Proces wyboru odpowiedniej powierzchni biurowej powinniśmy rozpocząć od gruntownej analizy potrzeb firmy. W dużej mierze będą one wynikać z charakteru prowadzonej działalności, planów rozwojowych oraz możliwości finansowych. Sprecyzowane wymagania zawężą obszar poszukiwań oraz ułatwią wybór sposobu dotarcia do interesujących nas obiektów.
Poszukiwanie biura najemcy zwykle zaczynają dziś od przeglądu ofert zamieszczonych na portalach i specjalistycznych serwisach internetowych. Wiele z nich oferuje rozbudowane opcje wyszukiwania, które pozwalają skoncentrować się tylko na potencjalnie interesującychofertach. Takie rozwiązanie jest dobre dla małych i średnich firm, szukających niewielkiej powierzchni o średnim standardzie. Przeglądając ogłoszenia należy zwracać uwagę przede wszystkim na jakość ofert. Dobrze, gdy mają załączane zdjęcia oraz propozycje możliwych aranżacji. Ważne jest również, aby na tym etapie porównać już możliwości dopasowania powierzchni do naszych wymagań – ilość pomieszczeń, ich rozmieszczenie, wyposażenie standardowe oferowanej nieruchomości.
Szukając biura na własną rękę, warto korzystać z danych prezentowanych przez duże firmy, dla których zarządzanie nieruchomościamijest głównym obszarem działalności. Firmy, które posiadają wiele obiektów biurowych, są dobrym rozwiązaniem także dla przedsiębiorstw planujących rozwój. W razie konieczności zwiększenia wynajmowanej powierzchni dysponują innymi obiektami, a modyfikacja umowy jest dużo łatwiejsza niż poszukiwanie zupełnie nowej lokalizacji. Doświadczone, stabilne finansowo podmioty gwarantują, że nie spotkamy się z nagłymi zmianami czynszu, koniecznością uzupełniania płatności o nowe pozycje czynszu lub niespodziewanym wypowiedzeniem umowy.
Duże firmy czy korporacje poszukujące obiektów wielkopowierzchniowychzwykle korzystają z usług wyspecjalizowanych, międzynarodowych agencji nieruchomości. Niejednokrotnie decydują się na powierzchnie w nowo powstających budynkach na zasadzie rezerwacji powierzchni jeszcze przed wybudowaniem. Zawarcie, jeszcze na etapie budowy, umowy prelease umożliwia im dopasowanie obiektu do specyfiki prowadzonej działalności i wynegocjowanie atrakcyjnych stawek czynszu. Często wiąże się także z możliwością umieszczenia logo na fasadzie budynku, a w przypadku stosunkowo dużej powierzchni najmu pozwala nawet zmienić nazwę projektu. Współpracę z agentem zaleca się także najemcom poszukującym obiektów o podwyższonym standardzie. Zaletą korzystania z usług pośrednika jest to, że otrzymamy tylko wyselekcjonowane oferty dopasowane do potrzeb klienta. Umowy najmu obiektów biurowych podpisywane są dziś zwykle na okres 3, 5 lub nawet 7 lat. Decydując się na taką długoterminową współpracę, trzeba dobrze przeanalizować ofertę.
Warto wraz z ofertą zapoznać się dokładnie z zapisami umowy i negocjować warunki kontraktu. Nie zapominajmy także o warunkach, na jakich umowa może zostać rozwiązana i w jakim stanie będziemy musieli oddać użytkowany lokal. Do atutów nowoczesnej powierzchni biurowej zaliczamy dowolność w aranżacji przestrzeni, partycypacje wynajmujących w kosztach adaptacji biura, czasowe zwolnienia z płacenia czynszu. Rozważając zmianę siedziby, trzeba mieć na uwadze, że proces poszukiwań, aranżacji nowej powierzchni oraz rozwiązania dotychczasowej umowy może zająć nawet kilka miesięcy. W przypadku nowo budowanych obiektów okres ten może wydłużyć się nawet do roku lub dwóch.
Maciej Klukowski
Dyrektor Biura Sprzedaży PHN SA
Partnerem cyklu jest: