawie 377 tys. osób.
— Przez 15 lat rynek konferencji rozwijał się bardzo dynamicznie. Ostatnio przybyło miejsc, w których można zorganizować duże spotkanie biznesowe. Kryzys nieco zaburzył ten rozwój, bo firmy, szukając oszczędności, w pierwszej kolejności zaczęły obcinać budżet na organizację konferencji. Niestety wiele spółek traktuje je jako zbędny wydatek, lecz powinny sobie uświadomić, że konferencje mogą być bardzo dobrym narzędziem marketingowym, jeśli są zorganizowane na poziomie — mówi Sławomir Wróblewski, wiceprezes i skarbnik Stowarzyszenia Konferencje i Kongresy w Polsce.
Już po Euro 2012
Według corocznego raportu „Business Barometer”, przygotowanego przez Meeting Professionals International, rynek konferencji w Europie w 2013 r. wzrośnie o 3,2 proc. Niestety optymistyczne prognozy nie dotyczą Polski. Zdaniem autorów raportu, kolejny rok może być dobry tylko dla hoteli konferencyjnych w najpiękniejszych zakątkach Polski i w dużych miastach. Lepsze prognozy dla polskiego rynku konferencji ma jednak Paweł Brandys, członek zarządu spółki Go Online, właściciela portalu SaleBiznesowe.pl.
— To jedynie prognoza nie potwierdzona wynikami rynku. Rok temu turystyka tradycyjna, a tym bardziej biznesowa niemal zamarły z powodu Euro 2012. Przygotowania do tego wydarzenia i mecze przypadły na jeden z gorętszych okresów dla branży konferencyjnej, a więc zdrowy rozsądek pozwala przypuszczać, że w porównaniu z 2012 r. ośrodki i hotele konferencyjne mogą odnotować wzrost dochodów z organizacji konferencji i szkoleń — uważa Paweł Brandys.
Zaplecze konferencyjne powstaje zwykle przy hotelach w największych miastach Polski lub w ich pobliżu. Takie obiekty cieszą się największą popularnością organizatorów. — Sale w hotelach są zaaranżowane w konkretnym stylu, który można dobrać do rodzaju spotkania. Ponadto można zakwaterować gości i skorzystać z usług gastronomicznych hotelu — mówi Małgorzata Giżejewska, redaktor portalu confero.pl i organizator spotkań w agencji Horizon Travel.
Jak wynika z badania „Rynek obiektów konferencyjnych w Polsce”, przeprowadzonego w kwietniu 2013 r. wśród 158 właścicieli obiektów z zapleczem konferencyjnym lub szkoleniowym, średnia długość konferencji to dwa dni. Kilkudniowe spotkania odbywają się zwykle poza miastami (pod Warszawą np. w hotelu Warszawianka w Jahrance czy hotelu Narvil w Serocku), a goście przyjeżdżają własnymi samochodami. Zdaniem Alexa Kloszewskiego, partnera w Colliers International, szefa działu inwestycji hotelowo-rekreacyjnych, łatwiejszy dojazd i dostępność dużych parkingów są zaletą podmiejskich obiektów.
— Dla firm, które mają wielu pracowników w różnych częściach regionu lub kraju, to niewątpliwy atut. Inną zaletą konferencji poza miastem, z punktu widzenia organizatorów, jest brak chęci ich opuszczenia przed zakończeniem, bo w okolicy po prostu brakuje rozrywek — dodaje Alex Kloszewski. W centrach miast, np. w warszawskich hotelach Intercontinental i Marriott, organizowane są natomiast kilkugodzinne spotkania, na które uczestniczy mogą dojechać komunikacją miejską lub pociągiem.
Liczba gości
Organizatorzy małych spotkań często wybierają hotelowe sale konferencyjne. Według tego samego badania, to właśnie spotkania do 100 osób są najpopularniejsze. — W 2011 r. najczęściej organizowano konferencje dla 21 do 50 osób, natomiast w 2012 liczba uczestników zwiększyła się od 51 do 100 — podaje Paweł Brandys. Jeśli impreza jest przeznaczona dla kilkuset uczestników, hotel może nie wystarczyć. Lepszym rozwiązaniem będzie centrum targowo-wystawiennicze.
Pozycja takich obiektów w Polsce bardzo się umocniła. Od kilku lat najpopularniejszy jest Poznań Congress Center z 16 pawilonami wystawienniczymi i 70 salami konferencyjnymi. Ale także inne miasta zaczęły walczyć o duże imprezy. W 2012 r. w Gdańsku zbudowano Amber Expo, a Targi Łódzkie w lutym 2012 r. oddały do użytku nową halę. Na tym nie koniec. Wiosną 2014 r. spółka Targi w Krakowie otworzy nową część, a w sierpniu 2013 r. Targi Kielce oddadzą do użytku nowe centrum kongresowe z parkingiem podziemnym i 57-metrową wieżą.
— Budowa centrum jest już w fazie wykończeniowej. To nowoczesny, funkcjonalny budynek wyposażony w najnowsze rozwiązania technologiczne. Można w nim będzie zorganizować kameralne spotkania, szkolenia i konferencje oraz kongresy i spektakle dla tysiąca osób — zapowiada Krzysztof Misztal, dyrektor centrum kongresowego Targów Kielce. &
Baza się powiększa
Ostatnio przybyło w Polsce dużych obiektów z zapleczem konferencyjnym. Nawet w hotelach sala konferencyjna stała się stałym elementem. Największa baza konferencyjna znajduje się w Warszawie i wokół niej, zwłaszcza blisko Zalewu Zegrzyńskiego. Inne atrakcyjne regiony, w których wybudowano kilka dużych hoteli z zapleczem konferencyjnym, to Mazury, Warmia i góry. Natomiast niemal nic nie powstaje w okolicach Poznania i Krakowa. Cały ruch konferencyjny odbywa się wyłącznie w centrach tych miast, gdzie znajdują się znane w Europie obiekty targowo-wystawienniczo-konferencyjne. Niestety wiele obiektów, które określają się jako konferencyjne, ma raczej charakter szkoleniowy. Dzięki unijnym dotacjom w sektorze kapitał ludzki firmy i samorządy zaczęły masowo organizować darmowe warsztaty. Niestety, gdy to źródełko wyschło, rynkowi szkoleń grozi załamanie, gdyż ludzie, przyzwyczajeni do darmowych warsztatów, nie będą chcieli się szkolić za realne ceny. Rezultatem będzie słabe wykorzystanie wielu obiektów, zwłaszcza niższej kategorii.