W biurowcu, w imieniu inwestora, za utrzymanie klimatyzacji i wentylacji w dobrym stanie oraz nadzór nad tymi urządzeniami odpowiada zespół obsługi technicznej budynku.
— Jest on odpowiedzialny za przygotowanie z wyprzedzeniem planów wymaganych przeglądów i dbałość o wymianę poszczególnych elementów na czas. W pierwszym okresie eksploatacji systemów ogrzewania, wentylacji i klimatyzacji (HVAC), kiedy są one na gwarancji, plan kontroli i wymian jest przeważnie narzucony przez dostawcę urządzeń. Taka firma precyzuje jak, co i w jakim czasie trzeba sprawdzić albo zmienić oraz określa, kto może takich zmian dokonać — tłumaczy Paweł Warda, dyrektor działu zarządzania projektami w Europie Środkowo-Wschodniej JLL. Monitoring pracy instalacji HVAC powinno się wykonywać na bieżąco, co jest łatwiejsze w biurowcach, w których wdrożono system zarządzania budynkiem (BMS), informujący o nieprawidłowościach w działaniu i ewentualnych awariach.
— Żywotność instalacji klimatyzacji i wentylacji ocenia się na około 20 lat, a nawet dłużej, jeśli jest dobrze utrzymywana i serwisowana.
Co parę lat należy czyścić i dezynfekować kanały nawiewne i wywiewne, regularnie wymieniać filtry. Koszty bieżącego utrzymywania i serwisowania instalacji są zwykle wliczone w opłaty serwisowe. W przypadku generalnego remontu i wymiany głównych elementów instalacji jest to koszt inwestora, który musi się z nim liczyć jeśli budynek ma swoje lata — mówi Paweł Warda.