Nie każda zwłoka w zapłacie wynika ze złej woli, ale na każdą trzeba reagować.
– Bierne czekanie nic nie da. Jeśli umiejętnie odczytamy i zinterpretujemy zachowania płatnika, to będziemy w stanie zadziałać, zanim problem z płatnością stanie się poważniejszy – radzi Jacek Dżumak, ekspert firmy Pactus.eu.
Uważna obserwacja
Jeśli zaległość dotyczy firmy, o której wiadomo, że w przeszłości zdarzało jej się nieterminowo regulować zobowiązania, warto być przygotowanym na to, że ma ona gotowy scenariusz na wypadek otrzymania wezwania do zapłaty. Dłużnik rzadko całkowicie zrywa kontakt z kontrahentami, gdy pojawia się problem płatniczy.
– To dobra wiadomość, ale także pułapka, w której można łatwo dać się wodzić za nos przez dłużnika. Pamiętajmy, że oczekując na płatność, trafiamy do kolejki, w której może być też wielu innych wierzycieli. Kluczowe jest prowadzenie negocjacji w sposób przemyślany, odczytywanie ruchów dłużnika i odpowiednie reagowanie na nie, żeby zająć jak najlepsze miejsce w tej kolejce. Jeśli damy się zepchnąć na koniec, możemy zapomnieć o szybkim uzyskaniu zapłaty za wykonaną usługę lub dostarczony towar – uważa Jacek Dżumak.
Jego zdaniem dłużnik, który nie ma zamiaru uregulować należności, będzie dążył przede wszystkim do prowadzenia rozmów w sposób, który wzbudzi zaufanie wierzyciela. Stworzy pozory, że zaległa płatność jest dla niego sprawą priorytetową. Jak zatem rozpoznać, czy jednak nie dajemy się zwieść?
Jednym z sygnałów ostrzegawczych, na które warto zwrócić szczególną uwagę w kontaktach z dłużnikiem, jest unikanie kontaktu w kluczowych momentach. Jeżeli kontrahent słabiej reaguje na nasze próby kontaktu w sprawie płatności, może to sugerować, że nie ma czasu na rozmowy z nami, ponieważ prowadzi rozmowy z innymi wierzycielami, którzy zajęli lepszą pozycję w kolejce po pieniądze.
– Takie zachowanie często wiąże się z opóźnieniami w odpowiedziach na nasze wezwania do zapłaty oraz udzielaniem odpowiedzi w godzinach nietypowych dla prowadzenia biznesu – wskazuje Jacek Dżumak.
Kluczowy moment
Kolejny sygnał to niejednoznaczne obietnice zamiast konkretów. Jeżeli na przykład kontrahent unika podania konkretnej daty płatności, może to świadczyć o braku wiary w możliwość realizacji wcześniejszej obietnicy. Łatwiej powiedzieć, że „staraliśmy się zapłacić, ale się nie udało”, niż przyznać, że zapłata została obiecana, ale jej nie dokonano - i ponieść pełną odpowiedzialność za niewykonanie zobowiązania.
Czujność przedsiębiorcy powinny wzbudzić także problemy w komunikacji związane z brakiem osoby odpowiedzialnej za płatność. Jeżeli rozmowy na ten temat rozpoczyna z księgową, a następnego dnia, nie mogąc się do niej dodzwonić, przechodzi do negocjacji z asystentką zarządu, żeby ostatecznie trafić do dyrektora finansowego, może to sugerować, że kontrahent stara się rozmyć swoją odpowiedzialność za brak płatności.
– Szczególnie gdy kolejni rozmówcy twierdzą, że jedynie przekazują informacje, a nie mają wpływu na rozwiązanie sprawy – zauważa Jacek Dżumak.
Ostatni sygnał ostrzegawczy to piętrzące się problemy techniczne. Oczywiście trzeba wziąć pod uwagę, że na drodze do wykonania przelewu mogą zdarzyć się sytuacje losowe.
– Jednak jeśli słyszymy, że przelew nie przeszedł, bank zawiesił sesję lub pieniądze utknęły pomiędzy wierzycielem a płatnikiem z winy banku, powinniśmy wiedzieć, że nie mamy do czynienia z wyjątkowym pechem płatnika, tylko z wymówką – tłumaczy Jacek Dżumak.
Dodaje, że odpowiednie wyczucie momentu, w którym trzeba przestać dawać dłużnikowi kolejne szanse, jest kluczowe. Jeśli mijają kolejne tygodnie, a każda próba kontaktu kończy się ogólnikami lub obietnicami bez pokrycia, to wyraźny sygnał, że mamy do czynienia z grą na czas i trzeba wziąć sprawy w swoje ręce.