Dział informacji Coface Poland, przygotowując tegoroczne zestawienie przeprowadził analizę zebranych wyników spółek z lat 2006-08 i przygotował listę tych, które spełniają kryteria rankingu, czyli osiągają stały wzrost obrotów i notują zyski. Specjaliści korzystali z bogatych źródeł, przede wszystkim z zasobów informacyjnych wywiadowni Coface Poland, dysponującej największą bazą danych na temat polskich firm, oraz z informacji przekazanych bezpośrednio przez firmy. Dane były potwierdzane w sądach rejonowych, oficjalnych publikacjach gospodarczych, internetowych archiwach, a także bazach informacji negatywnych prowadzonych przez Coface, a monitorujących m.in. doświadczenia płatnicze oraz niewypłacalność. Analizie poddano również wszystkie dane kandydujących do rankingu firm, przesłane za pomocą formularza zgłoszeniowego. Coface Poland dołożył wszelkich starań, aby na liście znalazły się firmy nie tylko dynamiczne, ale także wiarygodne.
W sporządzeniu rankingu Coface wykorzystuje doświadczenie swoich specjalistów zdobywane w czterech obszarach działalności firmy: informacji, windykacji, ubezpieczeniu i faktoringu. Wiedza ta pozwala zapewnić wysoki poziom analizy danych.
Pracownicy biura windykacji na bieżąco wprowadzają do systemu dane o opóźnieniach płatności i zleceniach odzyskania należności. Zespoły analityków kredytowych pracujących na rzecz ubezpieczeń i faktoringu oceniają ryzyko transakcji handlowych w kredycie kupieckim. Ich umiejętność właściwej oceny ryzyka w poszczególnych branżach polskiej gospodarki jest nieocenionym wsparciem w przygotowaniu ostatecznej listy Gazel Biznesu.
Wykorzystując otrzymane od Coface Poland podstawowe zestawienie, informatycy "Pulsu Biznesu" opracowują dwie listy przeznaczone do druku: ogólnopolską i regionalną. Dziennikarze i redaktorzy przygotowują artykuły poświęcone najlepszym firmom z każdego województwa, a także inne materiały drukowane w dodatku.
W tym czasie graficy przygotowują już do druku listy rankingowe, a następnie pozostałe artykuły. Prace nad dodatkiem trwają miesiąc.
Na kilka miesięcy przed publikacją rankingu dział konferencji "Pulsu Biznesu" rozpoczyna przygotowania do cyklu gal regionalnych, organizowanych w dwunastu największych miastach. Wybiera i rezerwuje miejsca, w których odbędą się gale, przygotowuje ich scenariusz, organizuje zaplecze. Gdy znani są już laureaci rankingu, zleca wykonanie pamiątkowych dyplomów i statuetek.
