System z przyszłością

Jeśli wierzyć badaniom, większość przedsięwzięć informatycznych rozbija się o problemy komunikacyjne, niekompletne wymagania i brak zaangażowania użytkowników. Ale firma Bolarus szczęśliwie ominęła te rafy. W efekcie ma oprogramowanie klasy ERP, które — według zarządu — zapewnia jej maksymalną efektywność i możliwość rozwoju. Jaka jest recepta na wdrożeniowy sukces według producenta z Bochni?

Referencje są ważne

Bolarus wytwarza urządzenia chłodnicze, które trafiają do sklepów spożywczych, supermarketów, punktów gastronomicznych, stacji benzynowych, a także są wykorzystywane w szpitalach, aptekach i laboratoriach w Polsce i 30 innych krajach. Aby radzić sobie na coraz bardziej konkurencyjnym rynku, przedsiębiorstwo musiało uzyskać pełną kontrolę nad działalnością. Środkiem do celu była inwestycja w technologie, które w tzw. czasie rzeczywistym umożliwiają dostęp do danych z takich dziedzin jak zarządzanie zapasami, zakupy, sprzedaż, produkcja, planowanie, finanse i rozliczaniem kosztów.

— Wdrożenie systemu jest naturalnym etapem w rozwoju przedsiębiorstwa i w istotnym stopniu wspiera ten proces. Wszystkie moduły zapewniają informacje o rzeczywistej kondycji firmy, co pozwala nam podejmować trafne decyzje biznesowe — tłumaczy Marek Hładyszewski, prezes Bolarusa.

Spółka zdecydowała się na system Microsoft Dynamics AX 2009. Ale zakup efektywnego oprogramowania to zaledwie połowa sukcesu. Równie ważny okazał się wybór partnera wdrożeniowego — firmy I&B Consulting. Zgłosiło się kilku chętnych, a klient szczegółowo zweryfikował ich referencje. Jak podkreśla, żaden inny dostawca nie zaprezentował tak imponujących statystyk.

— Nasze zaufanie wzbudziło także to, że eksperci I&B Consulting doskonale orientują się w specyfice działania firm takich jak nasza. Dzięki temu dużo łatwiej było nam się z nimi porozumieć i przedstawić swe oczekiwania — wspomina Monika Dobek, kierownik projektu ze strony Bolarusa.

Wdrożenie trwało sześć miesięcy, czyli bardzo krótko jak na tego rodzaju przedsięwzięcie. I — co równie ważne — nie zakłóciło produkcji. A jak udało się skrócić czas? Dzięki dokładnemu zaplanowaniu przedsięwzięcia. Pierwsze cztery miesiące upłynęły pod znakiem opracowywania wymagań i koncepcji. Kolejne dwa zajęło wprowadzenie systemu. Wszystko odbyło się według wytycznych metodyki SureStep (analiza, projektowanie, realizacja, uruchomienie), zalecanej przez Microsoft Dynamics.

Najpierw analiza i plan

— Zarząd firmy Bolarus doskonale zidentyfikował swoje potrzeby, ułatwił więc nam zadanie. Już na pierwszym spotkaniu ustaliliśmy zakres prac. Kluczowe było ponadprzeciętne zaangażowanie nie tylko menedżmentu, ale całego zespołu projektowego — opowiada Michał Sopiński, szef I&B Consulting.

Jednym z wymagań stawianych nowemu narzędziu była jego integracja z rozwiązaniami, których Bolarus używa od lat. Chodziło zwłaszcza o zespolenie produktu Microsoftu z oprogramowaniem do zarządzania dokumentacją techniczną. Ekipa I&B Consulting wykorzystała do tego aplikacje Autodesk Vault — system typu CAD. Zaś wspomagał ją w tym autoryzowany partner Autodesk, z którym integrator też szybko znalazł wspólny język.

— Bolarus dostrzegł nowe możliwości płynące z połączenia biznesu i informatyki, co pozwala mu na zwiększanie konkurencyjności i wejście na nowe rynki — wskazuje Janusz Małgorzaciak, ekspert rozwiązań ERP w dziale aplikacji biznesowych Microsoft Dynamics w polskim oddziale firmy Microsoft.

A dokładnie jakie korzyści przyniósł klientowi Microsoft Dynamics AX 2009? Uzbrojeni w to narzędzie menedżerowie uzyskali szybszy dostęp do danych dotyczących właściwie każdego procesu. A zarząd ma informacje i analizy, którymi posiłkuje się przy podejmowaniu decyzji operacyjnych i strategicznych. Oprogramowanie jest też wsparciem dla działu wycen, który może teraz trafniej szacować czas i koszt realizacji zleceń, zwłaszcza niestandardowych. Powody do zadowolenia mają również pracownicy działu sprzedaży, którzy w każdej chwili mogą poinformować klienta o statusie jego zamówienia.

— Przedsiębiorstwa branży produkcyjnej, takie jak Bolarus, są coraz bardziej świadome możliwości płynących z zastosowania systemów klasy ERP. Poszukują specjalistycznych rozwiązań informatycznych, które przede wszystkim mają stanowić jednorodną bazę wiedzy o klientach i kluczowych sferach działania firmy, aby wzmacniać pozycję rynkową firmy — sumuje Janusz Małgorzaciak.

Wdrożenie oprogramowania Microsoftu to pierwszy etap budowy systemu informatycznego Bolarusa. Z platformy korzysta 55 pracowników fabryki w Bochni. W najbliższym czasie zdalny dostęp do aplikacji terminali uzyska biuro handlowe we Wrocławiu. Plany to rozbudowa rozwiązania poprzez integrację z oprogramowaniem typu PLC i dalsza konsolidacja z narzędziami do elektronicznego obiegu dokumentów. Jak widać, jeśli klient przekona się do zakupionych nowinek IT, szybko inwestuje w następne.