Zarządzanie należnościami można zlecać, ale polskie firmy są z tym ostrożne
Polscy przedsiębiorcy nie zawsze umieją dostrzec korzyści ze zlecania niektórych funkcji wyspecjalizowanym firmom.
Koszt outsourcingu obsługi kadrowo-płacowej dla firmy zatrudniającej około 100 osób może być o około 20-30 proc. mniejszy niż średnia płaca specjalisty zatrudnionego na etacie — twierdzą specjaliści z branży. Według raportu Fundacji Instytut Outsourcingu o stanie branży w 2009 r., coraz więcej firm decyduje się na oddanie w zewnętrzne zarządzanie swoich zespołów handlowych.
Ten wzrost zainteresowania potwierdza Przemysław Budzbon, dyrektor zarządzający ADP Polska, międzynarodowego dostawcy outsourcingu funkcji kadrowo-płacowych. Jak mówi, w drugim półroczu 2009 spółki skierowały do jego firmy prawie o 50 proc. więcej pytań o jej usługi niż w tym do tego samym okresie 2008 r.
Ostrożność
Statystyki korzystania z usług outsourcingowych się więc poprawiają, ale klienci w Polsce wciąż nie ufają np. firmom windykacyjnym i wolą zatrudniać własnych fachowców od zarządzania należnościami. Nawet gdy powierzają niektóre dziedziny administrowania przedsiębiorstwem zewnętrznym jednostkom, to i tak często wyznaczają osobę odpowiedzialną za kontakty ze zleceniobiorcą i nadzorującą jego działania. Przykładem jest Telekomunikacja Polska (TP), która ma komórkę odpowiadającą za zarządzanie należnościami, współpracującą z firmami windykacyjnymi. Działalność spółek zewnętrznych musi spełniać wymagania procedur, które kontrolują pracownicy TP. Weryfikują raportowanie, kryteria podjęcia działań, metody rozliczania.
Zdaniem Jarosławy Warszawskiej, dyrektora spółki Mericon, wydzielenie odrębnej komórki współpracującej z firmami outsourcingowymi ma ustrzec przed ujawnieniem poufnych treści.
— Z usług firm outsourcingowych powinny korzystać przede wszystkim mniejsze przedsiębiorstwa, zatrudniające do tysiąca pracowników, gdyż jest to dla nich opłacalne. Ale strach przed wyciekiem informacji jest tak silny, że właściciele firm wolą przepłacać i zatrudniać własnych ludzi — twierdzi Jarosława Warszawska.
To dlatego przed decyzją o skorzystaniu z outsourcingu klienci wymagają przedstawienia procedur bezpieczeństwa, polis ubezpieczeniowych, podpisania bezterminowych oświadczeń o zachowaniu poufności z klauzulami o wielotysięcznych karach nawet za jednorazowy przypadek złamania takiej umowy.
Dlaczego się opłaca
Według przedstawicieli firm outsourcingowych duże przed- siębiorstwa często przerzucają obowiązki na inne działy, których zadania odbiegają od zarządzania należnościami.
— Rolą działu sprzedaży jest koncentrowanie się na utrzymywaniu pozytywnych relacji z odbiorcami i w miarę możliwości dokonywanie kolejnych transakcji sprzedażowych, a nie dochodzenie należności. Również pracownicy księgowości często nie mają odpowiednich predyspozycji psychicznych, by prowadzić rozmowy windykacyjne. Podlegają też ograniczeniom czasowym i nie dysponują odpowiednim zapleczem technicznym do komunikacji z dłużnikami — ocenia Dawid Naglik, dyrektor obszaru usług finansowych Arvato Service Polska.
Katarzyna Zasada, rzecznik prasowy PGNiG, która to spółka nie korzysta z outsourcingu z zakresu zarządzania należnościami, uważa, że dzięki powierzaniu tego procesu firmom zewnętrznym pracownicy służb handlowych mogą poświęcić więcej czasu na obsługę i poszukiwanie klientów.
— Ale z drugiej strony byłaby to ingerencja, która ze względu na poufałość kontaktową z odbiorcami, w tym także spółkami publicznymi, mogłaby niekorzystnie wpłynąć na bieżącą współpracę — komentuje Katarzyna Zasada.
Stworzenie jednostki organizacyjnej, która zajmie się dochodzeniem należności, wiąże się ze sporymi kosztami — zatrudnienia, wyposażenia miejsc pracy, zakupu i amortyzacji narzędzi, np. systemów wspierających windykację telefoniczną i pisemną.
Nakłady mogą być nawet kilka razy większe niż wynagrodzenie firmy outsourcingowej — twierdzą przedstawiciele tej branży. Poza tym koszty spółki outsourcingowej zależą od wartości obsługiwanych wierzytelności, a w przypadku windykacji od jej skuteczności. Nie ma więc żadnych wydatków stałych.
— Koszt obsługi kadrowo-płacowej firmy zatrudniającej około 100 osób wyniesie około 20-30 proc. mniej niż średnia płaca specjalisty zatrudnionego na etacie w takiej firmie, wynosząca około 3300-3800 zł miesięcznie — twierdzi Adam Kubiak, key account manager firmy Mericon.
Wyspecjalizowane instytucje dysponują profesjonalnym personelem i zapleczem technicznym. Firmy profesjonalnie zarządzające wierzytelnościami mają dostęp do różnych baz danych i — jak podkreślają — obiektywnie i możliwie szybko umieją ocenić ryzyko związane z transakcjami z danym odbiorcą.
Działanie outsourcerów docenił Alior Bank, który skorzystał z ich wsparcia już przy wchodzeniu na polski rynek.
— Outsourcing pomógł nam zoptymalizować skalę zatrudnienia specjalistów, których potrzebowalibyśmy dopiero po osiągnięciu zakładanego poziomu działalności. Zależało nam również na uniknięciu wszelkiego ryzyka związanego z wprowadzaniem nowych technologii — informuje Robert Midura, dyrektor zarządzający obszaru operacji Alior Banku.
O możliwościach polskiego rynku outsourcingu może świadczyć to, że — jak podaje Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych — na państwowe dotacje czeka w tej chwili siedem takich firm.
Małgorzata Ciechanowska