O fikcyjnych delegacjach, kantach z kilometrówkami i zaskakująco wysokich rachunkach w restauracjach i hotelach słyszymy głównie w kontekście eskapad polityków. Problem jednak dotyczy także polskich firm, z których aż 11 proc. na służbowe wojaże przeznacza ponad 1 mln zł rocznie — wynika z badania Amadeus Polska.
— Zakup i utrzymanie floty samochodowej, opłaty drogowe, hotele, bilety kolejowe i lotnicze — na tym obciążenia firmy się nie kończą. Musi też przeznaczać odpowiednie kwoty na reprezentację i diety. Przy rozliczeniach papierowych dochodząkoszty operacyjne związane m.in. z utrzymywaniem kas, obiegiem dokumentacji, ręcznym naliczaniem diet — wymienia Anna Derlacka, dyrektor finansowy w Edenred Polska.
Wygodniej i taniej
Nic dziwnego, że ponad połowa biznesowych decydentów chce zaoszczędzić na tych wyjazdach, zmniejszając jednostkowe limity wydatków. Trzech na 10 mówi o konieczności przestrzegania przez pracowników tzw. polityki podróży, a niemal co piaty — o wprowadzeniu jednego kanału zakupów dla wszystkich usług. Optymalizację kosztową — zdaniem respondentów — mogłyby przynieść różne usprawnienia, jak ograniczenie formalności, większa samodzielność wyjeżdżających i ściślejsza kontrola nad delegacjami i wydatkami (odpowiednio 30, 22 i 19 proc.).
— W niektórych przedsiębiorstwach zarządzaniem i rozliczaniem wyjazdów służbowych zajmuje się wiele osób, które często korzystają z różnych narzędzi raportowania, od arkuszy kalkulacyjnych po systemy IT. Każdy specjalista odpowiada tylko za część procesu, a dane, którymi dysponuje, nie są gromadzone w jednym miejscu. Taki tryb pracy kończy się chaosem, a często także brakiem odpowiedniej kontroli. W efekcie odpowiedzialni za finanse nie zdają sobie nawet sprawy, ile pieniędzy pochłaniają podróże, a ile idzie na obsługę takich działań — mówi Anna Derlacka.
Sposób na nadużycia
Niekiedy pracownik płaci za wszystko ze swojej kieszeni. Dopiero po powrocie firma zwraca mu koszty. Przeciwny scenariusz: służbowe pieniądze są przetrzymywane przez zatrudnionych, zaliczki — rozliczane z opóźnieniem. Nadużyć i pomyłek związanych z wyjazdami nie brakuje. Kwitnie też niepotrzebna papierologia. Jak tego uniknąć? Edenred proponuje przedpłaconą kartę płatniczą, z której można korzystać również za granicą. Wsparciem dla rozwiązania jest platforma internetowa, pozwalająca na bieżąco kontrolować wydatki i oferująca przejrzystą informację, co się przekłada na odczuwalne oszczędności. Jeden z użytkowników cyfrowego systemu chwali go za wyeliminowanie uciążliwych zaliczek i zminimalizowanie ryzyka związane z obrotem gotówkowym. Inny zwraca uwagę na aplikację mobilną, dzięki której pracownik na delegacji może sprawdzić saldo, historię transakcji, wysyłać wniosek o doładowanie karty i zeskanować rachunki.