Koszty produkcji, przechowywania i obiegu dokumentów stanowią od 5 do 15 proc. przychodów firm. W przypadku korporacji oznacza to miliony, a w średnich przedsiębiorstwach setki tysięcy złotych rocznie. Jak te wydatki zmniejszyć?
— Świadome administrowanie procesem druku poprzez kontrolę liczby wydruków, wsparte dobraniem właściwego sprzętu, to podstawa. I pierwszy krok do oszczędności — podpowiada Piotr Baca, dyrektor zarządzający Brother Polska.
— Samodzielnie czy z pomocą firmy zewnętrznej – drukiem po prostu opłaca się zarządzać. Dzięki temu możemy obniżyć koszty całkowite nawet o 40 proc. — dodaje Michał Kacprowicz, dyrektor działu rozwoju i rozwiązań biznesowych w Ricoh Polska.
Cena to nie wszystko
Jak szacują specjaliści IDC, jeden dokument powielany jest w biurach nawet 19 razy, choć rzadko potrzeba aż tylu kopii. To marnotrawstwo prądu, papieru i tonera łatwo ukrócić. Poprzez zainwestowanie w programy monitorujące, dzięki którym pracownicy nie przekraczają nadanych im uprawnień, dotyczących zarówno limitu drukowanych stron, jak i dostępu do niektórych funkcji, np. druku kolorowego. Za to kiepskim pomysłem jest zakup sprzętu w tzw. dobrej cenie. Bo produkt tańszy, wykonany z gorszych materiałów, który nie ma tak pożytecznych funkcji jak automatyczny druk dwustronny czy uśpienie, z reguły jest drogi w eksploatacji.
— Nie można kierować się wyłącznie ceną sprzętu u dostawcy. Trzeba brać pod uwagę TCO, czyli całkowite koszty druku, obejmujące m.in. tusze, tonery, energię elektryczną czy serwis — potwierdza Maki Nagao, menedżer produktu w Kyocera Document Solutions. Innym pomysłem na tańszy druk jest zrobienie porządku z niejednorodnym parkiem maszyn. Najlepiej używać produkty tej samej marki. A jeśli firma nie ma pieniędzy na nowy sprzęt, może go wypożyczyć. Będzie płaciła wówczas comiesięczny abonament. Jeżeli jednak wynajem nie wchodzi w grę, opłaca się zastosować program do zarządzania i kontroli urządzeń, które pochodząod wielu producentów i wykorzystują różne rozwiązania technologiczne. — Jedną z takich aplikacji jest nasze autorskie oprogramowanie o nazwie B-guard, które zostało zaprojektowane tak, by można je było łatwo zintegrować z infrastrukturą IT klienta. Aplikacja może przynieść nawet kilkudziesięcioprocentowe oszczędności — zachwala dyrektor Piotr Baca.
Może outsourcing?
Eksploatacja urządzeń, ich dzierżawa, zarządzanie dostępem, najlepszy model przejścia z dokumentacji papierowej na cyfrową — to wszystko wymaga nie lada kompetencji technologicznych. A z tymi szczególnie w mniejszych firmach jest kłopot. Czy to oznacza konieczność zatrudniania administratorów i innych osób obsługujących maszyny? Na szczęście jest jeszcze outsourcing druku. Zewnętrzny partner zadba o materiały eksploatacyjne, przeglądy serwisowe, naprawy. A także przekaże klientowi wiedzę i umiejętności niezbędne do obsługi urządzeń i aplikacji.
— Dzięki outsourcingowi użytkownik systemu nie martwi się o sferę IT, lecz może zająć się swoją podstawową działalnością — wskazuje dyrektor Michał Kacprowicz.