Wybór sprzętu IT powinien wiązać się z analizą rozwoju firmy. Czasem warto zainwestować na początku.
Firmowa infrastruktura IT to skomplikowany system, którego optymalne skonfigurowanie i dobranie ma strategiczne znaczenie dla sprawnego funkcjonowania całej firmy. Należy pamiętać, że wybór elementów infrastruktury IT nie może ograniczać się do doboru urządzeń spełniających podstawowe, bieżące zadania. Jak w każdej dziedzinie trzeba przewidywać i brać pod uwagę różne scenariusze rozwoju firmy i wzrostu zapotrzebowania na nowe funkcje.
Ważne jest, aby osoba decydująca o zakupach, bez względu na to, czy chodzi o serwer, komputer czy drukarkę, zdawała sobie sprawę, że trafna inwestycja w bardziej zaawansowane funkcje czy odpowiednie możliwości pozwoli w przyszłości na znaczne oszczędności.
Cenne dodatki
Kompleksowe podejście do wyboru sprzętu IT najlepiej widać w przypadku urządzeń drukujących. To tutaj oszczędności, jakie uzyskuje się dzięki trafnemu wyborowi konkretnych rozwiązań, są najbardziej widoczne w codziennym użytkowaniu.
Wybierając drukarkę lub kopiarkę do biura, należy brać pod uwagę nie tylko jej koszt, ale również poszczególne parametry urządzenia.
— Z wyższą ceną urządzeń wiąże się ich większa funkcjonalność, dodatkowe akcesoria oraz wydajność, ale też zwykle niższy koszt wydruku strony. Dlatego przed podjęciem decyzji o zakupie należy wziąć pod uwagę przede wszystkim planowane miesięczne obciążenie drukarki. Im większe obciążenie, tym bardziej warto zastanowić się nad droższym — w momencie zakupu — urządzeniem — mówi Marcin Adamski, menedżer produktu w HP Polska.
Jednak parametry to nie wszystko. Wielu producentów oferuje specjalne funkcje i oprogramowanie pozwalające na nadzór urządzenia, a tym samym znaczne oszczędności w jego eksploatacji.
— Takie oprogramowanie daje możliwość starannego monitoringu — pozwala zaobserwować, co dzieje się w danym systemie drukującym, i wychwycić większość nieprawidłowości — mówi Piotr Nowak, dyrektor regionalny ds. Europy Środkowej i Wschodniej w Oki.
Zazwyczaj administrator szybko zidentyfikuje np. przeciążenie małej drukarki, bo inna — wydajniejsza — po prostu stoi za daleko. Program podaje informacje o liczbie drukowanych stron, użytkowniku i porze wydruku. Ponadto, potrafi rozróżnić dokumenty o różnym stopniu pokrycia strony, a nawet informuje o nazwie drukowanego pliku. Jeśli taka analiza pokaże, że drukarka jest nadużywana czy wykorzystywana do niewłaściwych celów, program pozwala na nałożenie odpowiednich ograniczeń. To wszystko daje konkretne oszczędności.
— Oprogramowanie kontrolujące warto wprowadzać praktycznie w każdej firmie. Bez względu na jej wielkość. Nawet w małej sieci, stworzonej z kilkunastu użytkowników, bez pomocy oprogramowania nie zagwarantujemy optymalnego wykorzystania drukarek — dodaje Piotr Nowak.
Rozbudowa to podstawa
Wraz z rozwojem firmy niezbędne stają się również dodatkowe funkcjonalności czy też możliwość rozbudowy urządzenia przez zwiększenie jego możliwości. Dlatego już przy wyborze urządzenia należy sprawdzić możliwości sprzętu w tym zakresie. Firmy decydujące się początkowo jedynie na system drukujący, wraz ze swoim rozwojem mogą w większości przypadków rozbudowywać o urządzenie o dodatkowe moduły. Drukarki przeznaczone dla sektora MSP mają na przykład możliwość rozszerzenia przez moduły skanujące czy faksujące. Częstym dodatkiem jest duplex czy dodatkowe podajniki papieru, przydatne przy większej liczbie użytkowników. Dzięki tym dodatkom firmy mniejszym kosztem mogą zwiększyć funkcjonalność już posiadanego urządzenia zamiast inwestować w nowy sprzęt. Zresztą możliwość rozbudowy dotyczy nie tylko drukarek. Dobrym przykładem takiego perspektywicznego zakupu w firmie może być serwer.
— Przy wyborze serwera użytkownik powinien kierować się nie tylko jego ceną, ale także właśnie możliwościami rozbudowy i kosztem końcowym transakcji, która będzie na nim wykonywana. Należy również pamiętać, że niedoposażenie maszyny na początku może w przyszłości uniemożliwić nam dalszą rozbudowę lub umożliwić jedynie rozbudowę, która będzie nieefektywna kosztowo, ze względu na postęp technologiczny — wyjaśnia Piotr Pietrzak z IBM Polska
Ile to kosztuje?
Klienci decydując się na zakup sprzętu komputerowego, nawet jeśli biorą pod uwagę poszczególne parametry, zapominają o współczynniku TCO (total cost of ownership). A tak naprawdę jest to najważniejszy współczynnik, jeżeli chodzi o długofalowe wydatki. Najbardziej znaną metodą badania TCO w informatyce jest badanie z użyciem metodologii Gartnera. Nie jest to badanie pojedynczej maszyny, lecz całej infrastruktury. Model zakłada analizowanie nie tylko kosztów ponoszonych na pojedyncze maszyny, ich zakup, wyposażenie, szkolenie użytkowników, naprawy, ale również bada wpływ na ponoszony koszt przez zmiany oprogramowania oraz stosowanych technologii. Firmy decydując się na zakup sprzętu IT powinny przede wszystkim brać pod uwagę właśnie ten parametr.
— Jeśli dla przykładu przyjmiemy wartości procentowe podawane przez niezależnych analityków, że koszt zakupu komputera przenośnego to tylko 15 do 20 proc. kosztów, jakie poniesie firma podczas 3-letniego użytkowania sprzętu, to powinniśmy kupować sprzęt najtańszy w późniejszej obsłudze — radzi Jacek Kaźmierczak z IBM Polska.
Niestety w przeważającej większości przypadków tak nie jest. Jak zgodnie twierdzą producenci i dystrybutorzy, dla klienta instytucjonalnego przy zakupie komputerów przenośnych lub stacjonarnych ważna jest przede wszystkim cena. W zapytaniach ofertowych opisywane są konfiguracje, wiele uwagi poświęca się tematowi serwisu oraz realizacji dostawy. Jednak bardzo mało mówi się na temat TCO.
— Klient często bardziej ceni sobie przysłowiowe 5 proc. upustu niż zwiększoną funkcjonalność, która w przyszłości może dać oszczędności nawet do 50 proc. kosztów obsługi. W konsekwencji oferowane są najtańsze maszyny. Urządzenia wyposażone w zaawansowane funkcje przegrywają z konfiguracjami podstawowymi mniej innowacyjnych producentów — mówi jeden z dostawców.
Sukces kupowania
Problemem jest to, że specjaliści, pracujący w działach zakupów, nie są w stanie wytłumaczyć zwierzchnikom, że zakup droższego sprzętu nie jest rozrzutnością, ale jest podyktowany oszczędnościami z perspektywy całej firmy. Część decydentów woli zaoszczędzić wspomniane 5 proc. na początku i wydać podczas użytkowania sprzętu wielokrotność oszczędzonej wcześniej kwoty. Dlaczego tak się dzieje?
— Większość kupujących jest oceniana i nagradzana za zakupy w krótkiej perspektywie czasu i ponoszone koszty w przyszłości nie są brane pod uwagę w takim stopniu, aby miały znaczenie przy wyborze np. komputera. To tak jak zaciągnięcie zobowiązania kredytowego o niskim oprocentowaniu, a z wysoką opłatą manipulacyjną — związaną z kwotą udzielanego kredytu — i niewzięcie tej opłaty pod uwagę w liczeniu kosztów kredytu — podsumowuje Jacek Kaźmierczak.
Przeliczenie kosztów
Początkowa cena, to tylko wierzchołek góry lodowej. Doświadczenie pokazuje także, że im niższa cena zakupu urządzenia, tym droższa będzie jego eksploatacja. Prawdopodobnie wybór początkowo droższego urządzenia po okresie 2-4 miesięcy da nam wymierne oszczędności. Nie przesadzajmy jednak zbytnio. Wybór urządzenia z najwyższej półki przy stosunkowo niewielkim nakładzie wydruków może nigdy nie przynieść nam oszczędności.
Łukasz Rumowski, menedżer produktu Kyocera Mita w firmie Arcus.
