Wielu przedsiębiorców boi się przekształcić firmę w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością z obawy przed pełną księgowością, czyli księgami rachunkowymi. Przede wszystkim dlatego, że są bardziej dokładne i rozbudowane niż ewidencja stosowana przez większość małych firm, czyli księga przychodów i rozchodów (KPiR). Czy prowadzenie pełnej księgowości faktycznie jest trudne i jest się czego bać? Odpowiadamy.
Na czym polega
Prawo nie narzuca na spółki obowiązku korzystania z biur rachunkowych – przedsiębiorca może samodzielnie prowadzić pełną księgowość.
– Musi jednak pamiętać, że nie będzie to najprostsze zadanie, ponieważ wymaga to od niego posiadania pewnej wiedzy branżowej. Znacznym ułatwieniem może być wybór odpowiedniego oprogramowania do pełnej księgowości online, które ma narzędzia automatyzujące czynności – mówi Edyta Wilk, ekspert systemu w systemie do księgowości online wFirma.
Takie rozwiązania stanowią duże ułatwienie. Firmy udostępniające takie oprogramowanie najczęściej przewidują – w przypadku pojawienia się u przedsiębiorcy wątpliwości – możliwość skorzystania ze wsparcia ekspertów z biura rachunkowego, np. w przypadku problemów technicznych i wyjaśnień dotyczących funkcjonalności systemu. Nie zastąpi to jednak pracy księgowego. Dlatego w niektórych przypadkach takie wsparcie może okazać się niewystarczające, ponieważ ewidencja spółki z o.o. opiera się na dokładnym rozliczeniu podejmowanych przez przedsiębiorcę operacji. Nawet najmniejsza transakcja firmową kartą płatniczą musi być przez spółkę uwzględniona w prowadzonej rachunkowości.
Dodatkowym utrudnieniem jest wiele elementów, z których składają się księgi. Podstawową częścią jest dziennik. Przedsiębiorca zapisuje w nim chronologicznie dokonane przez spółkę operacje. Drugim elementem jest księga główna. Jej konta zawierają i porządkują transakcje z bilansu oraz rachunku zysków i strat. Uzupełnienie i wyszczególnienie zapisów dokonanych na jej kontach zamieszczane są z kolei na kontach księgi pomocniczej. Kolejnymi elementami są: wykaz składników pasywów i aktywów, zestawienia obrotów i sald umieszczonych w księdze głównej oraz zestawienia sald na kontach pomocniczych.
Utrudnieniem jest też obowiązek przygotowywania sprawozdań finansowych z rocznej działalności firmy. Dlatego samodzielne prowadzenie ksiąg jest opcją dla przedsiębiorcy z wiedzą z zakresu rachunkowości - w innym przypadku wiąże się z nim duże ryzyko.
Konsekwencje błędów
Przedsiębiorcy, którzy nie znają podstaw prowadzenia ksiąg rachunkowych, powinni rozważyć współpracę z wykwalifikowanymi osobami z tej dziedziny. Nieprawidłowości w dokumentowaniu operacji gospodarczych czy braku sprawozdań mogą skutkować konsekwencjami finansowymi.
– W związku z tym, że ochronie podlega obrót gospodarczy, kary za naruszenie tych obowiązków są bardzo dotkliwe. Osoba, na którą ustawa nakłada obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, w razie ich nieprowadzenia lub prowadzenia w sposób nierzetelny podlega karze grzywny lub pozbawienia wolności do lat dwóch, bądź nawet obu tym karom łącznie. Odpowiedzialność ta wynika dodatkowo z przepisów karno-skarbowych i art. 296 § 1 oraz 303 § 1 kodeksu karnego, jeśli powstała szkoda majątkowa – informuje Ewa Janik-Dybaś, radca prawny prowadząca własną kancelarię.
Konsekwencje nieprawidłowego prowadzenia ksiąg ponoszą członkowie zarządu.
– Dodatkowo odpowiedzialność ponosi też osoba, której te czynności zlecono na podstawie umowy, co jednak nie zwalnia członków zarządu z nadzoru nad tymi czynnościami – mówi Ewa Janik-Dybaś.