Dokładne określenie własnych wymagań przez najemcę usprawnia proces poszukiwania odpowiedniego biura — niezdecydowani sami sobie szkodzą.
Łatwy i szybki dostęp do siedziby firmy, a zarazem szybki dojazd do centrum miasta to fundamentalne założenia przedsiębiorstwa usługowego, które zabiera się za poszukiwanie odpowiedniego miejsca na swoje lokum.
Oczekiwania
— Do naszych kluczowych problemów można zaliczyć wynegocjowanie odpowiednich stawek za czynsz, które — jak wiadomo — są tym wyższe, im lokal ma lepszą lokalizację. W trakcie naszych poszukiwań istotną rolę odgrywała dostępność miejsc parkingowych dla pracowników oraz łatwość parkowania dla klientów. Ponadto zawsze przy zmianie siedziby zwracaliśmy uwagę, aby przeprowadzka nie wiązała się z koniecznością zmiany urzędu skarbowego, co pociągałoby za sobą problemy i dużo papierkowej pracy. Ważnym dla nas elementem jest także możliwość przeniesienia wykorzystywanych przez nas linii telefonicznych tak, aby nasi klienci nie stracili z nami kontaktu — opowiada Beata Barłóg, dyrektor finansowy w firmie Kema Quality Polska.
Sukces poszukiwania odpowiedniej powierzchni biurowej zależy w dużej mierze od sprecyzowania oczekiwań i oceny, co jest dla najemcy istotne, a z czego można zrezygnować. Zdaniem Beaty Barłóg, dokładne omówienie tych aspektów z pośrednikiem zawęża pole poszukiwań. W ten sposób mniej czasu traci się na weryfikowanie przedstawionych przez niego ofert i pozwala się skupić na oglądaniu tylko tych lokali, które spełniają nasze wymagania.
— W naszym przypadku sporo trudności pojawiało się w trakcie poszukiwań nowego biura —zwłaszcza że potrzebowaliśmy lokalu, do którego można się wprowadzić z marszu, bez konieczności aranżowania wnętrza i przeprowadzania dodatkowych prac przystosowujących. Oczywiście niełatwo znaleźć w centrum biuro w dobrym standardzie i za rozsądną cenę. Jednak udało nam się znaleźć kilka porównywalnych ofert i wybrać dla nas najbardziej odpowiednią — opowiada Beata Barłóg.
Lepszy czas
Jak twierdzi Beata Barłóg, oferta wynajmu warszawskich powierzchni biurowych jest teraz bogatsza i bardziej różnorodna niż np. w 1997 r., gdy jej firma po raz pierwszy zmieniała siedzibę.
— Obecnie działa także sporo podmiotów pośredniczących, i z perspektywy czasu, na podstawie doświadczeń z poprzednich przeprowadzek, łatwiej jest wybrać taką, która uczciwie i rzetelnie spełni nasze oczekiwania — zapewnia Beata Barłóg.