Konferencje po nowemu

Wymagania rynku sprawiają, że trzeba często organizować spotkania i prezentacje, które z reguły odbywają się w małych grupach projektowych. Ich członkowie zaś nierzadko pracują poza biurem i kontaktują się zdalnie. W rezultacie firmy coraz rzadziej potrzebują dużych sal konferencyjnych. W zupełności wystarczają im mniejsze pomieszczenia.

Co równie ważne — przy okazji często odchodzą inwestycje w skomplikowane systemy sterujące rzutnikami, w aparaturę foniczną, oświetlenie, rolety okienne czy rozwijane elektrycznie ekrany. Nie znaczy to jednak, że elektronika w ogóle stała się w salach konferencyjnych zbyteczna. Przeciwnie, powstaje coraz bardziej zmyślne wyposażenie, idealnie dopasowane do nader skromnej powierzchni. W tę technologiczną tendencję doskonale wpisują się choćby projektory, które są w stanie wyświetlić duży i czytelny obraz w niewielkim, nawet kilkumetrowym pokoju.

— Im mniejszy metraż, tym większe zapotrzebowanie na projektory o ultrakrótkim rzucie, pozwalające nawet z kilkudziesięciu centymetrów wyświetlić kilkudziesięciocalowy obraz. Dzięki temu, że urządzenia te są montowane przy samej ścianie, ich światło nie świeci na prelegenta, co umożliwia mu lepszą interakcję z uczestnikami spotkania — wskazuje Adam Młynarczyk, menedżer ds. rozwoju produktu w Canon Polska.

Dodaje, że projektory powinny radzić sobie także w niezaciemnionym pomieszczeniu, dlatego przy ich wyborze przedsiębiorstwa powinny zwracać uwagę na jasność (im wyższa, tym lepiej) i na współczynnik kontrastu, który odpowiada za głębię czerni i kolory.

Prawie jak w realu

Coraz więcej biznesowych konferencji odbywa się w trybie on-line. Na topie są zwłaszcza rozmowy wideo, które jeszcze kilka lat temu— z powodu ceny i skomplikowanej technologii — były zarezerwowanegłównie dla korporacji. Zmieniło się to w związku z ogromnym tempem ewolucji mobilnych sprzętów, takich jak notebooki, ultrabooki, tablety i smartfony. A także na fali kryzysu — od kiedy w dobrym tonie stało się zaciskanie pasa, żadna firma nie może lekceważyć oszczędności czasu i pieniędzy, którą dają spotkania na odległość.

— Pracodawcy nie muszą już inwestować w drogie i skomplikowane systemy wideokonferencyjne. Właściwie każde urządzenie mobilne, z którego na co dzień korzystamy, ma kamerę internetową, która umożliwia taką formę komunikacji. A oprogramowanie niezbędne do takich sesji jest dostępne za darmo — uświadamia Sławomir Stanik, dyrektor generalny Asus Polska.

Jeszcze tańsze niż spotkania wideo są telekonferencje. Ale coś za coś — około 70 proc. komunikacji wiążę się z przekazem niewerbalnym (intonacją, gestykulacją, mimiką i mową ciała), których nie sposób oddać bez zobaczenia rozmówcy. — Oczywiście, nic nie zastąpi bezpośredniego kontaktu. Możliwość oglądania twarzy interlokutora na ekranie sprawia, że niekiedy dość szybko zapominamy o dzielących nas kilometrach czy granicach. Zyskuje to na znaczeniu zwłaszcza wtedy, gdy firma ma zdalnych pracowników lub rozproszoną strukturę albo gdy prowadzi biznes na skalę międzynarodową — mówi Michał Gembal, dyrektor marketingu Arcusa.

Współdzielenie dokumentów

Rozpowszechnianiu się rozwiązań wideokonferencyjnych towarzyszy coraz większe zapotrzebowanie na tablice interaktywne, składające się z jednego lub kilku połączonych wielkoformatowych ekranów, np. 65— lub 75-calowych, które w korporacjach i większych salach konferencyjnych masowo wypierają tradycyjne projektory. Menedżerom już bowiem nie wystarcza swobodna wymiana informacji i opinii przez internet. Rozmawiając, chcą śledzić program spotkania, wyświetlaną prezentację czy dane osoby, która zabiera głos. Ale — co ważniejsze — zależy im na możliwości nanoszenia poprawek w dokumentach, czego standardowy system wideokonferencyjny nie daje. Tablice działają jak dotykowe ekrany, na których można wyświetlać dowolną zawartość komputera, robić notatki, rysunki, schematy, a następnie zapisać je w postaci pliku i udostępnić wszystkim zainteresowanym.

— Dodatkowym narzędziem dla panelisty czy moderatora konferencji jest oprogramowanie, które umożliwia współpracę ekranu z tabletem, notebookiem albo komputerem stacjonarnym, pozwalając na zapisanie wyników pracy i przesłanie ich do uczestników spotkania lub udostępnienie on-line. Dzięki temu ograniczamy drukowanie materiałów konferencyjnych i błyskawicznie udostępniamy wszystkim słuchaczom materiał prezentowany podczas debaty lub wystąpienia — zachwala Dobromir Maconko, dyrektor sprzedaży w Samsung Electronics Polska.