Zarządzanie procesem drukowania zmienia zachowania pracowników. Wiedząc, że są kontrolowani, ograniczają wydruki nie związane z pracą.
Sondaże firm analitycznych obrazują, że do 70 proc. czasu administratora sieci poświęcane jest na zadania związane z drukowaniem. Koszty z tym związane pochłaniają od 6 do 13 proc. przychodów przeciętnej organizacji. 55 proc. ruchu w sieci jest generowane przez wydruki. W celu zapanowania nad drukowaniem dokumentów w firmach stworzono specjalne oprogramowanie. Przeważnie jest to aplikacja typu klient-serwer, tzn. na każdym komputerze, którego wydruki chcemy monitorować, instalowane jest tzw. oprogramowanie klienckie, zajmujące się zbieraniem informacji o wydrukach wysyłanych z tego komputera. Na jednym z komputerów, np. administratora sieci, albo serwerze instalowane jest oprogramowanie zarządzające, zbierające i raportujące informacje o wydrukach z sieci. Łukasz Rumowski, produkt manager w firmie Arcus, zwraca uwagę, że można wyróżnić kilka poziomów oprogramowania do zarządzania drukiem.
— Z każdą drukarką dostarczane jest darmowe oprogramowanie, pozwalające nadzorować proces drukowania, informujące o braku papieru. Są też aplikacje serwisowe — sieciowa drukarka bez udziału administratora wysyła maila o awarii lub kończącym się tonerze — informuje Łukasz Rumowski.
Zarządzanie drukiem
Ponad tymi aplikacjami stoi oprogramowanie napisane specjalnie do zarządzania drukiem.
— Rozwiązania zarządzania drukiem warto wprowadzić wszędzie tam, gdzie ważne jest efektywne wykorzystanie zasobów oraz kontrola kosztów wydruku. W praktyce już w małej sieci stworzonej z kilkunastu użytkowników nie jesteśmy w stanie zagwarantować optymalnego wykorzystania drukarek. Dlatego niezbędne staje się posiadanie narzędzia monitorującego ilość i koszty wydruku dla poszczególnych użytkowników, drukarek i rodzajów wydruku. Jest to szczególnie istotne przy wydrukach w kolorze, których koszty są kilkakrotnie wyższe od wydruków monochromatycznych — twierdzi Piotr Nowak, dyrektor zarządzający Oki na Europę Środkową i Wschodnią.
Oprogramowanie do zarządzania wydrukami nadzoruje wszelkie aspekty związane z tą dziedziną prac biurowych.
— Jest jak wielki brat. Monitoruje wszystko, co łączy się z drukowaniem. Kto, kiedy, jaki dokument wypuścił i gdzie znajduje się plik, w którym został zapisany — przekonuje Łukasz Rumowski.
Wielki brat
— Oprogramowanie w pierwszej kolejności daje możliwość starannego monitoringu — pozwala zaobserwować, co dzieje się w danym systemie wydrukowym, wychwycić pewne nieprawidłowości, np. przeciążanie małej drukarki, bo inna „wydajniejsza” po prostu stoi za daleko. Program podaje informacje o liczbie drukowanych stron, użytkowniku i porze wydruku. Ponadto potrafi rozróżnić dokumenty o różnym stopniu pokrycia strony, a nawet informuje o nazwie drukowanego pliku. Jeśli taka analiza pokaże, że drukarka jest nadużywana czy wykorzystywana do niewłaściwych celów, program pozwala na nałożenie odpowiednich ograniczeń — twierdzi Piotr Nowak.
Zdaniem Leszka Szymańskiego, product managera Ricoh Polska, software do zarządzania wydrukami ma spełnić konkretne oczekiwania użytkowników —zwiększyć efektywność drukowania i obniżyć koszty.
— Zwiększenie efektywności polega na kierowaniu wydruków na odpowiednie urządzenia. Przy dużych pracach możliwe jest automatyczne rozdzielenie zadań pomiędzy kilka maszyn — zapewnia Leszek Szymański.
Aplikacje zarządzające wydrukami umożliwiają przede wszystkim zmniejszenie kosztów.
— Korzystanie z drukarek jest dyscyplinowane, eliminowane są prywatne wydruki. W momencie konfiguracji oprogramowania ustalany jest koszt wydruku strony. Działom firmy wyznaczane są limity, gdy zostaną przekroczone — informacja jest przekazywana do osób nadzorujących drukowanie — mówi Łukasz Rumowski.