Tak, ale z zabezpieczeniami

Alina Treptow
opublikowano: 25-02-2010, 00:00

Wybór odpowiedniego partnera nie jest łatwy, a decyzja może mieć wpływ na całą firmę. Czym się kierować?

Podstawa to dobra komunikacja

Wybór odpowiedniego partnera nie jest łatwy, a decyzja może mieć wpływ na całą firmę. Czym się kierować?

Już w 1923 r., Henry Ford powiedział: "Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż nasi konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili; powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my". Mimo że prawdziwy początek ery outsourcingu datuje się na lata 80., to, jak widać, sama idea znana była dużo wcześniej.

Co zlecić?

— Warto delegować te procesy, które pełnią funkcję komplementarną dla podstawowej działalności firmy. Popularnym rozwiązaniem jest outsourcing procesów typu back-office, jak księgowość, archiwizacja dokumentów czy kadry. Natomiast nie należy outsourcować procesów kluczowych, np. przedsiębiorstwo z branży elektronicznej lub technologicznej nie powinno zlecać procesów badawczych i rozwojowych, bo to innowacje stanowią o jego przewadze konkurencyjnej — wskazuje Łukasz Gajewski prezes Target BPO i Fundacji Instytut Outsourcingu.

Decyzja o wyborze partnera może mieć wpływ na całą firmę. Czym się więc kierować?

— Im większe doświadczenie i im więcej dużych, będących liderami w swoich branżach firm ma w portfolio firma outsourcingowa, tym lepsza obsługa i współpraca. Doświadczony dostawca ma odpowiednie narzędzia, wiedzę i know-how. Przy zlecaniu obsługi prostych procesów najważniejsze jest szerokie doświadczenie w obsłudze projektów o zróżnicowanej specyfice. Przy bardziej skomplikowanych procesach istotne jest zapewnienie dostępności do wiedzy i najnowszych rozwiązań oraz własne narzędzia i procedury, wypracowane i wielokrotnie sprawdzone we wcześniejszych projektach — wylicza Krystian Bestry, dyrektor zarządzający Infosys BPO Poland.

Jak lot samolotem

Aby współpraca z firmą outsourcingową dobrze się układała, szczególną uwagę należy zwrócić na dwie sprawy.

— Tak jak przy locie samolotem — najtrudniejszy jest start i lądowanie. Zacznijmy od startu, czyli wdrożenia. Obie strony mają do wykonania niebagatelne zadanie wymiany procesów technicznych i biznesowych, więc jest to czas, gdy klient i dostawca uszczegóławiają zlecenie, urealniają oczekiwania. Przejdźmy do lądowań — jako dostawca usług życzę ich sobie jak najmniej, ale strony powinny jednoznacznie określić reguły zakończenia współpracy. Zbudowanie zaufania i dobrej komunikacji już na początku umożliwia później rozwiązywanie spraw trudnych, co pozwala na wieloletnie kontynuowanie współpracy — podkreśla Przemysław Budzbon, dyrektor zarządzający ADP Polska.

W umowie warto umieścić kilka elementów. Może to zapewnić rzetelne wykonanie usługi i uchronić przed skutkami ewentualnej niekompetencji usługodawcy.

— Po pierwsze — trzeba wyznaczyć poziom wykonania usługi. Zależnie od obszaru działalności może to być np. minimalny czas reakcji, parametry usług czy różne procedury. Po drugie, można zabezpieczyć tajemnicę informacji. Co prawda jest ona prawnie uregulowana, ale można się dodatkowo się zabezpieczyć, np. ograniczając liczbę osób z dostępem do danych — wskazuje dr Marcin Olechowski z kancelarii prawniczej Sołtysiński Kawecki Szlęzak.

Zwykle firma outsourcingowa świadczy usługi poza biurem klienta. Dlatego warto zapewnić sobie prawo kontroli usługodawcy i w umowie wskazać formy nadzoru. Mogą to być m.in. inspekcje czy regularne raportowanie.

— Można też określić zakres odpowiedzialności usługodawcy, co oznacza, że jeśli nie wywiąże się z warunków umowy, odpowiada do z góry określonej kwoty. W razie zerwania kontraktu przydatne może się okazać uregulowanie dotyczące ciągłości usługi. Zmusza to do jej świadczenia np. przez kolejne pół roku po wypowiedzeniu umowy — dodaje Marcin Olechowski.

Alina Treptow

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Alina Treptow

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Tematy