W którym momencie rozmawiać z kontrahentem o zaległej należności, aby odzyskać pieniądze, a nie stracić klienta?
n Opóźnienia w regulowaniu płatności stały się nieodłącznym elementem w codziennym obrocie gospodarczym, zmorą dyrektorów finansowych, właścicieli dużych i średnich przedsiębiorstw, ale też małych, rodzinnych, najgorzej radzących sobie z załamaniem płynności finansowej.
Konieczność minimalizowania prawdopodobieństwa wystąpienia strat z tego tytułu zdeterminowała poszukiwania nowych metod nadzoru wierzytelności.
Do tej pory najczęściej praktykowano kierowanie spraw niesolidnych kontrahentów do windykacji przedsądowej, co w przypadku nieprofesjonalnych działań firmy windykacyjnej dodatkowo grozić mogło utratą kontrahenta czy klienta. Konieczne stało się zatem wprowadzenie nowej, prewencyjnej formuły nadzoru wierzytelności, która pozwoliłaby na wyselekcjonowanie grupy spraw mogących w perspektywie osłabić kondycję finansową przedsiębiorstwa.
Nadzór nad terminowym regulowaniem wierzytelności przez potencjalnych dłużników powinien rozpoczynać się nie po upływie terminu wymagalności faktury, lecz już w momencie jej wystawienia.
Przedsiębiorca, wykorzystując dotychczasowe doświadczenia, znajomość historii płatności danej firmy/osoby, może samodzielnie podejmować decyzję o charakterze i zakresie działań stosowanych przez firmę nadzorującą wierzytelności wobec potencjalnego dłużnika. Da się przy tym skorzystać z technologicznego zaplecza firmy zewnętrznej, nie obciążając siebie dodatkowymi kosztami związanymi z koniecznością modyfikacji systemu informatycznego, zatrudniania pracowników i ich szkoleń.
Działanie prewencyjne, polegające na bieżącym monitorowaniu własnych finansów i połączone z dyscyplinowaniem płatników często świadomie wykorzystujących swoją uprzywilejowaną pozycję na rynku, może nie tylko skutecznie skrócić czas oczekiwania na spływ należności, lecz — co najważniejsze — skutecznie ograniczyć wydatki związane z późniejszym dochodzeniem wierzytelności. Monitoring jest bowiem usługą znacznie tańszą niż klasyczna windykacja czy dochodzenie praw na drodze postępowania sądowego.
Michał Kozdrowicz kierownik zespołu operacyjnego KSI Kasolvenzia Polska