NIE WARTO OSZCZĘDZAĆ NA DELEGACJACH
Polacy boją się kosztów za usługi biur podróży organizujących wyjazdy służbowe
JAK NA TARGU: Zdarza się, że firma zleca kilku różnym biurom organizację wyjazdu, a potem wybiera najtańszą ofertę. To naturalne na rynku, na którym powstaje dużo nowych firm — mówi David Tworzydło z działu sprzedaży biura Quo Vadis. fot. Grzegorz Kawecki
Na rynkach rozwiniętych koszty podróży służbowych są drugim w kolejności czynnikiem w wydatkach firm: po przetwarzaniu danych, a przed płacami dla pracowników. W międzynarodowych koncernach doceniono korzyści płynące z podróży. Niestety, wiele polskich firm żałuje pieniędzy na wyjazdy służbowe.
W polskich firmach pokutuje przekonanie, że nie opłaca się wydawanie pieniędzy na podróże pracowników. Nie dzieje się tak wszędzie, ale na przykład na liście 33 najlepszych klientów Carlson Wagonlit — organizatora wyjazdów służbowych — rdzennie polskie nazwy ma zaledwie sześć firm, a wśród 40 koncernów będących klientami Getz, którymi firma się chwali, są tylko dwie takie firmy. Być może dzieje się tak dlatego, że polskie firmy nie są aktywne na rynkach zagranicznych. Najwyższy czas to zmienić.
Skąpstwo nie popłaca
— Polskie firmy tradycyjnie z dużą rezerwą podchodzą do kosztów podróży służbowych. A przecież oszczędności mogą hamować rozwój przedsiębiorstwa — mówi Małgorzata Miazek, dyrektor American Express.
Wysokość diety podczas delegacji regulowana jest zazwyczaj przez wewnętrzne przepisy firmy.
— Ale jeśli ktoś jedzie w podróż służbową, żeby podpisać ważny kontrakt, nie może czekać na lotnisku ośmiu godzin na przesiadkę, bo dotrze na miejsce zmęczony. Z tego powodu firma powinna zagwarantować komfortowe warunki podróży — twierdzi Małgorzata Miazek.
Oszczędności podczas delegacji raczej nie popłacają. Przykładem może być pewien klient Carlson Wagonlit. Chciał on mieszkać w Londynie w hotelu, w którym nocleg kosztował 60 funtów. Mimo że pracownik biura zachęcał go do dopłacenia 20 funtów i wyboru sprawdzonego przez firmę hotelu, klient obstawał przy swojej decyzji. Po powrocie z Londynu przyniósł do biura zdjęcia obskurnego pokoju, w którym tapeta odklejała się od ścian.
W wielu firmach nie korzysta się z usług biur. Rezerwacja biletów lotniczych, hoteli czy restauracji zlecana jest sekretarce. W ten sposób firmy próbują oszczędzić na przygotowaniu wyjazdu służbowego.
Z biurem taniej
Przedstawiciele agencji turystycznych utrzymują jednak, że korzystanie z ich usług może nawet obniżyć koszty delegacji.
— Nie pobieramy opłat za obsługę klienta. Mamy umowy z hotelami, które dają nam zniżki, jesteśmy agentem linii lotniczych, więc sprzedajemy bilety w tej samej cenie, co i przewoźnicy. Polacy nie zdają sobie sprawy, jak ogromnych rabatów udzielają hotele i o ile niższa może być cena oferowana nam od tej, którą zapłaci klient wchodzący do recepcji „z ulicy” — przekonuje David Tworzydło z działu sprzedaży w biurze Quo Vadis.
Liczy się również zaoszczędzony czas: osoba spoza branży musi na przykład wysłać kilka faksów do różnych hoteli, aby sprawdzić ceny i wybrać najodpowiedniejsze miejsce.
— Jeśli w hotelu nie ma już miejsc, my natychmiast proponujemy kilka innych możliwości. Naszym atutem są kontakty z kontrahentami za granicą — wyjaśnia Jadwiga Grochowska z biura Polamer.
Jednak w przypadku międzynarodowych koncernów, których pracownicy dużo podróżują, zdarza się, że ich firma ma wynegocjowane z hotelem stawki niższe od preferowanych stawek dla biura podróży. Tak jest na przykład w Motoroli. Ponadto przedstawiciele biur przyznają, że hotele nie zawsze mogą zagwarantować ustalone wcześniej niższe ceny.
— Każda umowa zawiera klauzulę „w zależności od liczby miejsc w hotelu”. Jeśli hotel jest pełny, nie ma cen preferowanych. Zdarza się wtedy, że płacimy normalną stawkę, ale nasi klienci mieszkają w apartamencie. Można też wybrać inny hotel — rozważa Krzysztof Kołodziej, szef biura Getz.
Kolejną przyczyną, dla której firmy nie korzystają z usług specjalistycznych biur, jest to, że często nie orientują się dokładnie w ich możliwościach.
— Zwykle wyjeżdżający umawiają się z goszczącą firmą, że to oni zarezerwują hotel. Uważają, że tylko wtedy będą mieszkali blisko miejsc, które muszą odwiedzić. Nie zdają sobie sprawy, że rezerwując hotel my także szukamy dla nich najwygodniejszej lokalizacji — zapewnia Małgorzata Miazek.
Załatwić formalności
Mimo że już tylko w niewielu krajach wymagane są wizy, zawsze należy to wcześniej sprawdzić. W mniejszych biurach organizujących wyjazdy służbowe, obowiązek załatwienia formalności spada na firmę, jedynie w przypadku wyjazdów grupowych zajmuje się tym agencja. Ponoć najtrudniej jest zdobyć wizy amerykańskiej — w przypadku wyjazdu służbowego trwa to 3-4 dni.
— Ale mieliśmy klienta, który potrzebował wizy amerykańskiej jak najszybciej. Udało się nam ją zdobyć w rekordowym tempie półtorej godziny — wspomina Elżbieta Woszczak-Mystkowska z Carlson Wagonlit.
Natomiast do Rosji i Białorusi konieczna jest do wyjazdu służbowego pieczątka AB. Przedstawiciele biur organizujących delegacje przyznają, że bardzo często ich klienci piszą w deklaracji że jadą nie służbowo, lecz w celach turystycznych — wtedy muszą mieć tylko voucher.
Nie do przewidzenia
Jeśli wyjazd służbowy organizuje biuro, można liczyć na pomoc w nagłych wypadkach, takich jak opóźnienie w rejsie, strajk na lotnisku czy złe warunki atmosferyczne.
— Niedawno grupa naszych klientów leciała do Aten, gdzie z powodu śnieżycy zamknięto lotnisko. Samolot wylądował w Salonikach, a my musieliśmy w ciągu kilkunastu minut zmienić program, wysłać po klientów autokary, zarezerwować restaurację, w której zjedli po drodze kolację — opowiada Jadwiga Grochowska z biura Polamer.
Przedstawiciele biur podróży twierdzą, że najtrudniejsze dla nich przypadki to mgła lub pasażer, który spóźnia się na lotnisko. Jeśli spóźnienie spowodowała siła wyższa, można zatrzymać samolot na lotnisku dziesięć minut dłużej. Ale nie zawsze się to udaje.
Problemem podczas podróży służbowej może być też zaginięcie bagażu — również wtedy organizator bierze na siebie załatwianie formalności.
— Gdy pasażer wraca do domu, zajmujemy się negocjowaniem roszczeń z linią lotniczą — wyjaśnia Małgorzata Miazek.
Mało rodaków
Największe biura organizujące wyjazdy służbowe to — z wyjątkiem polskiego Int Expressu — międzynarodowe firmy, które mają kilkaset przedstawicielstw na całym świecie. Najwięksi tworzą tzw. implanty, czyli umieszczają swojego przedstawiciela na stałe w firmie, która jest dobrym klientem. Carlson Wagonlit ma pięć takich miejsce, Getz — jedno. Polscy organizatorzy nie mogą dorównać zagranicznym, jeśli chodzi o liczbę kontrahentów, a właśnie szerokie kontakty są podstawą w działalności biur podróży.
NIE MOŻNA SIĘ POMYLIĆ: Na rynku wyjazdów służbowych podpisanie kontraktu to najłatwiejsze zadanie. Najtrudniej jest utrzymać klienta. Jedno niedociągnięcie może mieć fatalne skutki — mówi Elżbieta Woszczak-Mystkowska z Carlson Wagonlit Travel. fot. Borys Skrzyński