Pracownik zobowiązany jest do wykonywania umówionych obowiązków służbowych pod kierownictwem szefa, a ten może go kontrolować. Dotyczy to zarówno efektów zadań realizowanych przez podwładnego, jak i przestrzegania czasu oraz organizacji pracy.
- Kontrole powinny uwzględniać: godność zatrudnionego, prawo do tajemnicy korespondencji, prywatności, dobrego imienia i równego traktowania oraz brak dyskryminacji, a także nietykalność cielesną i mieszkania oraz ochronę wizerunku. Co więcej, pracodawca powinien również zweryfikować, czy kontrola doprowadzi do pozyskania danych osobowych i w jakim zakresie, a także czy będzie zgodna z przepisami RODO – mówi Katarzyna Pikiewicz, radca prawny w kancelarii Sołtysiński Kawecki & Szlęzak.
Monitoring wizyjny
W jaki sposób szef może kontrolować podwładnych? Przykładowo ma prawo stosować w firmie monitoring wizyjny.
- Aby w sposób legalny korzystać z tej formy kontroli, powinien wprowadzić ją w regulacjach wewnętrznych i poinformować o tym pracowników z odpowiednim wyprzedzeniem. Powiadomienie to powinno nastąpić nie później niż dwa tygodnie przed uruchomieniem monitoringu – mówi Paweł Kempa-Dymiński, radca prawny z kancelarii LBKP Legal.
Jednak nie każdy przedsiębiorca może wprowadzić tę formę. Prawo dopuszcza tę możliwość tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić przedsiębiorcę na szkodę.
- Pracodawca powinien uzasadnić konieczność stosowania monitoringu. Musi wykazać, że nie ma innego sposobu na osiągnięcie zamierzonych celów. Nie wszędzie stosowanie monitoringu wizyjnego jest dopuszczalne. Co do zasady nie wolno instalować kamer w miejscach takich jak toalety, szatnie czy stołówki ani w pomieszczeniach związkowych, jeśli w danej firmie funkcjonują związki zawodowe. Stosowanie kamer wymaga też odpowiedniego oznaczenia terenu objętego nagrywaniem - w sposób widoczny i czytelny – informuje Paweł Kempa-Dymiński.
Monitoring wizyjny nie może rejestrować dźwięku. Nagrania z kamer mogą być przechowywane nie dłużej niż trzy miesiące, a dostęp do nich powinna mieć ograniczona liczba osób.
Poczta mejlowa
Pracodawcy mają prawo kontrolować również poczty elektroniczne podwładnych. Dotyczy to jednak tylko skrzynki firmowej i wiadomości służbowych. Muszą jednak uważać, aby nie naruszyć tajemnicy prywatnej korespondencji. Oznacza to, że jeżeli pracodawca natrafi na prywatne wiadomości, nie powinien poznać ich treści. Jeśli zrobi to przez przypadek, zakazuje mu się ich rozpowszechniania.
- Wprowadzając kontrolę aktywności warto ustalić także zasady korzystania ze sprzętu służbowego: czy użytek prywatny jest w ogóle dozwolony i jakie działania są zabronione – takie może być np. instalowanie oprogramowania przez pracownika, uruchamianie lub otwieranie pewnych treści bądź odwiedzanie pewnych stron internetowych – zaleca Katarzyna Pikiewicz.
Dlaczego jest to ważne? Ponieważ przedsiębiorca może sprawdzać mejle zatrudnionych, jeśli wcześniej wprowadził w firmie odpowiednie regulacje wewnętrzne i poinformował ich o zasadach korzystania ze sprzętu oraz celu, zakresie i sposobie przeprowadzania kontroli.
- Zgodnie z Kodeksem pracy nie każdy powód istotny biznesowo uzasadnia wprowadzenie tego rodzaju monitoringu. Przesłanką stosowania tego rodzaju kontroli może być tylko niezbędność do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe wykorzystanie udostępnionych narzędzi. Przepisy nie wymieniają – inaczej niż przy monitoringu wizyjnym – kwestii bezpieczeństwa jako powodu wprowadzenia tego rodzaju rozwiązań. Uzasadniając taką kontrolę, szef musi się powoływać np. na wykorzystanie narzędzi zgodnie z wewnętrznymi regulacjami w zakresie bezpieczeństwa – informuje radca prawny z kancelarii LBKP Legal.
Torby i pracownicze szafki
Przedsiębiorca może sprawdzać również zawartość rzeczy należących do pracowników, np. zawartość ich toreb i plecaków - ale tylko w ściśle określonych przypadkach i zgodnie z przepisami prawa pracy. Kontrola musi być uzasadniona ochroną mienia pracodawcy i przeprowadzana w sposób nienaruszający godności i dóbr osobistych pracownika.
- Przyjmuje się, że takie działania są dopuszczalne, o ile podwładny został wcześniej poinformowany o takiej możliwości, np. w regulaminie firmy. Przedsiębiorcy muszą mieć świadomość, że taka kontrola musi być przeprowadzona z poszanowaniem dóbr osobistych pracownika oraz zasad współżycia społecznego. Poza tym warunkiem koniecznym do jej przeprowadzenia jest też co do zasady zgoda pracownika. Szef nie ma bowiem uprawnień do zastosowania przymusu. Jeśli pracownik nie zgadza się na przeprowadzenie kontroli, a zachodzi uzasadnione podejrzenie np. popełnienia kradzieży, przedsiębiorca może wezwać policję – mówi Paweł Kempa-Dymiński.
Inaczej wygląda sytuacja w przypadku szafek pracowniczych. Do kontroli ich zawartości przedsiębiorca nie potrzebuje zgody pracownika.
- Muszą natomiast być spełnione pozostałe warunki – zatrudniony powinien wiedzieć o takiej możliwości, musi istnieć uzasadniony powód kontroli, a jej przebieg nie może naruszać dóbr osobistych pracownika. Warto zadbać o przeprowadzenie tej czynności w obecności odpowiednio dobranego świadka, np. przedstawiciela załogi – dodaje radca prawny z kancelarii LBKP Legal.
Od lutego 2023 r. pracodawca może wprowadzić wśród pracowników także kontrole trzeźwości lub kontrole na obecność środków działających podobnie do alkoholu - jeżeli będzie to niezbędne dla zapewnienia ochrony życia i zdrowia lub dla ochrony mienia. Co jeszcze może sprawdzać?
- Obecne przepisy pozostawiają furtkę do stosowania innych form monitoringu - przykładowo może to być kontrola GPS aut służbowych. Wybór dostępnych rozwiązań do monitorowania różnych aktywności pracowników jest naprawdę bardzo szeroki i wraz z rozwojem technologicznym się zwiększa. Jednak trzeba zawsze się zastanowić, czy są one rzeczywiście niezbędne - i odpowiednio je wdrożyć, bo łatwo przekroczyć dopuszczalne granice – mówi Paweł Kempa-Dymiński.
Odpowiedzialność szefa
Co w sytuacji, gdy pracodawca przekroczy swoje uprawnienia?
- Jego odpowiedzialność może obejmować m.in. innymi sankcje z kodeksu pracy, np. ze strony Państwowej Inspekcji Pracy. Oprócz tego grożą mu również konsekwencje z tytułu naruszenia dóbr osobistych. Wówczas pracownik może żądać od niego zaprzestania naruszeń, odszkodowania lub zadośćuczynienia. Przekroczenie granic monitoringu lub bezprawne jego użycie może prowadzić do niezgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych podwładnych i powodować sankcje ze strony prezesa UODO. W dobie nowoczesnych technologii przedsiębiorcy powinni weryfikować, jakie informacje pozyskują oraz czy zastosowane na służbowym sprzęcie technologie i aplikacje nie śledzą pracowników - zwraca uwagę radca prawny w kancelarii Sołtysiński Kawecki & Szlęzak.
- W określonych przypadkach, np. naruszenia tajemnicy korespondencji, podwładny może zgłosić sprawę organom ścigania. Na przykład, zgodnie z art. 267 Kodeksu karnego, bezprawne uzyskanie dostępu do cudzych informacji może skutkować grzywną, karą ograniczenia lub nawet pozbawienia wolności do dwóch lat. Warto pamiętać także o art. 218 Kodeksu karnego, dotyczącym uporczywego lub złośliwego naruszania praw pracowniczych – dodaje Paweł Kempa-Dymiński.
Przypomina, że w niektórych sytuacjach tego typu naruszenia mogą być postrzegane jako mobbing lub dyskryminacja. Pracownik może dochodzić od pracodawcy roszczeń z tego tytułu.