W przyszłości przetrwają tylko te koncerny, które będą potrafiły płynnie reagować na wszystkie sygnały z rynku. Tak uważają teoretycy lean management, techniki zarządzania, która w sposób doskonały ma przystosować firmę do zmieniających się potrzeb klientów. W filozofii lean management (LM) ostatecznym kryterium jest klient. Wszystkie działania firmy są podporządkowane jego potrzebom. Przedsiębiorstwa, które wdrażają ten sposób zarządzania, starają się eliminować wszystkie niepotrzebne procesy, które nie dodają im wartości. Można tu wyróżnić trzy podstawowe zasady: „produkujemy dla klientów, a nie na półki”, „eliminujemy całkowicie marnotrawstwo” oraz „zadowoleni pracownicy wytwarzają najlepsze produkty”. Wszystkie te zasady praktycznie przenikają się i nie zawsze można je rozdzielić.
Tradycyjne przedsiębiorstwo utrzymuje kosztowne składy wytworzonych dóbr. Proces produkcyjny ma doprowadzić do tego, aby były one pełne. Dopiero działy handlowe zajmują się dostarczaniem towarów na rynek. Ten sposób funkcjonowania jest całkowicie odwrócony w spółkach, które wprowadziły LM. Zamiast systemów sprzedaży określanych jako „push” (wypychanie towaru), wprowadza się techniki „pull”, czyli produkcję pod zapotrzebowanie odbiorców.
— By to uzyskać, stosuje się tzw. technikę Kanban, która zmieniła tradycyjne planowanie według prognoz sprzedaży na planowanie oparte na zamówieniach klienta. Pozwoliła również na skrócenie cyklu produkcyjnego — twierdzi Wojciech Luciejewski, niezależny ekspert.
Relacje LM są rozciągnięte również na poszczególne działy oraz pracowników firmy.
— W procesie produkcji LM wszystkie relacje między osobami i organizacjami określa jako kontakty między klientami. Na przykład osoby montujące produkt końcowy są klientami pracowników wytwarzających podzespoły — wyjaśnia Zbigniew Brzeziński z firmy szkoleniowo-konsultingowej Comartin.
Eliminacja marnotrawstwa to jeden z najważniejszych wyznaczników filozofii lean management.
— Proces produkcji w LM określany jest jako strumień narastania wartości — mówi Wojciech Luciejewski.
Wszystkie zdarzenia, które nie przysparzają takiej wartości, muszą być bezwzględnie eliminowane jako marnotrawstwo. Jednym z przejawów takiego działania jest całkowite zlikwidowanie braków. Jednak w przeciwieństwie do klasycznego systemu zarządzania, w LM nie ma działów wychwytujących wadliwy towar. Każdy pracownik jest osobiście odpowiedzialny za wysoką jakość swojej części produkcji.
— Problem marnotrawstwa dotyczy nie tyko samego procesu produkcji, ale i kierowania firmą — podkreśla Jakub Jankowski z firmy konsultingowej 4J.
Po prawidłowym wdrożeniu LM wydatnie maleje również biurokracja. Nie ma bowiem tak dużej potrzeby raportowania, ze względu na bardzo szybki przepływ produktu od zamówienia do dostawy.
Skuteczność systemu LM zależy głównie od osób, które go realizują. Jest to związane z delegowaniem kompetencji. To sprawa kluczowa, ponieważ podstawą funkcjonowania tego systemu są ludzie, a nie struktury organizacyjne.
Kierownicy mniej się tu zajmują tym, jak wykonywać poszczególne zadania. Są skoncentrowani na stworzeniu zespołu, który będzie dane zadanie realizował.
— Jest to bardzo newralgiczny element wdrażania lean manegementu w polskich przedsiębiorstwach. Z naszych badań wynika, że w 87 proc. przedsiębiorstw kierownicy ręcznie sterują całym procesem produkcji. Mało kto ufa swoim pracownikom — opowiada Zbigniew Brzeziński.
W LM pracownicy nie są poszczególnymi trybami w procesie wytwarzania dóbr, ale stanowią zwarty i odpowiedzialny zespół. Wszyscy są świadomi etapów produkcji i mogą się wymieniać stanowiskami. Sprzyja temu proces wytwarzania, oparty na liniach w kształcie litery „U” lub na gniazdach produkcyjnych, którym powierza się określone zadania do wykonania. Dzięki takiej organizacji pozyskiwane są także dodatkowe oszczędności.
— Firma niemiecka produkująca pompy, po przejściu na gniazda przedmiotowe, zmniejszyła powierzchnię produkcyjną o około 40 proc., zwiększając przy tym produkcję — dowodzi Wojciech Luciejewski.
Konsekwencją takiego postępowania jest płynny czas pracy. Bardziej przypomina to wykonywanie wolnego zawodu niż pracę przy taśmie. Wiąże się też z wprowadzeniem kultury zaufania. Przestają funkcjonować klasyczne systemy kontroli. Wprowadzane jest m. in. całkowite otwarcie magazynów części i surowców.
— Magazyny to jawne marnotrawstwo. Australijska firma, produkująca kompresory, jako etap pośredni do kompletnej likwidacji takich magazynów, przeniosła materiały i części na stanowiska pracy — dodaje Wojciech Luciejewski.
W systemie LM zarobki pracowników są uzależnione od wartości, jaką dodają do całego procesu produkcji. Z tym zagadnieniem wiąże się specjalny proces rachunkowości, oparty na śledzeniu przyrostu wartości na danych etapach produkcji.