Na rynku dostępne są dwa rodzaje programów, które mogą ułatwić życie fleet menedżerów, czyli osób odpowiedzialnych za floty firmowych aut. Pierwsza grupa aplikacji to stosunkowo proste programy służące do analiz i tworzenia raportów flotowych (działające w sieciach wewnętrznych i Internecie). Druga, to oprogramowanie, pozwalające na tworzenie analiz kosztów funkcjonowania floty, a wykorzystujące dane uzyskiwane z urządzeń zamontowanych w samochodach.
Najprostsze programy umożliwiają gromadzenie danych o firmowych samochodach i ich użytkownikach. Po ich zainstalowaniu w firmowym komputerze można systematycznie prowadzić ewidencję faktur za paliwo, naprawy, parkingi, ubezpieczenia oraz inne opłaty związane z eksploatacją. Oprogramowanie to przetwarza wprowadzone informacje tworząc zestawienia i raporty, a tym samym porządkując dokumentację związaną z administrowaniem flotą. Dostępne w Polsce programy mogą tworzyć 300-400 różnych dokumentów i analiz umożliwiających szczegółowe rozliczanie kosztów eksploatacji.
— Nasz system Flota PasCom pozwala na pełną kontrolę wydatków związanych z eksploatacją pojazdów i ogranicza do minimum liczbę osób administrujących parkiem samochodowym. Skupienie wszystkich danych związanych z zarządzaniem flotą w jednym systemie zapewnia spójność i ułatwia aktualizację danych — mówi Marek Cypryś, dyrektor do spraw sprzedaży w firmie PasCom.
— Korzystanie z oprogramowania oznacza realne korzyści: flotą składającą się ze 100 aut może zajmować się jedna osoba, zaś do zarządzania większymi parkami samochodowymi, np. liczącymi 400 aut — wystarczą dwie osoby. Przy wersji jednostanowiskowej naszego programu i 100 autach w firmie, inwestycja w jego nabycie powinna się zwrócić po miesiącu. Poza ograniczeniem kosztów osobowych można sobie bowiem pozwolić na oszczędności związane z wprowadzeniem właściwego limitu kilometrów i zredukować wydatki na paliwo — dodaje Daniel Rożnowicz, konsultant w firmie Virtual Profesjonalne Systemy Zarządzające.
Oprócz podniesienia poziomu kontroli nad zużyciem paliw, zastosowanie programów pozwala oszczędzać na zakupach części zamiennych oraz materiałów eksploatacyjnych i uniknąć kosztów powstających np. wskutek niedotrzymania terminów przeglądów rejestracyjnych, nieopłacenia składek ubezpieczeniowych itp.
Najnowsze programy współdziałają z systemami rozliczeń bezgotówkowych. Dzięki temu faktury za wszelkie płatności dokonane na stacjach paliw (np. z użyciem karty paliwowej) czy w warsztatach naprawczych mogą być bezpośrednio importowane w formie elektronicznej do bazy danych firmy, automatycznie księgowane, a następnie przetwarzane przez program na odpowiednie raporty flotowe.
— Do systemu może w ten sposób trafiać nawet do około 80 proc. pozycji kosztowych. Użytkownik uzyskuje dzięki temu możliwość kilkakrotnego zmniejszenia nakładów pracy, związanych z ręcznym wprowadzaniem do systemu danych. Cykliczne raporty można przygotować nawet w ciągu kilku minut — podaje Marek Cypryś.
Producenci aplikacji do administrowania środkami transportu są obecni na polskim rynku od kilku, a nawet kilkunastu lat i starają się nadążyć za potrzebami użytkowników.
— Oprogramowanie początkowo powstawało w oderwaniu od praktyki. Od co najmniej kilku lat dostosowujemy je do oczekiwań użytkowników, dobierając według nich rodzaje raportów, jakie może tworzyć program — wyjaśnia Daniel Rożnowski.
Aplikacje takie jak Flota Pas-Com, VirtualCarmen czy Rokos pozwalają więc na rozliczenie kosztów eksploatacji samochodów dla danego okresu i auta (przebieg pojazdu, rzeczywiste zużycie paliwa, koszty paliwa i przejazdu na dystansie 1 km). Umożliwiają także analizę finansową kosztów generowanych przez poszczególne pojazdy i pracowników, obrotów z każdym wystawcą faktury oraz rejestrację zakupów. Ponadto tworzą raporty o stanie technicznym floty i jej wyposażeniu.
— Użytkownik ma możliwość dowolnego konfigurowania programu np. w zakresie: dowolnych rodzajów wprowadzanych do systemu kosztów, kształtowania parametrów, według których wykonywane są analizy oraz dowolnego ustalania zasad podziału kosztów na grupy — uzupełnia Marek Cypryś.
Programy te mogą pracować zarówno na pojedynczym komputerze lub na wielu stanowiskach w poszczególnych oddziałach firmy.
Rozwijają się również aplikacje internetowe dla fleet menedżerów.
— Stworzyliśmy aplikację eFleet, która działa w oparciu o przeglądarkę internetową i zapewnia dostęp do informacji o flocie z dowolnego miejsca na świecie. Pozwala na wprowadzenie, przechowywanie i analizę dowolnych danych o każdym pojeździe, o jego przebiegu, wyposażeniu, przeglądzie, naprawach i szkodach, ubezpieczeniu — mówi Michał Bensch, dyrektor marketingu w firmie eTop.
Aplikacja może też automatycznie wysyłać e-mailem powiadomienia o zbliżających się terminach płatności np. rat leasingowych, składek OC czy NW.
Coraz szerzej stosuje się także systemy wykorzystujące przy budowie raportów flotowych urządzenia rejestrujące rozmaite czynniki związane z pracą pojazdu (zużycie paliwa, przebieg, czas jazdy i postojów, prędkość, dane tachograficzne) i przesyłające te informacje Internetem lub drogą radiową do baz danych w firmie. Do programów takich należą m.in: Motograf, FM 100 i FM 200.