„Puls Biznesu” przy wsparciu firmy Safety Logic stworzył Indeks Bezpieczeństwa Flot (IBF), który umożliwia precyzyjną ocenę stanu bezpieczeństwa i podstawowych praktyk minimalizujących ryzyko dla firm i kierowców we flotach samochodowych. W profesjonalnym badaniu przeprowadzonym przez instytut badawczy Keralla Research wzięło udział 200 małych i średnich firm, które mają floty z co najmniej 15 samochodami. Przebadane firmy wykorzystują w swojej działalności w sumie ponad 6,4 tys. aut. Niestety, większość kompletnie nad tymi pojazdami nie panuje i pozwala, aby przez flotę wyciekały dziesiątki, a czasem nawet setki tysięcy złotych rocznie.
Bez precedensu
IBF to pierwszy tego typu indeks w Polsce. Zakłada określenie poziomu bezpieczeństwa i pomoc w jego podniesieniu. Przyjmując definicję Indeksu Bezpieczeństwa Flot, nie skupiliśmy się wyłącznie na szkodowości i ubezpieczeniach. Bezpieczna flota to taka, która minimalizuje wypadkowość, związane z nią koszty i wszelkie zagrożenia, jakie może stwarzać dla firmy, zarządu, kierowców — chodzi np. o bezpieczeństwo prawno-podatkowe i wizerunkowe.
— Wyniki badania wskazują, że małe i średnie firmy wykorzystujące auta w codziennej działalności mają przed sobą mnóstwo pracy. Indeks w 2012 r. kształtuje się bowiem na poziomie 30 punktów, co oznacza, że w przedsiębiorstwach tych świadomość kwestii związanych z bezpieczeństwem jest niewielka — mówi Sylwester Pawłowski, ekspert do spraw bezpieczeństwa floty w Safety Logic.
Postanowiliśmy wziąć pod lupę wszystkie szczegóły dotyczące zarządzania samochodami wykorzystywanymi w pracy, aby przedstawić konkretne wartości i wnioski, które pozwolą racjonalizować wydatki, oszczędzać i podnosić poziom bezpieczeństwa flot samochodowych.
— Z przeprowadzonego badania wynika, że dzisiejszy średni poziom bezpieczeństwa flot samochodowych należących do małych i średnich firm dzieli dystans niemal 20 punktów od wartości, którą można ocenić jako zadowalającą. To dowodzi, że w zarządzaniu flotami tkwi jeszcze spory potencjał. Jego wykorzystanie nie tylko zmniejszy ryzyko i poprawi wizerunek firmy, ale także przyniesie oszczędności w gotówce — mówi Katarzyna Pydych, dyrektor generalny Instytutu Keralla Research.
Warto podkreślić, że nie namawiamy do inwestycji. Na początek udostępniamy fachową wiedzę i namawiamy do przekładania jej na praktykę.
— Chcemy udowodnić, że firmową flotę można uzdrowić bez zaciskania zębów i wznoszenia oczu do nieba. Wystarczy zapalić czerwone światło stereotypom, aby samochody służbowe stały się źródłem zwiększonych zysków zamiast przynosić straty. Szybko, łatwo i bez konieczności wielkich inwestycji — przekonuje Sylwester Pawłowski.
Pierwsze wyniki
Aż 56 proc. małych i średnich firm przyznaje, że w ogóle nie sprawdza podstawowych uprawnień swoich pracowników kierowców, m.in. prawa jazdy. Ponad 30 proc. nie ma żadnego regulaminu określającego zasady użytkowania samochodów służbowych, a 64 proc. nie korzysta z jakiegokolwiek rozwiązania informatycznego wspomagającego zarządzanie firmową flotą. Ponad 73 proc. firm w żaden sposób nie karze pracowników za wysoką szkodowość, a aż 79,5 proc. nie stara się sprawdzić, jaką szkodowość mieli w przeszłości pracownicy, którzy mają eksploatować auta służbowe. Niemal 80 proc. badanych przedsiębiorstw w ostatnim roku nie wysyłało pracowników na żadne szkolenia dotyczące floty. Paradoks polega na tym, że niechęć do szkoleń motywowana jest najczęściej chęcią oszczędzania.
— Poziom świadomości osób odpowiedzialnych za floty w MŚP jest porażająco niski. Odnoszę wrażenie, że większość właścicieli firm w ogóle nie zastanawia się nad kosztami i ryzkiem, jakie niesie posiadanie floty — mówi Sylwester Pawłowski.
Tymczasem średni koszt utrzymania auta w firmie wynosi 1893 zł brutto miesięcznie. Chodzi wyłącznie o wydatki na paliwo, ubezpieczenie i naprawy (bez amortyzacji i kosztów finansowania zakupu floty). A zatem 32-samochodowa flota (średnia liczba aut dla firma biorących udział w badaniu) pochłania rocznie 726 912 zł brutto.
— Stosunkowo łatwo można zmniejszyć te wydatki, wprowadzając regulamin floty, system nagród i przekazując kierowcom podstawową wiedzę na temat ekojazdy. Niewielka, tylko 5-procentowa, redukcja wspomnianych kosztów pozwala zwiększyć zyski firmy o 36 340 zł rocznie — zauważa Sylwester Pawłowski.
Akademia IBF
Jak zatrzymać wyciekające przez flotę firmowe pieniądze? Wystarczy sięgnąć po wiedzę wynikającą z analizy wyników naszego badania i dokonać administracyjnych zmian w parku służbowych aut.
— Rozpoczynając wspólnie z „Pulsem Biznesu” budowę programu IBF, zaproponujemy wiele zmian systemowych dotyczących zarówno zarządzania flotą, jak i komunikacji z kierowcami. Program ułożyliśmy w taki sposób, aby poprawianie zarządzania flotą ograniczyć do działań, które nie są źródłem dodatkowych kosztów. Na tym etapie nie trzeba bowiem — choć warto — inwestować w specjalistyczne szkolenia kierowców, zakup sprzętu GPS itp. — podkreśla Sylwester Pawłowski. Nie zapominamy również o tym, że działania prewencyjne związane z bezpieczeństwem floty samochodowej są obowiązkiem pracodawcy. Art. 224. § 1. Kodeksu Pracy mówi: „Pracodawca prowadzący działalność, która stwarza możliwość wystąpienia nagłego niebezpieczeństwa dla zdrowia lub życia pracowników, jest obowiązany podejmować działania zapobiegające takiemu niebezpieczeństwu” .
— Niewątpliwie przekazanie samochodu pracownikowi, od którego nie wymagamy okazywania cyklicznie prawa jazdy, stwarza takie ryzyko i niebezpieczeństwo powstania wypadku — zaznacza Sylwester Pawłowski.
Tymczasem praktyka pokazuje, że więcej uwagi firmy poświęcają telefonom komórkowym i kosztom wynikającym z ich użytkowania niż samochodom. Odbierając firmową komórkę, automatycznie dostaje się protokół przekazania z informacją, że za prywatne rozmowy płaci użytkownik. W przypadku aut służbowych nie ma podobnych ograniczeń. Przypomnijmy: 73,5 proc. badanych firm nie ma systemu kar, a 81 proc, nie ma systemu nagród. Tymczasem chodzi przecież o znacznie większe kwoty niż rachunki telefoniczne. No i ryzyko.
— Dlatego rozpoczynamy tworzenie Akademii IBF, której celem będzie wspieranie i edukowanie przedsiębiorców. Poprzez cykliczne artykuły i konferencje „Pulsu Biznesu” przekażemy wiedzę i praktyczne sposoby rozwiązywania najważniejszych i najbardziej pilnych problemów — zapewnia Sylwester Pawłowski.
DOKĄD PO WIEDZĘ
O szkoleniach, konferencjach i webcastach organizowanych w ramach Akademii IBF będziemy informowali czytelników na łamach „Pulsu Biznesu” i na naszym portalu internetowym pb.pl. Pełna wersja naszego dodatku będzie także dostępna na tabletach.