Przejście z modelu pre-pay na post-pay w systemie viaTOLL pozwala uniknąć drogich mandatów, zapomnieć o doładowaniach viaBOX’a przed każdą trasą w każdym pojeździe, a także umożliwia dokładne określenie, ile konkretne auto przejechało w danym okresie rozliczeniowym. Niezależnie od wielkości firmy transportowej warto zatem zastanowić się nad zmianą modelu rozliczeń.
Polska sieć dróg płatnych rośnie. Obecnie w naszym kraju jest 2917 km dróg tego typu, z czego największą część, bo 1070 km stanowią drogi ekspresowe. Autostrad jest niewiele mniej — 1037 km, zaś 809 km to płatne drogi krajowe. System poboru opłat stale się rozrasta — od 1560 km w lipcu 2011r. przez 2653 km w czerwcu 2014r. do prawie 3000 km w październiku 2014r. Jak dostrzegają wszystkie firmy transportowe — od największych na rynku po małe, dysponujące kilkoma samochodami — obecnie wszystkie najlepsze i skracające czas dowozu połączenia drogowe są płatne. Nic więc dziwnego, że od lipca 2011 do 31 maja 2014r. system viaTOLL przyniósł 3,065 mld złotych wpływów (średnio 3 mln zł dziennie), przy 798 tys. zarejestrowanych pojazdów i 434 tys. firm je użytkujących. Jak widać, dla firm transportowych, opłaty drogowe stały się integralną częścią kosztów działalności. Warto jednak się zastanowić, w jaki sposób można te koszty zracjonalizować, a w dłuższej perspektywie — zmniejszyć. W ramach systemu viaTOLL istnieją dwie podstawowe formy rozliczeń: pre-pay i post-pay. Ta pierwsza uważana jest generalnie za prostszą i łatwiejszą w stosowaniu. Wystarczy bowiem podpisanie umowy, wpłacenie 120 zł kaucji oraz minimalne doładowanie za 120 zł i można instalować urządzenie viaBOX. Dalej mechanizm działa "sam": środki na koncie zmniejszają się w miarę jazdy drogami płatnymi, a po zejściu do poziomu minimalnego trzeba ponownie wykupić doładowanie. W założeniu mechanizm ten przypomina więc działanie telefonów komórkowych na kartę. W przypadku metody post-pay płatność jest przesunięta na koniec okresu rozliczeniowego i przypomina nieco posługiwanie się kartą kredytową z odroczonym terminem płatności: kierowca jedzie, a liczba przejechanych kilometrów/należnej opłaty kumulowana jest przez system. Pod koniec okresu rozliczeniowego (może to być np. co miesiąc lub co 21 dni), należności z tytułu przejechanych odcinków płatnych przez samochody firmy są sumowane i rozliczane. Są one płatne w terminie 14 dni od daty wystawienia nowy obciążeniowej. W odróżnieniu od całej Europy w naszym kraju częściej wybierany jest model pre-pay. Jak wynika ze statystyk viaTOLL wpływy generowane w ten sposób to prawie 70% (wpływy z tego modelu płatności na koniec maja 2014 roku wyniosły 1 952, 7 mln zł, zaś z post pay — 691,9 mln zł).
Jednak przy rozliczaniu przejazdów drogami płatnymi to metoda post-pay jest korzystniejsza, czego dowodzą statystyki europejskie: w Europie Zachodniej klientów w formule post-pay jest więcej niż tych korzystających z pre-pay. Zyski z tego modelu widoczne są bowiem nawet przy codziennej obsłudze. Nie trzeba sprawdzać i doładowywać urządzeń viaBOX przed każdą trasą. Oznacza to, iż w razie zapomnienia i nie uzupełnienia doładowania nie ryzykuje się karą administracyjną — a jak wiadomo wynosi ona w polskim systemie viaTOLL sporo, bo od 1,5 do nawet 3 tys. zł i jest naliczana podczas przejazdu pod każdą bramownicą kontrolną. W przypadku post-pay nie ma też problemu zamrożenia środków finansowych na kontach poszczególnych samochodów. W systemie pre-pay muszą one pozostawać niewykorzystane do momentu, aż pojazd, na którego koncie sie znajdują, wyjedzie w trasę. Ułatwia to także pracę kierowcom — nie muszą się martwić o obciążenie ewentualnymi karami finansowymi. Na koniec warto zauważyć, że w przypadku post-pay menadżerowie firm transportowych mają większą kontrolę nad rzeczywistą liczbą kilometrów
POST-PAY:
Model rozliczeń z odroczoną płatnością jest prostszy i bezpieczniejszy
[FOT. ARC]
przejechanych przez każdy samochód, dzięki czemu mogą łatwiej zarządzać flotą. Zmiany na model post-pay mogą dokonać także obecnie rozliczający się poprzez pre-pay. Należy tylko wybrać, czy firma będzie rozliczała się bezpośrednio u operatora systemu, bądź poprzez wystawcę kart flotowych. Jeśli firma zdecydowała o bezpośrednim rozliczaniu się u operatora, w najbliższym punkcie viaTOLL należy zamknąć starą umowę pre-pay i otworzyć nową umowę post-pay. Potrzebne będą w tym celu: • wykaz pojazdów , które objęte będą teraz płatnościami post-paid • kopie następujących dokumentów: — wyciąg z KRS lub wpisu do Ewidencji Działalności Gospodarczej, — dowód osobisty lub paszport właściciela firmy lub dokumenty pełnomocnika (wtedy potrzebne jest też pełnomocnictwo), — dowód rejestracyjny każdego z pojazdów objętego nową umową, — dokument potwierdzającego klasę emisji Euro każdego z pojazdów, — zabezpieczenie finansowe — gwarancja bankowa lub ubezpieczeniowa. Jej wysokość jest zależna od liczby pojazdów i przejeżdżanych
przez nie kilometrów, ale zasadniczo nie może być jednak niższa niż 2 tys. zł na pojazd. Do obliczenia wysokości gwarancji służy specjalny kalkulator, który jest dostępny na stronie internetowej systemu www.viatoll.pl. Po podpisaniu nowej umowy można odebrać urządzenie ze zmienionymi danymi w punkcie obsługi; sama wymiana jest płynna i nie oznacza długotrwałego wyłączenia pojazdu z ruchu. Zostaną też zwrócone wszystkie niewykorzystane środki z rachunku pre-pay i kaucja za poprzednie urządzenie. W przypadku umowy z wystawcą kart flotowych, można liczyć na załatwienie przez niego niemal wszystkich formalności. Oznacza to jednak dodatkowy koszt obsługi serwisowej, wynoszący od 1 do 2,5 proc. od łącznej sumy transakcji. Dla wielu przedsiębiorców dysponujących większymi flotami transportowymi takie wyjście jest jednak optymalne. Reasumując, warto rozważyć przejście na taki model płatności, który ułatwi zarządzanie flotą i zmniejszy problemy spotykane w codziennej pracy firmy.