Aplikacje informatyczne mogą skutecznie zahamować niepotrzebne rozrastanie się dokumentacji.
Wdrożenie SZJ, prowadzenie związanej z nim dokumentacji, zarządzanie audytami jakości, projektami oraz szeroko pojętą informacją wymaga zaangażowania całego personelu w przedsiębiorstwie. Jeśli w dodatku specyfika działalności firmy wymaga dokumentowania dużej liczby zdarzeń, ich analizy, optymalizacji itd., nieuniknione staje się wsparcie ze strony kompleksowego systemu informatycznego.
Zarządzanie z myszką
Wraz z rozwojem rynku jakości upowszechnia się stosowanie specjalistycznego oprogramowania. Ciągle jednak, zdaniem specjalistów, stosunkowo mało firm sięga po aplikacje odpowiednie do wprowadzania i doskonalenia systemów.
— Upłynie jeszcze sporo czasu, zanim informatyka zagości na dobre na rynku ISO. Z pewnością jednak przedsiębiorcy coraz bardziej będą interesować się tymi zaniedbywanymi dzisiaj zagadnieniami — mówi Marcin Wierzbicki, dyrektor ds. jakości w MacroSoft.
Jak twierdzi Marcin Wierzbicki, zdumiewająco dużo firm posiadających SZJ używa wciąż formy papierowej albo najprostszych aplikacji.
— Prowadzi to częściej do kopiowania dokumentów i „ręcznego” zarządzania ich wersjami niż rzeczywistej pracy koncepcyjnej nad budową czy doskonaleniem SZJ. Jeśli więc jest to tylko możliwe — dokumentację papierową należy zastąpić elektroniczną. Korzystanie z elektronicznej formy, pozwala użytkownikom zaoszczędzić przede wszystkim na czasie i zwiększa produktywność firmy. Ułatwia pracę całemu personelowi, pełnomocnikom jakości jak i audytorom wewnętrznym — wyjaśnia Marcin Wierzbicki.
Uaktualnianie
Dodaje, że wykorzystanie odpowiednich aplikacji informatycznych w środowiskach pracy grupowej jest wyjątkowo przydatne przy opracowywaniu i wdrażaniu nowych wersji systemu do dokumentacji oraz doskonalenia systemu.
Odpowiednie oprogramowanie ułatwia także pracę na zewnątrz — zapewnia szybszy dostęp jednostkom doradczym lub certyfikującym do dokumentacji systemowej, map procesów czy wyników przeprowadzonych audytów. Ponadto prowadzi do redukcji kosztów ukrytych, związanych z niedrożnymi kanałami przepływu informacji czy wydłużającymi się procesami decyzyjnymi i planistycznymi, niejasno sprecyzowanymi zadaniami i uprawnieniami oraz brakiem nadzoru nad realizowanymi procesami.
Skuteczne rozwiązania
Największym powodzeniem cieszą się programy, które m.in. pozwalają na szybką i skuteczną wymianę danych między użytkownikami oraz zapewniają szybki i łatwy dostęp do niezbędnych informacji, pozwalając na jednoczesną pracę wielu użytkowników.
Jak podkreślają specjaliści branży IT, efektywność działania oprogramowania zależy w dużej mierze od tego, na ile program został dostosowany do indywidualnych potrzeb klienta.
— Do cech charakteryzujących sprawny system informatyczny należy przede wszystkim duża wydajność przetwarzania dostarczanych do niego informacji, możliwość rozbudowy systemu, pozwalająca obsłużyć interaktywną pracę wielu użytkowników w sytuacji powiększających się zbiorów danych, rosnącej ilości obsługiwanych procesów oraz stale zwiększających się wymagań w stosunku do funkcjonalności systemu. Ważna jest także elastyczna konfiguracja uprawnień uczestniczących w nim użytkowników. Systemy powinny także m.in. umożliwić łatwe podłączanie zewnętrznych źródeł danych— wylicza Marcin Tarasiuk, menedżer projektów we wrocławskiej firmie e-rtm.com.