Razem jest łatwiej

Vestas Wind Systems (VWS) jest producentem i dostawcą turbin wiatrowych. Zajmuje się także ich serwisem. Firma ma ponad 40 oddziałów na świecie, m.in. w Polsce. Zatrudnia ponad 22 tys. osób. Zarządzanie tak licznymi i rozproszonymi kadrami było nie lada wyzwaniem. Zwłaszcza, że każdy oddział używał oddzielnego systemu wspomagającego działania personalne, co pociągało za sobą duże wydatki. Efektywniejsze okazało się wdrożenie jednego rozwiązania — SAP ERP Human Capital Management — w ramach centrum usług wspólnych (CUW). Dzięki temu firma nie tylko zredukowała koszty wprowadzenia i utrzymania infrastruktury IT, ale też ustandaryzowała działania HR.

Więcej niż oszczędności

Objęcie wszystkich oddziałów VWS jedną siecią informatyczną, zarządzaną z jednego miejsca, dało wiele korzyści. Wzrosły wydajność i satysfakcja pracowników dzięki lepszej obsłudze ich spraw.

— Klienci biznesowi wybierają centra usług wspólnych w momencie transformacji organizacyjnej, przejmowania jednostek, tworzenia grup kapitałowych. Cel jest oczywisty — stworzeniu jednolitej struktury zarządzania i raportowania — mówi Anna Różycka, architekt rozwiązań biznesowych w SAP Polska.

Dotychczas z CUW korzystały głównie międzynarodowe korporacje. Teraz na centra coraz częściej decydują się spółki z udziałem Skarbu Państwa (np. Grupa PKP) i polskie firmy, które dokonały np. przejęcia i chcą zunifikować infrastrukturę teleinformatyczną, ale też skuteczniej koordynować usługi, np. finanse, księgowość czy obsługę klientów. Po rozwiązanie to coraz częściej sięgają również krajowe przedsiębiorstwa, które wchodzą na zagraniczne rynki i tam otwierają spółki córki. Kolejną grupę użytkowników stanowią jednostki administracji publicznej. Jak podaje PwC, odsetek CUW w tym sektorze rośnie w Europie z roku na rok o 34 proc., a w USA o ponad 20 proc. Oszczędności w jednostkach samorządu terytorialnego mają dzięki takim centrom wynosić 20-50 proc. Dodatkowymi efektami są zmiana podejścia instytucji do pracy i obsługi klientów, podniesienie efektywności administracji, wsparcie kooperacji regionalnej.

Warto też wspomnieć o ułatwieniach w zarządzaniu i kontroli przy jednoczesnym wykorzystaniu w 90 proc. własnego personelu (bez konieczności zwiększenia zatrudnienia). — Zakres usług świadczonych przez CUW jest coraz szerszy. Na początku były to przede wszystkim finanse, naliczanie płac, administracja kadrami. Teraz są to także zakupy, obsługa nieruchomości, IT, szkolenia, rozrachunki z klientami i bilingi, obsługa techniczna i remonty — wymienia Anna Różycka.

Lepsza komunikacja

Jak zauważa Kamil Bargiel, dyrektor generalny SentiOne, firmy i urzędy coraz częściej mają rozproszoną, wielodziałową strukturę. Aby działały sprawnie, nie wystarczy zbudować infrastrukturę IT, która usprawni pracę kadry menedżerskiej. Trzeba też zapewnić niezawodną i bezpieczną komunikację między pracownikami. Wszyscy, niezależnie od miejsca, powinni móc efektywnie korzystać z wyspecjalizowanych aplikacji biznesowych i zasobów centralnych firmy. Ale na tym nie koniec.

— Trudno dziś sobie wyobrazić przedsiębiorstwo, w którym komunikacja odbywa się przy pomocy tradycyjnych linii telefonicznych, dokumenty są papierowe, segregatory z wycinkami prasowymi podtrzymują ścianę, a listonosz codziennie przynosi torbę korespondencji od klientów. Czasy, kiedy ulotki stanowiły podstawę informacji o firmie, bezpowrotnie minęły wraz z nadejściem internetu — podkreśla Kamil Bargiel.

Kolejnym wyzwaniem jest — według niego — dostarczenie narzędzi informatycznych, które ułatwią kontakt z klientami i partnerami oraz realizację przedsięwzięć marketingowych. Rozwiązaniem spełniającym takie wymagania jest usługa sieci korporacyjnej VPN korzystająca z technologii MPLS. Tak uważa Artur Świacki, ekspert rynku ICT (teleinformatyka) w spółce Exatel. VPN MPLS — tłumaczy — to fundament wielu zaawansowanych technologicznie usług związanych z dostępem do poczty korporacyjnej i aplikacji biznesowych, ale także transmisji głosu czy wideokonferencji. Dane przesyłane w tak zbudowanej sieci firmowej są całkowicie odizolowane od publicznego internetu.

— Szczególnie istotną przesłanką dla wdrożenia sieci korporacyjnej w technologii MPLS jest możliwość korzystania przez firmę w tym samym czasie z kilku aplikacji różniących się wymaganiami co do parametrów transmisji. Decyduje o tym możliwość wykorzystania sześciu klas jakościowych usługi, dzięki którym można przesyłać na jednym łączu różne rodzaje ruchu z gwarancjami pasma i parametrów jakościowych — zachwala Artur Świacki.