Standardowe zarządzanie przedsiębiorstwem

Działająca w branży gastronomicznej firma SCM pośredniczy w łańcuchu dostaw. Zajmuje się również importem i eksportem produktów spożywczych oraz sprzedażą i komplementacją paczek okolicznościowych. Roczne obroty spółki przekraczają 20 mln zł, a w bazie jej ponad 300 klientów są giganci rynku: AmRest (KFC, Pizza Hut, Burger King, Starbucks), BP, Statoil, McCormick, Fanex czy Bona Agra. Tak szeroki zakres usług nie byłyby możliwy bez wydajnego systemu informatycznego.

— Poszukiwaliśmy narzędzia IT, które ułatwiłoby nam prowadzenie księgowości. Ponieważ nasza działalność ma charakter międzynarodowy, zależało nam również na tym, by rozwiązanie było pomocne w obsłudze rachunków zagranicznych w różnych walutach. Wreszcie w związku z wejściem w nowy segment — paczek okolicznościowych — pojawiło się zapotrzebowanie na system zakupowy do ich kompletacji, który by podpowiadał, ile należy kupić towaru — tłumaczy Anna Spoczyńska, menedżer produktu w SCM.

Zróżnicowane projekty, które firma prowadzi równolegle, wymagają odpowiednich parametrów. Także pod tym kątem zarząd sprawdził wiele ofert rynkowych. Ostatecznie sięgnął po oprogramowanie Symfonia firmy Sage, a ściślej po trzy jego moduły: faktura, handel i produkcja.

— Do produktów Sage przekonały nas ich funkcjonalność, łatwość obsługi, elastyczność, przejrzystość tworzonej przez system dokumentacji i rozbudowane możliwości zarządzania dokumentami — wymienia Anna Spoczyńska.

Mit niskiej ceny

Jak zauważa Katarzyna Kaganiec, dyrektor działu zarządzania produktami w Sage, choć Symfonia jest tzw. standardem z pudełka, to stanowi wynik tysięcy instalacji u klientów. Razem z nimi udało się wypracować zakres funkcjonalny, narzędzia i algorytmy, które mogą pomóc w zarządzaniu właściwie każdą firmą bez względu na jej strukturę, branżę, formę własności. Równie ważne jest to, że sami przedsiębiorcy mogą się zająć parametryzacją systemu na etapie wdrożenia. A co w przypadku instytucji, w której procesy biznesowe wymagają bardziej zaawansowanych projektów IT?

— Jeżeli wymagania użytkowników wykraczają poza standard, można dostosować funkcjonalności do ich potrzeb. Zależy nam na tym, aby klient miał wybór — tłumaczy dyrektor Kaganiec.

Niestety, im więcej możliwości daje system, tym jest bardziej kosztowny. Gerald Lanzerits, dyrektor regionalny Hybris na Europę Środkowo- Wschodnią i Austrię, obala mit, że główną zaletą tzw. pudełek jest niska cena. Owszem, najprostsze aplikacje tego typu są stosunkowo tanie, ale za bardziej skomplikowane trzeba zapłacić nawet setki tysięcy złotych. Różnice wynikają z rodzaju oprogramowania, technologii i z tego, czy jest popularne, czy raczej specjalistyczne.

— Nie bez znaczenia są również poziom innowacji i potrzebne zasoby IT. Ponadto całkowite koszty oprogramowania zależą również od wielkości projektu, czyli od liczby licencji lub potencjalnych użytkowników. Nie można również zapomnieć o sposobie wdrożenia, gdyż w wielu przypadkach może to zrobić wewnętrzny dział IT firmy, ale są aplikacje, których wprowadzenie wymaga skorzystania z usług zewnętrznego partnera — uświadamia Gerald Lanzerits.

Od czego zależy sukces

Przy tego typu inwestycjach nie należy się kierować wyłącznie ceną czy funkcjonalnością aplikacji. Nie mniej istotna jest zgodność rozwiązań pudełkowych z prawem. Na przykład system Symfonia jest na bieżąco aktualizowany do obowiązujących przepisów, które ciągle się zmieniają. Zarząd spółki Sage podkreśla, że skoro obsługuje ponad 65 tys. podmiotów gospodarczych w Polsce, musi być gotowy na zmiany, zanim wejdą w życie.

— Nasi eksperci stale monitorują zapowiadane w przepisach zmiany i rozważają ich potencjalne skutki dla różnych użytkowników, głównie księgowych, osób rozliczających płace, handlowców czy pracowników magazynu. Wyniki analiz są podstawą do projektowania i programowania w systemie stosownych modyfikacji. Dzięki temu użytkownicy mogą mieć pewność, że wszelkie operacje księgowe, rozliczeniowe, sprawozdawcze i inne będą wykonywali w zgodzie z literą prawa — zaznacza Katarzyna Kaganiec.

O czym jeszcze firmy powinny pamiętać, inwestując w aplikacje pudełkowe? Duże znaczenie ma renoma producentów i dostawców oprogramowania. Ten czynnik wzięła pod uwagę m.in. spółka SCM, decydując się na Symfonię.

— Firma Sage została nam polecona jako rzetelny i fachowy partner. Mieliśmy także pewność, że jej specjaliści umieją dostosować swój system do naszej działalności, a następnie szybko i efektywnie wdrożyć rozwiązania. Nasze oczekiwania były duże i uznaliśmy, że Sage dzięki swojej innowacyjności jest w stanie im sprostać — mówi Anna Spoczyńska.