Druk pod kontrolą to wymierne korzyści. Nawet w przypadku jednej drukarki.
Leszek Szymański, product manager Ricoh Polska, przytacza badania IDC, z których wynika, że dzięki wykorzystywaniu oprogramowania do zarządzania wydrukami koszty związane z drukowaniem spadają o 5-15 proc.
Miej świadomość
— Sama świadomość użytkowników, że system kontroluje ich wydruki, powoduje ich ograniczenie w pierwszym miesiącu o 50 proc., a w następnym o 30 proc. względem bazowej ilości — informuje Łukasz Rumowski, produkt manager w firmie Arcus.
Oszczędności, wynikające z wprowadzenia systemu, są efektem wykorzystania zasobów drukarek, monitorowania wszystkich wydruków oraz właściwego zdefiniowania liczby i rodzajów wydruków dla poszczególnych użytkowników.
— Dodatkową korzyścią jest możliwość kontrolowania aktywności wielu użytkowników intensywnie wykorzystujących internet i drukujących jego zasoby w kolorze. Informacja o zainstalowaniu tego typu oprogramowania potrafi znacząco zmniejszyć liczbę wydruków w przedsiębiorstwie — działa tu czynnik psychologiczny — zauważa Piotr Nowak, dyrektor zarządzający Oki na Europę Środkową i Wschodnią.
Także mali
Zdaniem Piotra Nowaka, system zarządzania drukiem użyteczny jest wszędzie tam, gdzie istotna jest efektywność działania. Najbardziej zainteresowane są nim firmy drukujące masowo, przedsiębiorstwa duże i międzynarodowe, np. telekomy, banki oraz przedsiębiorstwa z branży elektrycznej, drukujące ogromne ilości rachunków.
— Decyzja o inwestycji w system zarządzania dokumentami powinna być rozważana przez firmy, w których zużywa się 300 ryz papieru miesięcznie lub więcej. Zdarzają się firmy, w których jest więcej sprzętu biurowego niż pracowników. Zwykle w wyniku naszych wdrożeń zastępujemy kilkadziesiąt egzemplarzy sprzętu biurowego kilkoma wysokonakładowymi urządzeniami wielofunkcyjnymi i drukarkami lokalnymi do drukowania dokumentów poufnych — przekonuje Joanna Zdrzałka-Zalewska z działu Xerox Business Services w Xerox Polska.
— Oprogramowanie do kontroli kosztów skierowane jest głównie do dużych firm, ale dobrze się też sprawdzi u użytkownika pracującego na jednym komputerze i drukarce bez żadnej sieci. Można je zastosować w przypadku jednej drukarki podłączonej lokalnie do jednego komputera, do którego ma dostęp kilka osób. Uzyskujemy wówczas możliwość kontroli i ewentualnego nakładania ograniczeń w przypadku stwierdzenia, że drukarka jest nadużywana przez danego użytkownika — dodaje Piotr Nowak.
Wydatek
Piotr Nowak przekonuje, że w niewielu firmach kierownictwo zdaje sobie sprawę, jak duże kwoty pochłaniają materiały eksploatacyjne, tym bardziej że wydatki są rozłożone w czasie. Według niego, niewiele osób wie o istnieniu możliwości kontrolowania kosztów wydruku, a ci, którzy o tym słyszeli, nierzadko uważają, że jest to oprogramowanie kosztowne i skomplikowane w obsłudze.
— Średnia firma musi liczyć się z wydatkiem rzędu 30 tys. zł — informuje Leszek Szymański.