Zarządzanie drukiem może przynieść firmie nawet 30 proc. oszczędności — wynika z danych Gartnera. Tyle że przedsiębiorcy i menedżerowie zwykle nawet nie wiedzą, jakie ponoszą wydatki w tej dziedzinie. Koncentrują się głównie na cenie sprzętu, choć dużo ważniejszy jest całkowity koszt posiadania, z angielska TCO (total cost of ownership) — chodzi m.in. o rachunki za prąd, wydatki na materiały eksploatacyjne i sposób użytkowania maszyn.
— Szacuje się, że wydatki związane z nabyciem urządzenia wielofunkcyjnego lub drukarki to tylko od 5 do 15 proc. całkowitych kosztów związanych z eksploatacją i tym, jaki ostatecznie będzie koszt wydruku — informuje Krzysztof Nakielski, menedżer produktu z firmy OKI. Radzi zacząć od analizy potrzeb użytkownika i przeglądu posiadanego sprzętu — starsze, wysłużone modele częściej wymagają napraw, zwykle pobierają więcej prądu i wymagają droższych materiałów eksploatacyjnych.
— Wiedzą to doskonale wszyscy, którzy kupili tanią drukarkęatramentową. Komplet tuszy do takiego sprzętu kosztuje nierzadko więcej niż urządzenie, które niedawno opuściło fabrykę — mówi Krzysztof Nakielski.
Zamiana wielu nabiurkowych maszyn na jedną o dużej mocy dla całego działu. Zamiast oddzielnej drukarki i faksu — urządzenie wielofunkcyjne. Albo rezygnacja ze zbyt zaawansowanego rozwiązania, jak na potrzeby przedsiębiorstwa — sposobów na oszczędności jest wiele.
— Warto też zwrócić uwagę na szczegóły — czy dokumenty drukujemy dwustronnie i czy część komunikacji wewnętrznej nie mogłaby zostać przeniesionaz papieru do formy elektronicznej — podpowiada specjalista z OKI. Kluczem do sukcesu jest również przewidywanie potrzeb — brak informacji o zapasach materiałów niezbędnych do druku nie pozwala na zaplanowanie hurtowych zakupów, które najczęściej wiążą się ze zniżkami. Gdy nagle zaczyna brakować papieru, tuszy, tonerów czy filtrów, trudno zachować ciągłość działania, pojawia się stres, co wpływa na wydajność pracowników i przedsiębiorstwa. A wszystko przez to, że firmowi decydenci nie grzeszą przezornością.