Segregatory znikają z biur

Zarządzanie drukiem: Cyfryzacja, mobilność i outsourcing zmieniają oblicze firmowej biurokracji

43 proc. małych i średnich firm chce wprowadzić w najbliższym roku usługi MDS (Managed Document Services), czyli zarządzania drukiem i dokumentami — wynika z raportu spółki Quocirca. Przedsiębiorstwa te wydają na druk średnio 15 proc. budżetu IT. Głównymi problemami są dla nich kontrola kosztów (51 proc.), niezawodność urządzeń (40 proc.), zmniejszenie zużycia papieru (35 proc.) i zarządzanie materiałami eksploatacyjnymi (32 proc.). Połowa instytucji korzystających z outsourcingu druku planuje rozszerzyć zakres kontraktów. To są europejskie dane. A jak jest w Polsce?

— Trzy czwarte przedstawicieli biznesu i administracji publicznej, ankietowanych przez KPMG, stwierdziło, że ich instytucje kontrolują koszty druku. Ale większość badań wskazuje na coś innego: aż 80-90 proc. decydentów nie ma pojęcia, ile pieniędzy przeznaczają na produkcję dokumentów w miesiącu, kwartale czy roku — podkreśla Michał Czeredys, prezes spółki Arcus. Gdyby zaczęli tą dziedziną zarządzać, rocznie mogliby zaoszczędzić nawet kilkaset złotych w przeliczeniu na pracownika.

— Redukcja kosztów druku o 10-40 proc., zmniejszenie zużycia energii o 60 proc., usprawnienie działalności przedsiębiorstwa i poprawa jakości procesów biznesowych to tylko niektóre argumenty przemawiające za takimi wdrożeniami — wskazuje Maciej Nuckowski, dyrektor działu usług w Xerox Polska.

Z papieru do chmury

Najważniejsze tendencje w dziedzinie MDS? — Do niedawna zarządzanie drukiem wprowadzały głównie korporacje, dziś po te rozwiązania sięgają również podmioty z sektora MŚP. Wcześniej takie wdrożenia były domeną biznesu, obecnie korzysta z nich także administracja publiczna — wskazuje prezes Czeredys. W oczy rzuca się też coraz szerszy zakres usług MDS — obejmują już nie tylko zarządzanie wydrukami i sprzętem, ale także integrują fizyczny i cyfrowy obieg dokumentów wewnątrz firmy. Nie pozostaje to bez wpływu na bezpieczeństwo informatyczne przedsiębiorstwa.

— Brak zarządzania dokumentacją sprawia, że dane biznesowe pojawiają się czasem w tak wielu miejscach i formatach, że kontrola nad nimi staje się niemal niemożliwa. Koordynacja i uporządkowanie procedur w tej dziedzinie to skuteczna ochrona przed takimi komplikacjami — zapewnia dyrektor Nuckowski. Teczki, segregatory i stosy papierów — tak wygląda większość biur w Polsce.

Ale nawet jeśli firma regularnie archiwizuje faktury, rachunki czy umowy, niekoniecznie można powiedzieć, że prowadzi nowoczesną administrację. Ideałem jest to, by wszelkie dokumenty weszły do elektronicznego obiegu, mogły być szybko znajdowane i obrabiane cyfrowo. Przerzucenie się z papieru na cyfrę pozwala zmniejszyć przestrzeń archiwalną firmy.

Druga korzyść: nie tracimy czasu na wyszukiwanie umowy lub faktury w dziesiątkach szafek czy segregatorów. Wreszcie: do elektronicznych dokumentów możemy mieć dostęp z każdego miejsca i o dowolnej porze za pomocą urządzeń przenośnych.

— To duże ułatwienie dla handlowców, którzy zawierają transakcje w terenie, a także dla kierowników, bo bez przychodzenia do biura mogą zatwierdzać wnioski urlopowe czy akceptować koszty delegacji — zachwala Grzegorz Sobański, menedżer w Unit4 Teta. Mobilność jest jednym z najważniejszych kierunków rozwoju MDS. Do 2015 r. połowa przedsiębiorców będzie drukować za pomocą przenośnych gadżetów.

Zwiększa się więc zapotrzebowanie na coraz bardziej zaawansowane narzędzia usprawniające tę czynność. — Zainstalowane na smartfonach czy tabletach oprogramowanie może wskazać użytkownikowi, które urządzenie drukujące jest wolne i znajduje się najbliżej miejsca, w którym przebywa — tłumaczy Maciej Nuckowski.

A może outsourcing?

Nie każda firma ma dość zasobów kadrowych i technologicznych, aby sama była w stanie zarządzać drukiem i obiegiem dokumentów. Nadzieja w partnerach zewnętrznych, którzy zajmując się tymi procesami, pozwalają klientowi skoncentrować się na jego podstawowej działalności. — Przedsiębiorstwa wahają się, czy skorzystać z outsourcingu. Nie chcą, by ktokolwiek spoza firmy miał dostęp do ich informacji finansowych, dokumentów, umów, akt, danych o klientach. Bo w razie ich wycieku straciłyby wiarygodność. Ale obawy zwykle nie mają odzwierciedlenia w rzeczywistości — uspokaja prezes Czeredys.

Na potwierdzenie pokazuje badania, według których ponad 80 proc. wycieków danych wynika z błędów lub nieodpowiedzialności pracowników, a nie z działań dostawców usługi. Outsoucerzy mają naprawdę silną motywację, by postępować uczciwie: w razie utraty wrażliwych informacji płacą wielotysięczne lub wielomilionowe kary przewidziane w kontraktach. Na taką stratę nie mogą sobie pozwolić.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Mirosław Konkel

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Puls Inwestora / Segregatory znikają z biur