Firmie Optimus udało się przed zespołem arbitrów UZP udowodnić, że zamawiający nie dochował staranności przy otwieraniu ofert.
Nowosądecka spółka Optimus wygrała w Urzędzie Zamówień Publicznych sprawę o odwołanie decyzji PPUP Poczta Polska Centralny Ośrodek Rozliczeniowy z Bydgoszczy, który odrzucił oferty firmy z przetargu na dostawę czytników kodów kreskowych. Cena złożonych ofert wahała się od 6 do 14 mln zł.
Sporna instrukcja
Według zamawiającego, oferta firmy została odrzucona z powodu braku instrukcji obsługi w języku polskim, czyli niezgodności ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia. Optimus w odwołaniu zaprzeczył temu zarzutowi i stwierdził, że instrukcja była dołączona i być może zamawiający ją zagubił. Przedstawił nawet świadka, który uczestniczył w pakowaniu. Argumentował też, że w specyfikacji nie było sformułowania o konieczności dołączenia takowej instrukcji i przytoczył brzmienie punktu specyfikacji: „załączenie jednego kompletnego egzemplarza testowego czytnika”. Stwierdził do tego, że instrukcja nie była dokumentem najważniejszym, bo pod uwagę powinna być brana jakość urządzenia i cena, a Optimus złożył ofertę najtańszą. Poza tym Poczta poinformowała o odrzuceniu oferty dopiero po 11 dniach, podczas gdy innych oferentów — np. firmę BCS — od razu.
Przedstawiciel Poczty w odpowiedzi opisał krok po kroku sposób postępowania komisji przy otwieraniu ofert. Przyznał, że nie zwracano uwagi na instrukcje i nie zauważono jej braku od razu. Komisja przetargowa koncentrowała się na urządzeniach technicznych i oglądała czytniki, podstawki oraz kable. Dlatego w przypadku BCS brak podstawki stwierdzono natychmiast, instrukcji Optimusa — dużo później.
Wyrok
Zespół arbitrów uwzględnił odwołanie Optimusa i nakazał zamawiającemu powtórzenie czynności ocefy ofert. Arbitrzy uznali, że zamawiający nie dochował należytej staranności przy weryfikowaniu zawartości oferty, nie zwracając od razu uwagi na to, czy instrukcja była, co pozwala domniemywać, że została ona zgubiona przez zamawiającego w trakcie postępowania. Naruszył on zatem art. 27 ustawy o zamówieniach publicznych.