Głównym zadaniem systemów mobilnych, wspomagających pracę handlowców w terenie jest przyspieszenie obsługi klientów.
Na system mobilny, wspomagający obsługę klientów w terenie składają się trzy podstawowe elementy: sprzęt, operator umożliwiający transmisję danych — przeważnie jeden z operatorów GSM i sama aplikacja. Przedsiębiorstwa korzystające z tego typu systemów IT często nazywane są mobilnymi firmami.
— O mobilnej firmie można mówić, jeżeli pracownicy działają głównie poza biurem. Wtedy należy zapewnić im wsparcie urządzeniami. W tej grupie dominują firmy handlowe, farmaceutyczne, sieci dystrybucyjne, transportowe i ochroniarskie — wylicza Aleksander Solecki, dyrektor konsultacji Infovide.
Do obsługi mobilnego biznesu służą komputery typu PDA, często z wbudowanym lub dołączanym modułem GSM, który wzbogaca funkcje takiego urządzenia.
— Mobilne firmy można podzielić na dwie kategorie. Pierwsza to sprzedaż bezpośrednio z samochodu i przekazywanie informacji o ilości sprzedanego towaru do centrali poprzez urządzenie przenośne. Z drugim rodzajem mobilnej sprzedaży mamy do czynienia, gdy przedstawiciele handlowi zbierają zamówienia w terenie i przekazują je za pomocą pocket PC z siedziby klienta do centralnej bazy danych — tłumaczy Maciej Hendzel, prezes firmy Safo.
W tradycyjnym modelu handlowiec wraca po południu do centrali z zebranymi na papierowych drukach zamówieniami. Na ich podstawie wypełnia raport, który wyznaczona osoba wpisuje do systemu komputerowego. Potem następuje załadunek samochodu. Dostawa dochodzi do klienta najwcześniej następnego dnia.
Przedstawiciele handlowi, wykorzystując możliwości oprogramowania zainstalowanego na palmtopach, przesyłają do centrali drogą elektroniczną uzyskane zamówienia lub raporty sprzedaży. Stworzone przez nich pliki trafiają bezpośrednio do centralnej bazy danych, redukując czas potrzebny do wysłania klientowi zamówionego towaru.
— W systemie mobilnym dane są kolekcjonowane w trybie ciągłym. Od razu odbywa się załadunek i wysyłka towaru. Oprócz skrócenia procesów ważna jest poprawa komunikacji z handlowcem, który w każdej chwili może odebrać wiadomość wysłaną pocztą elektroniczną. Komputery przenośne umożliwiają przeprowadzanie dodatkowych ankiet, np. weryfikujących ceny konkurencji. Nie bez znaczenia jest też poprawa jakości danych, które są wprowadzane od razu w formie elektronicznej, a nie długopisem — wylicza Aleksander Solecki.
Producenci aplikacji wspomagających sprzedaż w terenie kierują swoje wyroby do określonych firm. Mobilne systemy wspomagania sprzedaży są szeroko wykorzystywane w międzynarodowych koncernach, jednak nawet najmniejsze podmioty coraz częściej sięgają po te rozwiązania.
— Nasz system jest skierowany do firm zatrudniających powyżej 10 handlowców. Poniżej tej liczby inwestycja może nie zwrócić się zadowalająco szybko. Koszt samej aplikacji to 80-150 tys. złotych. Przy wykorzystywaniu przez 20-30 handlowców zwrot może nastąpić w 2 lata, a nawet szybciej — przekonuje Marcin Zientara, dyrektor ds. systemów informatycznych EL2.
Opłacalność inwestycji w mobilną sprzedaż nie powinna zależeć od wielkości firmy, a raczej od sprzedawanego towaru.
— Wielkość firmy nie jest najważniejsza. Istotne, że pojawiają się dwa modele pracy. Małe i średnie firmy zatrudniające kilka do kilkunastu osób, nie mające mocno rozwiniętej infrastruktury IT, korzystają z rozwiązań mobilnych, oferowanych przez operatorów GSM. Jest to przeważnie dostęp do poczty lub nieduża aplikacja. Nie wymaga to integracji z wewnętrznym systemem. Duże firmy tworzą systemy mobilne na własną rękę, połączone z aplikacjami centralnymi — zauważa Aleksander Solecki.
Jedną z aplikacji obsługujących pracowników w terenie jest Mobilny Handlowiec autorstwa Techmeksu, który umożliwia zdalny dostęp do zasobów systemu ERP/CRM.
— W czasie spotkania w siedzibie klienta handlowiec ma możliwość zawarcia transakcji, sprawdzenia rozliczeń finansowych i wystawienia faktury. Będąc często nawet kilkaset kilometrów od centrali firmy ma pełny wgląd w bieżący stan rozliczeń finansowych swojego klienta, jak również w historię jego zamówień oraz dostęp do wszelkich dodatkowych informacji, jak: stan realizacji zamówień, informacje o terminach dostępności brakujących towarów oraz informacje o wszelkiego rodzaju akcjach promocyjnych organizowanych przez centralę firmy — wylicza Maciej Siedlaczek z Techmeksu.
Firmy oczekują od oprogramowania różnych funkcjonalności, co nierzadko oznacza całkowitą zmianę zestandaryzowanego oprogramowania lub pisanie go od nowa. Logotec Engineering znalazł rozwiązanie tego problemu, wprowadzając na rynek aplikację Mobile Connector. Jest to program pozwalający na tworzenie rozwiązań umożliwiających mobilny dostęp do danych w firmie.
— Po długim okresie dostarczania klientom gotowych rozwiązań doszliśmy do wniosku, że trudno zaspokoić indywidualne potrzeby dostarczając standardowe aplikacje. W związku z tym opracowaliśmy narzędzie do samodzielnego utworzenia optymalnego rozwiązania. Aplikacja umożliwia pracę on-line, off-line, synchronizację danych, definiowanie praw dostępu i zróżnicowania ich w zależności od grup użytkowników. Aplikacja mobilna nie wymaga żmudnego testowania i dojrzewania, a przyszłe modyfikacje systemu może wykonywać nawet administra-tor-użytkownik — uważa Jerzy Dryndos, prezes Logotec Engineering.
Premium Technology utworzyła aplikację InfoView Mobile, element platformy raportowo-analitycznej BusinessObjects Enterprise 6. Moduł mobilny może być wykorzystywany nie tylko przez użytkowników komputerów naręcznych, ale także z komórek.
— Pracownicy posiadający telefon komórkowy z dostępem do internetu, wyposażony w przeglądarkę WAP, mogą dostać się do przygotowanych dla nich w systemie BusinessObjects zestawień. Mimo że raporty dostępne przez przeglądarkę WAP, chociażby z racji niewielkiego wyświetlacza, nie są tak funkcjonalne jak dokumenty obsługiwane przez komputery naręczne, to zawierają wszystkie kluczowe wartości potrzebne do pracy w terenie — informuje Bartosz Dobrowolski, dyrektor konsultacji BusinessObjects firmy Premium Technology.
Rozwój rynku aplikacji mobilnych
Większość aplikacji mobilnych na polskim rynku jest wykorzystywana przez pracowników działów handlowych. Dotyczy to głównie dużych przedsiębiorstw dysponujących zaawansowanymi systemami typu ERP, odpowiednim interfejsem umożliwiającym zdalną wymianę danych oraz zaimplementowanymi odpowiednimi funkcjonalnościami, np. modułem dystrybucyjnym lub rozwiązaniem SCM (Supply Chain Management).
Kolejne lata przyniosą w Polsce, podobnie jak i w Europie Zachodniej, znaczny rozwój tego typu aplikacji w innych obszarach działalności gospodarczej. Gotowe aplikacje, wymagające jedynie przystosowania do potrzeb danego klienta, będą stosowane coraz częściej w sektorze firm dostarczających energię, gaz, wodę etc., w miarę postępującej liberalizacji tego rynku.
Coraz silniejsza konkurencja prowadząca do rosnącego zapotrzebowania na aktualną i precyzyjną wiedzę o rynku i jego uczestnikach zaowocuje z pewnością większą ilością rozwiązań mobilnych używanych przez pracowników firm badawczych, ankieterów i analityków.
Zainteresowanie dostawców rozwiązań mobilnych będą budzić także rynki niszowe lub wymagające specyficznego oprogramowania. Jednym z najlepszych przykładów są podmioty działające w sektorze gospodarki leśnej. Nie należy zapominać, że przedsiębiorstwo Lasy Państwowe jest jednym z najlepiej zinformatyzowanych w Polsce.
Andrzej Jarosz,
dyrektor zarządzający IDC Polska