RYNEK ODCZUWA BRAKI SAL KONFERENCYJNYCH
Miejsca trzeba rezerwować z miesięcznym wyprzedzeniem
Spotkania biznesowe organizowane są głównie w hotelach. Podobną ofertę posiadają obiekty zabytkowe, uczelnie i domy wczasowe. Przybywa dobrze wyposażonych sal konferencyjnych, jednak w tej dziedzinie popyt ciągle przewyższa podaż.
Obiekty nastawione na organizowanie konferencji dysponują zazwyczaj kilkoma salami i pełnym wyposażeniem, m.in. sprzętem nagłaśniającym, rzutnikami slajdów i pisma, zestawami wideo, dostępem do Internetu. Większość świadczy kompleksowe usługi, łącznie z cateringiem, prowadzeniem szkoleń, tłumaczeniami, bazą noclegową, przygotowaniem zaproszeń i programu turystycznego. Niektóre zapewniają ponadto możliwość wypożyczenia faksów i modemów komputerowych do pokoi gości.
W stolicy drożej
W sezonie szkoleń (jesień i wiosna) trzeba rezerwować sale z dużym wyprzedzeniem.
— Organizujemy 120-200 konferencji miesięcznie. Sale należy rezerwować na prawie trzy miesiące przed planowaną imprezą. Ta działalność generuje około 5 proc. wpływów hotelu — informuje Grzegorz Suchocki, kierownik działu organizacji konferencji i bankietów hotelu Jan III Sobieski.
Wynajęcie sali w tym hotelu kosztuje od 615 do 2050 zł za pięć godzin lub między 820 a 3280 zł za cały dzień. Ze względu na duże zapotrzebowanie na tego typu usługi, hotel zainwestował w trzy nowe sale i 5 pokoi konferencyjnych oddanych do użytku we wrześniu.
Nieco tańsze jest zorganizowanie konferencji w Pałacu w Krześlicach. Hotel położony w okolicach Poznania funkcjonuje jako centrum obsługi biznesu (istnieje tu także szkoła języka polskiego dla cudzoziemców). Za przyjemność odbycia szkolenia w murach neogotyckiego pałacu trzeba zapłacić od 400 do 600 zł za dobę. W okresie targów, goście hotelu mają zapewniony również transport do i z Poznania.
— Codziennie odbywają się konferencje. Gościmy przedstawicieli rozmaitych branż — medycznej, farmaceutycznej, budowlanej itp., firmy takie jak Kulczyk Tradex i Buderus, ale także mniejsze. Prócz spotkań biznesowych organizujemy dla nich np. wigilie staropolskie — opowiada Ewa Lelijska z działu marketingu Pałacu w Krześlicach.
Na rynku jest dostępna także oferta domów wczasowych oraz obiektów należących do instytucji państwowych: ośrodków wojskowych, szkół wyższych. Uniwersytet Łódzki jest — jak dotąd — jedyną polską uczelnią, w której znajduje się profesjonalne centrum szkoleniowo-kongresowe. Sale udostępniane są już od 20 zł za godzinę.
Tworzenie centrów konferencyjnych może być remedium na trudności finansowe nie tylko wyższych uczelni. Własną ofertę mają też obiekty zabytkowe: Wawel i zamek w Malborku.
Biznesmen na Wawelu
Centrum Wystawienniczo-Konferencyjne Zamku Królewskiego na Wawelu usytuowane jest w budynku, w którym mieściły się do 1991 r. reprezentacyjne apartamenty Urzędu Rady Ministrów, a następnie Kancelarii Prezydenckiej.
— Prace adaptacyjne rozpoczęły się w drugiej połowie 1996 r. Duże i pojemne sale nie wymagały żadnych zmian w strukturze architektonicznej. Z tego względu poniesione nakłady nie były wysokie — opowiada Hubert Piątkowski z Centrum Wystawienniczo-Konferencyjnego Zamku Królewskiego na Wawelu.
Wynajęcie całego obiektu na osiem godzin to wydatek 5 tys. zł. Z usług centrum korzystały krajowe i zagraniczne firmy oraz instytucje. Za najbardziej spektakularną Hubert Piątkowski uważa konferencję zorganizowaną dla 4 Departamentu Komisji Europejskiej. Uczestniczyli w niej przedstawiciele 13 krajów.
— Zgodnie z wymogami Unii, tłumaczono na języki narodowe. Konferencję obsługiwało dwudziestu tłumaczy, przekładając m.in. na rumuński, węgierski i estoński. Ściągaliśmy ich z całego kraju — wspomina Hubert Piątkowski.
Bez konkurencji
W Krakowie istnieje kilka centrów świadczących podobne usługi, jednak zdaniem Huberta Piątkowskiego, nie ma między nimi rywalizacji.
— Współpracujemy ze sobą. Kiedy mamy pełną rezerwację, polecamy klientom inne firmy i vice versa. Jednak nasze centrum ma jedną przewagę nad innymi — lokalizację. Konferencja na wawelskim wzgórzu ma specyficzną atmosferę — dowodzi Hubert Piątkowski.
NIEDOSYT: W Polsce nie ma wystarczającej liczby sal konferencyjnych, a w szczególności centrów oferujących kompleksową obsługę konferencji. Funkcję taką spełniają głównie hotele — uważa Grzegorz Suchocki, kierownik działu organizacji konferencji i bankietów hotelu Jan III Sobieski. fot. Borys Skrzyński
SPECJALIZACJA: Konferencje to dziedzina, z której hotel Pałac w Krześlicach, kierowany przez zarządcę Adama Antonijczuka, czerpie 80 proc. przychodów. Pozostałe 20 proc. przynosi obsługa klientów indywidualnych. Hotel rozpoczął działalność w grudniu 1997 roku. Niezbędny był całkowity remont po poprzednim użytkowniku obiektu — PGR. Podobno goście uważają, że największym atutem hotelu jest jego usytuowanie w sąsiedztwie Puszczy Zielonki, gdzie po męczącym dniu rozmów można doskonale odpocząć. fot. MP