Nakłonienie do współpracy kontrahenta, który się spóźnia z zapłatą, zawsze jest dla firm wyzwaniem. Poziom trudności rośnie, jeśli mamy do czynienia z odbiorcami z zagranicy.
Przede wszystkim prewencja
Przedsiębiorcy, którzy nie zabezpieczyli zagranicznych transakcji handlowych, a kontrahent im nie zapłacił, muszą liczyć się z tym, że proces odzyskania pieniędzy będzie znacznie trudniejszy niż gdyby taka sytuacja miała miejsce w Polsce. Dlatego też - w myśl zasady lepiej zapobiegać niż leczyć - warto jeszcze przed nawiązaniem współpracy z zagranicznymi kontrahentami zadbać o odpowiednie zabezpieczenie swoich należności.
– Każda firma, która prowadzi handel międzynarodowy, powinna pomyśleć o produktach trade finance, takich jak akredytywa, inkaso, gwarancje czy ubezpieczenie należności handlowych. Niestety, przedsiębiorcy, szczególnie mali i średni, rzadko stosują takie zabezpieczenia – uważa Wojciech Marciniak, dyrektor w firmie Pro Profit.
Zwraca uwagę, że przydają się one w każdym przypadku – nawet kontrahenta, którego znamy od lat.
– Żyjemy w szybko zmieniającym się świecie. Firma, która z nami współpracuje od wielu lat i jest w świetnej kondycji finansowej, nagle może mieć poważne problemy finansowe. Doskonałym przykładem są niemieckie podmioty z sektora motoryzacyjnego, które długo dynamicznie się rozwijały, a teraz planują ograniczenia działalności w celu ratowania płynności finansowej. Zdarza się zamykanie zakładów czy zwolnienia pracowników – mówi Wojciech Marciniak.
Najpierw po dobroci
Kiedy zabezpieczeń brak, a pojawia się problem z zapłatą, trzeba działać jak najszybciej.
– W pierwszej kolejności warto podjąć kontakt z kontrahentem i zweryfikować, czy faktura została dostarczona oraz zbadać, jaki jest powód braku płatności – czy wynika to z chwilowej nieuwagi, problemów z usługą lub dostarczonym towarem, czy jednak występuje problemem z płynnością finansową – radzi Rafał Wąsowski, dyrektor sprzedaży w Intrum.
Na podstawie tych informacji trzeba zdecydować o dalszych działaniach.
– Pierwszym krokiem każdego procesu windykacji należności powinno być podjęcie próby polubownego zakończenia sporu. Dobrze sporządzone wezwanie do zapłaty, wysyłane na zagraniczny adres zamieszkania czy siedziby dłużnika lub za pomocą mejla, może przyczynić się do szybkiego odzyskania długu. Jeżeli wierzyciel jest skłonny do ustępstw , można też rozważyć podjęcie negocjacji z dłużnikiem. W przypadku tych, którzy przebywają na stałe poza granicami Polski, istnieje opcja skorzystania z pomocy lokalnych mediatorów - zwłaszcza w krajach, w których mediacja jest powszechną metodą rozwiązywania sporów gospodarczych – radzi Paulina Iwanowicz, adwokat prowadzący własną kancelarię prawną.
Przedsiębiorca nie musi takich działań podejmować na własną rękę. Może skorzystać z pomocy firmy windykacyjnej lub kancelarii prawnej, które działają międzynarodowo.
– W naszym przypadku możliwe jest przeprowadzenie procesu windykacji polubownej oraz prawnej praktycznie w każdym zakątku świata. Zlecenie windykacji możliwe jest bezpośrednio w Polsce, podczas gdy działania będą prowadzone w kraju dłużnika – mówi Rafał Wąsowski.
Dodaje, że część krajów wręcz wymaga, żeby działania windykacyjne czy prawne były prowadzone wyłącznie lokalnie przez pełnomocnika . Są też państwa, w których windykacja terenowa jest zakazana, a za prowadzenie takich działań grożą sankcje.
– Co więcej, na niektórych rynkach usługa windykacji jest licencjonowana. Lokalne regulacje gwarantują, że podmioty zajmujące się windykacją realizują ją zgodnie z lokalnym prawem i w sposób etyczny – mówi Rafał Wąsowski.
Sąd to ostateczność
Gdy próby przekonania dłużnika do dobrowolnej zapłaty nie przynoszą rezultatu, warto rozważyć bardziej radykalne działania.
– Jeżeli firma dłużnika ma siedzibę na terenie Unii Europejskiej, najlepiej sięgnąć po Europejski Nakaz Zapłaty (ENZ). Jest to uproszczona forma dochodzenia roszczeń o charakterze cywilnym i handlowym, która pozwala na uzyskanie tytułu egzekucyjnego w jednym państwie członkowskim i jego egzekucję w innym – mówi Paulina Iwanowicz.
Aby uzyskać ENZ, trzeba zainicjować postępowanie przed sądem. Pozew musi zostać złożony na urzędowym formularzu w formie papierowej lub za pomocą innego środka komunikacji, w tym elektronicznej.
Natomiast w sytuacji dochodzenia roszczeń od kontrahentów mających siedziby w państwie spoza UE konieczne będzie zapoznanie się z lokalnymi przepisami dotyczącymi uznawania zagranicznych wyroków.
– Warto skorzystać z pomocy miejscowego prawnika, który złoży stosowny wniosek w kraju dłużnika. Na rynku działa wiele firm oferujących pomoc w międzynarodowej windykacji. Podmioty te znają przepisy albo współpracują z lokalnymi prawnikami, co może zwiększyć szanse na odzyskanie długu – radzi Paulina Iwanowicz.
Spisane na straty
Najtrudniej dochodzić wierzytelności w krajach, w których systemy prawne są niewydolne - postępowania sądowe są wtedy czasochłonne i mogą trwać wiele lat, a procedury skomplikowane i mało przejrzyste.
– System prawny jest przeciążony, a egzekucja wyroków napotyka na liczne przeszkody biurokratyczne - wśród tego typu krajów wymienia się m.in. Indie. Problematyczne są również rynki, na których opóźnienia w płatnościach są tolerowane z uwagi na panującą tam kulturę - np. Grecja czy Włochy – mówi Paulina Iwanowicz.
O odzyskanie pieniędzy będzie też trudno, jeśli kontrahent jest z regionu, w którym toczy się konflikt zbrojny albo który został objęty sankcjami gospodarczymi. Duży problem może być też z wywalczeniem należności pochodzących od kontrahentów z rynków spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
– Wysokie koszty związane z takimi działaniami i nikłe prawdopodobieństwo sukcesu sprawiają, że jest to nieopłacalne – uważa Wojciech Marciniak.