Szczyty przewozowe są i będą. Skoro nie można ich wyeliminować to trzeba się przyzwyczaić. Dostosować do nich środowisko informatyczne firmy.
„Puls Biznesu” Podczas tegorocznego Forum Polskich Menedżerów Logistyki „Polska Logistyka” zaprezentowano badanie dotyczące występowania i skali szczytów przewozowych. Czy przy wykorzystaniu IT da się to zjawisko wyeliminować?
Krzysztof Kędzierski, prezes spółki Amur: Wydaje mi się, że lepiej postawić pytanie, jak przewidzieć szczyty i jak zarządzać taką sytuacją? Do spodziewanego szczytu można być po prostu przygotowanym. Z perspektywy twórcy rozwiązań IT widzę w tym przypadku bardzo dużą rolę systemów wspomagających zarządzanie logistyką, a nawet patrząc szerzej — wspomagających zarządzanie całym przedsiębiorstwem.
Prawdopodobnie właśnie to systemowe ujęcie wszystkich procesów zachodzących w firmie oraz zależności między nimi jest jedyną właściwą drogą. Przecież jakość ich współpracy wpływa na działanie całej organizacji. W dyskusji na temat szczytów, toczącej się już od jakiegoś czasu na łamach „Pulsu Biznesu”, słychać głosy ekspertów, którzy podkreślają, że nie ma prostego narzędzia, które pomogłoby zaradzić problemom szczytów. Wskazują jednak, że jednym z możliwych rozwiązań jest dialog operatora z klientem, podczas którego zostaną omówione takie czynniki jak możliwy wzrost wielkości zleceń, a co za tym idzie — kosztów oraz potencjalne zagrożenia w dystrybucji. I właśnie taki dialog powinien się toczyć w ramach systemu, który wszystkie uzyskane w ten sposób dane podda natychmiastowej analizie.
Jak IT może pomóc w zarządzaniu sytuacją kryzysową?
Przede wszystkim należy zdać sobie sprawę z tego, że szczytów nie da się wyeliminować, a ich występowanie ma oczywiście bezpośrednie przełożenie na cały łańcuch dostaw. Jeżeli tylko w konkretnym przedsiębiorstwie udałoby się, w ramach jednego systemu ERP, połączyć wszystkie procesy, mielibyśmy znakomite rozwiązanie, które pozwala płynnie zarządzać każdą sytuacją kryzysową. Pisząc o połączeniu wszystkich procesów, mam na myśli elementy, za które odpowiada nie tylko jeden, ale nawet kilka podmiotów. W przypadku największych firm na rynku dobry system powinien zarządzać jednocześnie: produkcją, magazynowaniem, sprzedażą, obsługą klienta, transportem, spedycją, a także księgowością i raportowaniem.
Chyba nie uważa pan, że sam system, program czy jakiekolwiek inne narzędzie IT zminimalizuje niepożądane szczyty przewozowe?
Nie. Trzeba z niego korzystać. Ponadto, aby faktycznie usprawnić zarządzanie należy korzystać z oprogramowania otwartego, które pozwala wpływać na cały proces — od zamówienia, przez produkcję, magazynowanie i transport, aż po odbiór. Korzystać z niego powinni wszyscy nie tylko producent, ale też klienci oraz np. firmy transportowe. Dziś standardem jest możliwość integracji własnego ERP z systemami zewnętrznymi (jak np. system CCTV, systemy magazynowo-sprzedażowe czy logistyczne), a w szczególności tworzenie narzędzi dla klientów. Zdarzenie wywołane w jednym z komponentów systemu ma powodować automatyczne zmiany w całej strukturze. Jeżeli przykładowo zmienia się liczba zamówień, to system musi automatycznie, w czasie rzeczywistym, przeskalować stany magazynowe, linie załadowcze, kolejki oczekiwania na załadunek, plany realizacji kontraktów, dostępności mocy produkcyjnych oraz wysłać informację do zainteresowanych podmiotów, takich jak zarząd, dział handlowy, klienci, czy nawet kierowcy.
I tu dochodzimy do bardzoistotnej kwestii zarządzania szczytem, czyli zdolności systemu, a co za tym idzie — całej organizacji do działania w czasie rzeczywistym. W wersji zaawansowanej, wspieranej przez sztuczną inteligencję, system powinien automatycznie wybrać optymalne — w danej chwili — przeskalowanie i zmiany procesu produkcyjno-logistycznego, według założonego przez decydentów scenariusza. Automatyzacja pozwala ograniczyć czas reakcji, a udział ludzi sprowadzić jedynie do roli nadzorczej. Z badania przeprowadzonego przez Graphene Partners w ramach akcji „Szczyty kosztują” wynika, że główne przyczyny szczytów mają związek z organizacją sprzedaży i polityką handlową firm. Tylko 10 proc. badanych uważa, że to wina okresowego wzrostu konsumpcji. Co więcej aż 70 proc. wskazuje, że w wyniku spadku jakości oraz błędów i pomyłek wywołanych szczytami sprzedają mniej.
Tak. I tu dochodzimy do sedna sprawy — przy zastosowaniu odpowiedniego systemu IT, który wpływa nie tylko na wzrost efektywności procesu, ale również na jakość usług, wymienione efekty nie mają prawa wystąpić. Z pewnością dobre systemy IT pomagają radzić sobie ze szczytami, również tymi niespodziewanymi. Miesięczne szczyty przewozowe nie powinny być dla nikogo zaskoczeniem, a już zupełnie kuriozalne byłoby obwinianie klientów za nierównomierną gospodarkę towarami. Jedyne, na czym powinniśmy się skupić, to w jaki sposób, dzięki szczytom, zmaksymalizować własne zyski.