Zarządzanie flotą samochodową to dość ciężki kawałek chleba, a każdy zarządca parku samochodowego musi być po trosze ekspertem z różnych dziedzin.
Kreacja polityki samochodowej w firmie, budżetowanie, zarządzanie bieżące, likwidacja i przeciwdziałanie szkodom — to podstawowe każdej osoby odpowiedzialnej za zarządzanie firmową flotą — i to niezależnie od formy własności parku aut firmowych.
— Zadania związane z obsługą wymienionych obszarów są raczej podobne, niezależnie od struktury własności pojazdów. Różnice pojawiają się w obowiązkach dotyczących obszaru operacyjnego — uważa Jerzy Kilanowski, administrator floty w PTK Centertel.
Dodaje, że w przypadku samochodów własnych szef floty musi stworzyć sieć warsztatów obsługujących firmowe samochody, a następnie szczegółowo nadzorować obsługę aut, oczywiście w ramach założonego budżetu. W Pepsi Cola General Bottlers Poland, szef floty pełni funkcje: zarządzającą, organizacyjną, kreującą rozwiązania strategiczne, tworzącą plany, przewidującą konieczne rozwiązania, ale też koordynującą wszelkiego rodzaju kontrakty centralne, strategiczne. Flota Pepsi jest jednak dość specyficzna, bo połowa obowiązków dotyczy samochodów ciężarowych i cięższego sprzętu transportowego. Dlatego też w dziale floty Pepsi pracują superwizorzy floty — zajmujący się bieżącym zarządzaniem parkiem samochodowym.
— W firmach o jednorodnej flocie, jej menedżer łączy funkcje opisane powyżej i powinien zajmować się całym przekrojem spraw związanych z pojazdami. Bardzo ważne jest podkreślenie kwestii zarządzania kosztami. Przecież planując np. zakupy samochodów, trzeba wziąć pod uwagę wiele czynników, założyć odpowiednią wielkość amortyzacji, wartość rezydualną, koszty bieżące, uwzględnić VAT i inne podatki, itd. — uważa Ryszard Windyga, szef floty Pepsi.
Praktyczna wiedza
To jednak nie wszystko, co o samochodach powinien wiedzieć zarządca floty.
— Bez znajomości zasad budowy i konstrukcji samochodów, bez znajomości mentalności mechaników i sposobu działania serwisów samochodowych, nie ma co marzyć o zmniejszeniu kosztów związanych z naprawami pojazdów — uważa Paweł Zawadziński, specjalista ds. floty samochodowej w Masterlink Express.
Jak tłumaczy Paweł Zawadziński, ta praktyczna wiedza jest wręcz niezbędna przy kontaktach z serwisami, bo ich praca pozostawia dużo do życzenia.
— Niejednokrotnie zdarzają się przypadki pomyłkowo wystawianej faktury, braku zasadności użytych części. Często wystarczy chwila rozmowy z mechanikiem, a w ostateczności z kierownikiem serwisu, by przyspieszyć naprawę. Przy jednej-dwóch markach w parku samochodowym, administrator floty w krótkim czasie uczy się rozpoznawać najczęściej powtarzające się usterki. Umiejętność postawienia prawidłowej diagnozy co do sposobu naprawy sprawia, że można dokładnie oszacować termin powrotu samochodu do pracy — konkluduje.
Dopieszczanie
Zarządzanie flotą samochodową w każdej firmie jest działalnością usługową na rzecz wewnętrznego klienta. Klienci menedżerów flot dzielą się z kolei na dwie grupy — zarząd i użytkowników pojazdów, obie mają różne oczekiwania wobec floty. Zarząd domaga się obniżania kosztów działania sekcji transportowej — w tym utrzymania jak najwyższego wskaźnika mobilności. Użytkownicy zaś docenią wysoki komfort auta i niską awaryjność. Potrzeby obu kategorii klientów administratora floty w pewnych punktach uzupełniają się (bezawaryjność, braki przestojów aut, wysoka wartość odsprzedaży), w innych kategorycznie wykluczają (komfort), co wymusza na zarządcach parku wprowadzenie wewnętrznej strategii przydziału aut służbowych.
Trzeba dopasować budżet do wymagań zarządu, a także spróbować to pogodzić z oczekiwaniami użytkowników. Należy również zadbać o zapewnienie maksimum bezpieczeństwa i komfortu w ramach przeznaczonych środków finansowych — mówi Paweł Zawadziński.
AC/OC/NW kontra szkoda
Prawo nakłada obowiązek ubezpieczenia pojazdów od odpowiedzialności cywilnej, a firmy ubezpieczeniowe oferują też ubezpieczenia dobrowolne AC. Siłą rzeczy, faktycznym obowiązkiem administratora floty samochodowej jest odnalezienie jak najpełniejszego pakietu ubezpieczeń dla pojazdów firmy w najkorzystniejszej cenie. Ponieważ stawki ubezpieczeń dla flot są corocznie negocjowane na podstawie szkodowości, ważnym elementem polityki samochodowej firmy staje się ograniczanie tej ostatniej — tak by stawka pakietu ubezpieczeń spadła do minimalnego poziomu.
Sposobów ograniczania szkodowości w firmie jest kilka, ale najpowszechniej stosowanym jest udział własny kierowcy w szkodzie. Zazwyczaj jest on na poziomie 1 tys. zł, i to wystarcza, aby kierowcy poskromnili swoją ułańską fantazję. Bezmyślność kierowców ujarzmia również — paradoksalnie — branding aut.
— Kierowca jest wizytówką firmy, a moją rolą jest uświadomienie mu tego faktu — tłumaczy Paweł Zawadziński.
Jerzy Kilanowski, dodaje, że oznakowanie aut Centertela wpłynęło na spadek szkodowości w firmie. W TNT Express, skuteczny i rzucający się w oczy branding ograniczył do zera ilość kradzieży aut, a dość rygorystyczne założenia polityki flotowej znacznie zmniejszyły szkodowość.
Ostatnim elementem, niezbędnym przy zarządzaniu większą flotą samochodową, jest system informatyczny wspierający pracę administratora. Korzystający z systemów mają pełny dostęp do historii aut użytkowanych w firmie, kosztów generowanych przez poszczególne samochody, a także możliwość księgowania wydatków na bieżąco w systemie.