Firmy chcą drukować taniej, szybciej i lepiej. Aby to osiągnąć, muszą określić swoje potrzeby (liczba i typ dokumentów) i dopasować do nich sprzęt. A jest w czym wybierać. Rynkowa oferta obejmuje m.in. atramentowe i laserowe drukarki oraz urządzenia wielofunkcyjne, ale także najbardziej zaawansowane maszyny produkcyjne i drukarki wielkoformatowe.
Laser czy atrament
Trudno jednoznacznie rozstrzygnąć, który rodzaj urządzeń lepiej spisze się w pracy biurowej. Dużo zależy od wielkości i profilu firmy. A także od tego, kto i do czego będzie wykorzystywał sprzęt drukujący oraz ile średnio dziennie stron będzie drukował.
— Drukarki i urządzenia atramentowe bardzo dobrze sprawdzają się w mniejszych środowiskach biznesowych, gdzie oprócz dokumentów drukuje się zdjęcia, materiały graficzne czy ulotki. Są wyposażone w rozwiązania i funkcje, które ułatwiają użytkowanie: wi-fi i Ethernet, dupleks, wydruk z urządzeń mobilnych czy z chmury. Użytkownicy mają także do dyspozycji zaawansowane modele fotograficzne, które oferują druk w formacie do A3 i profesjonalną jakość znaną z fotolabu — podkreśla Maciej Morawski z Canon Polska.
W firmach, które dużo drukują, warto się zastanowić nad urządzeniami laserowymi— są wprawdzie droższe, ale ich relatywnie tańsza eksploatacja w przeliczeniu na kartkę wydruku pozwoli w krótszym czasie tę wyższą cenę sprzętu zniwelować.
— Drukarki atramentowe zdecydowanie lepiej odwzorowują kolory i grafiki, jednak są polecane do sporadycznego druku kilkudziesięciu stron tygodniowo. Drukarki laserowe lepiej sprawdzają się przy bardziej intensywnym użytkowaniu — tłumaczy Paweł Szałamacha, menedżer grupy produktowej w Komputronik.pl.
Jeśli firma szuka bardziej funkcjonalnego sprzętu, ekspert podpowiada zakup urządzenia wielofunkcyjnego (drukarka, skaner, kopiarka i faks w jednym). Przy wyborze odpowiedniej maszyny — radzi — warto kierować się następującą zasadą: nowy sprzęt musi być kompatybilny z firmową infrastrukturą (chodzi np. o wi-fi, przez które można bezproblemowo wysyłać pliki na drukarkę).
Outsourcing też ma zalety
A może w ogóle nie przejmować się wyborem sprzętu, ale scedować to zadanie na firmy, które się w tym specjalizują? Według Roberta Kozioła, prezesa KEN Technologie Informatyczne, outsourcing druku jest bardzo dobrym rozwiązaniem dla firm, które szukają sposobów na zwiększenie efektywności. Ta metoda wprowadza m.in. metodologię mierzenia wszelkich kosztów związanych z obsługą drukowania niezależnie, czy jest to korporacja, jednostka administracji państwowej, czy kilkuosobowe biuro.
— Gdy zaczynamy „mierzyć” składniki kosztowe, uwidaczniają się dziedziny, w których można wprowadzić oszczędności. Już samo zbieranie danych do wyceny usługi wykazuje, że średnio jedna siódma kupowanego papieru nigdy nie staje się drukiem. Outsourcing obniża koszty operacyjne od 15 do 40 proc. Mając na uwadze ciągłe zwiększanie liczby drukowanych informacji (o 18- 21 proc. rocznie), warto taki model rozważyć — przekonuje Robert Kozioł.
Outsourcing sprowadza koszty druku do opłaty za usługę, nie obciąża tabel amortyzacyjnych i umożliwia wykorzystanie zasobów zaangażowanych w firmie w utrzymanie tej dziedziny do obsługi kluczowych procesów biznesowych. Usługa ta umożliwia również optymalizację poprzez redukcję liczby urządzeń. Oznacza to dla przedsiębiorstwa niższe nakłady na sprzęt, mniejsze zużycie energii i odzyskanie części powierzchni biurowej. Utrzymanie urządzeń w ruchu wraz z logistyką ich eksploatacji przy jednoczesnym zachowaniu właściwego poziomu dostępności usługi druku dla firmy wymaga prowadzenia tych działań na dużą skalę, co w większości przedsiębiorstw nie jest możliwe. Wybierając outsourcing druku, uzyskuje się dostęp do technologii wprowadzanych w urządzeniach wielofunkcyjnych przy tzw. niskim progu wejścia.
— Funkcjonalności, takie jak scan to email, fax to email czy scan to file, zmieniają dostęp do dokumentów w firmie. Urządzenia można zintegrować z elektronicznym obiegiem dokumentów, a niewielkie modele z kilkoma podajnikami ułatwiają wykorzystanie papieru jednostronnie zadrukowanego do ponownych wydruków poglądowych, co jest ekologiczne — zachwala prezes Kozioł.
20 proc. Taki odsetek zgłoszeń do działów IT w korporacjach dotyczy szwankujących lub zepsutych drukarek – szacują analitycy firmy Arcus.
10-40 proc. Takie oszczędności większym firmom przynosi outsourcing kontroli wydruku i elektronicznego obiegu dokumentów, w przypadku mniejszych przedsiębiorstw redukcja kosztów wynosi od 10 do 30 proc. — wynika z analiz spółki Xerox.