Windykacja to wszystkie dozwolone przez prawo metody i techniki, które mają doprowadzić do odzyskania zaległych należności. Sposób organizacji systemu windykacji zależy od przedsiębiorstwa. Do wyboru ma samodzielne działania w tym kierunku, system mieszany oraz pełen outsourcing. Specjaliści są zdania, że największą skuteczność osiąga się wybierając tę trzecią możliwość.
Monitoring należności każda firma może prowadzić samodzielnie. Takie działanie powinno się jednak opierać na stworzeniu sprawnie działającego wewnętrznego działu windykacji, który na bieżąco zajmuje się kontrolowaniem należności. Niestety działania firm w tym zakresie często są nieuporządkowane i nieskuteczne.
— Pod pojęciem działu windykacji może kryć się wszystko. Jego rolę może jednoosobowo pełnić księgowa, wysyłająca ponaglenia bądź specjalistyczna komórka wywiadowczo-windykacyjna. Z moich obserwacji wynika, że windykacja powierzona działowi księgowości prowadzi w efekcie do traktowania problemu trochę po macoszemu, a skuteczna jest tylko w sytuacji, gdy klient po prostu chce reagować na wezwania. Zdarza się również powierzenie windykacji pracownikom działu handlowego. Jednak dobrze jest uzależnić wynagrodzenie handlowców od sprzedaży, za którą terminowo wpłyną pieniądze. Dobrym rozwiązaniem jest połączenie obu tych działań i stworzenie w firmie systemu przeciwdziałającego zaciąganiu kredytów ponad ustalone normy. W pierwszej kolejności dział księgowości powinien wystawiać wezwania i blokować klienta, natomiast handlowcy w takiej sytuacji muszą łączyć swój interes sprzedawcy z uzyskiwaniem zapłat — mówi Marek Różycki, ekonomista i socjolog, praktyk windykacji.
Częstym problemem wewnętrznych działów windykacji jest niewielka skuteczność. Dzieje się tak szczególnie często w sytuacjach, gdy zadania monitoringu i windykowania należności podczepia się pod funkcjonowanie innych komórek organizacyjnych. W efekcie powstaje chaos kompetencyjny, a dłużnik utwierdza się w przekonaniu, że wierzyciel ma bałagan w dokumentach. W efekcie pozwala sobie na dalszą zwłokę.
— Istnieją trzy fundamenty, na których opiera się skuteczna windykacja. Należą do nich: działania własne wierzyciela, uruchomienie zewnętrznej agencji windykacyjnej na zasadach outsourcingu i wreszcie postępowanie nakazowe przed sądem, zmierzające do uzyskania tytułu do wszczęcia egzekucji. Wszystkie te elementy windykacji powinny być stosowane w podanej kolejności, niemniej każda może być używana z różnym natężeniem, zależnie od okoliczności — twierdzi Andrzej Cebula, prezes Kasolvenzja Polska.
— Mieszany system windykacji polega na wpisaniu zewnętrznej firmy windykacyjnej w procedury zarządzania należnościami. Proces taki może polegać np. na prowadzeniu windykacji wewnętrznej do sześćdziesiątego dnia po terminie płatności każdej faktury, a następnie przekazywaniu spraw do firmy windykacyjnej. Inne rozwiązanie to podział kwotowy — sprawy o wartości do 10 tys. zł prowadzone są wewnątrz, a o wyższych wartościach — na zewnątrz — wyjaśnia Grzegorz Dmowski, prezes Intrum Justitia.
System mieszany może też oznaczać przekazanie firmie windykacyjnej prowadzenia negocjacji z dłużnikiem i tutaj skuteczność zewnętrznego podmiotu może okazać się dużo większa.
— Jednym z najważniejszych elementów prowadzenia negocjacji z dłużnikiem jest wywołanie u niego przekonania, że nastąpiła istotna zmiana w podejściu wierzyciela do sprawy wyegzekwowania wierzytelności. Można to osiągnąć poprzez zmianę tonu wezwania do zapłaty, w którym pojawia się element wypowiedzenia umowy współpracy lub podjęcie decyzji o skierowaniu sprawy na drogę postępowania sądowego. Na korzyść wierzyciela przemawia również wprowadzenie nowej postaci do procesu windykacji, która do tej pory z dłużnikiem nie miała nic wspólnego — np. radca prawny, zewnętrzna firma windykacyjna — wylicza Krystian Konopka, właściciel i dyrektor ds. rozwoju Grupy Kapitałowej Południe-Zachód.
Inne zabiegi to: jawne zdobywanie informacji o kondycji finansowej dłużnika w środowisku powiązanych z nim firm; wezwanie do przedstawienia dokumentacji świadczącej o jego kondycji finansowej; cesja wierzytelności na firmę zaprzyjaźnioną w celu wykonania zobowiązań; wystawienie wierzytelności na giełdzie wierzytelności w taki sposób, aby dłużnik się o tym dowiedział; zatrudnienie firmy windykacyjnej; powierniczy przelew wierzytelności w celu jej realizacji czy złożenie w sprawie powództwa sądowego.
Coraz więcej firm w Polsce decyduje się przekazać całość bądź część obowiązków, związanych z dochodzeniem należności, firmie windykacyjnej. To wygodniejsze i tańsze rozwiązanie od organizacji własnego, profesjonalnego działu windykacji. A jaka jest skuteczność zewnętrznych windykatorów?
— Jeśli windykator współpracuje z wierzycielem przed sprzedażą, ściągalność należności może być równa 100 proc. Jeśli natomiast zewnętrzna firma windykacyjna ma zadziałać jak straż pożarna — skuteczność zależy od wielu czynników, jednak najczęściej waha się od 30 do 60 proc. — mówi Marek Różycki.
W przypadku gdy negocjacje zawiodą, a dłużnik nie zwraca należności bądź jego sytuacja finansowa jest dramatyczna, wierzycielowi pozostaje droga sądowa.
— Windykacja należności na drodze sądowej to ostateczność. Pociąga za sobą dodatkowe koszty, a nawet wyrok sądu nie gwarantuje odzyskania należności. W przypadku ogłoszenia upadłości dłużnika może okazać się, że gdy zaspokojone zostaną roszczenia ustawowych wierzycieli, dla dostawcy, który nie otrzymał zapłaty za towar, nic już nie zostaje — mówi Michał Szumski, dyrektor ds. marketingu Euler Hermes Zarządzanie Ryzykiem.
O wyborze drogi dochodzenia należności powinna zadecydować ocena, które z rozwiązań przynieść może najlepsze efekty.
— Blisko 50 proc. wierzytelności odzyskujemy wskutek uzyskania odpowiedniego tytułu egzekucyjnego przeciwko dłużnikowi i postępowania zabezpieczającego. Chodzi tu wyłącznie o zabezpieczenie roszczeń i kwoty dochodzonej powództwem. Niewielki odsetek — około 10 proc. całości odzyskiwanych przez nas środków — jest egzekwowany faktycznie w drodze egzekucji komorniczej. W pozostałych 90 proc. przypadków jest to wyłącznie postępowanie polubowne z dłużnikiem bądź sprzedaż wierzytelności — mówi Krystian Konopka.