Szersze spojrzenie na koszty podróży

opublikowano: 16-05-2016, 22:00

KOMENTARZ

TOBIAS RAGGE

CEO, HRS — Global Hotel Solutions

Zarządzanie podróżami jeszcze nigdy wcześniej nie musiało zmierzać się z tak wieloma fundamentalnymi zmianami jak na przestrzeni ostatnich czterech, pięciu lat.

Żądania pracowników w stosunku do pracodawców zmieniają się w sposób równie radykalny, co „mobilne” technologie oraz produkty i usługi dostępne dla pracowników. W związku z tym zarządzanie podróżami przestało polegać wyłącznie na uporządkowaniu procesów dotyczących rezerwacji, zakupów czy jednolitej polityki podróży tzw. travel policy, natomiast w coraz większym stopniu przechodzi od działania o głównie operacyjnym charakterze do działania przede wszystkim strategicznego.

Travel management (TM) musi wydostać się z operacyjnej maszynowni i przebić na mostek kapitański, gdzie podejmowane są strategiczne decyzje. Aby się tam znaleźć i nadal odgrywać istotną rolę, funkcja TM nie może wciąż ograniczać się do wypełniania poszczególnych zadań. Sfera jego działalności obejmuje cały łańcuch procesów, od początkowego do końcowego etapu, a niestety w wielu przedsiębiorstwach istnieje bardzo nikła świadomość ogromnych zasobów pochłanianych przez aktualne procesy, a koszty pośrednie są w dużej mierze ignorowane.

Wspólne badanie przeprowadzone przez Fundację GBTA i HRS na temat rozliczania kosztów podróży pokazało inny wymiar tej sytuacji — do procesów, które były dotychczas ogólnie uznawane za nieuniknione, została przypięta metka z ceną. W rzeczywistości, czasochłonne procesy księgowania kosztów związanych z podróżami, wiążące się z wieloma ręcznymi wpisami i dokumentacja na papierze generowały koszty w wysokości miliardów euro, których można było uniknąć. Oznacza to, że travel manager powinien zasiąść do rozmów wraz z przedstawicielami działu finansów, HR i innymi zaangażowanymi działami w przedsiębiorstwie, dokonać dogłębnej analizy całego procesu, a następnie przystąpić do wspólnej optymalizacji.

Kolejnym elementem zarządzania podróżami z punktu widzenia nowej perspektywy może być także kwestia fali konsolidacji pomiędzy dużymi sieciami hotelowymi. Nowo powstali giganci hotelowi próbują wykorzystać swoją negocjacyjną siłę, by następnie odzyskać zainwestowane w transakcję pieniądze poprzez wyższe średnie ceny. W takim otoczeniu przedsiębiorstwa potrzebują pełnej przejrzystości rynku, jak również — jeśli okaże się to konieczne — powinny rozejrzeć się za alternatywnymi hotelami mogącymi zaspokoić część ich popytu na zakwaterowanie.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu