W okresie prosperity rynek papierniczo-poligraficzny szybko się rozwijał. Marże były przyzwoite, a każda inwestycja zarabiała na siebie od pierwszego miesiąca. W 2008 r. sytuacja diametralnie się zmieniła. Po pierwsze, kryzys spowodował spadek zamówień. Po drugie, firmy na dużą skalę wdrażały nowe moce produkcyjne, hojnie dofinansowywane przez fundusze unijne. Po trzecie, tempa nabrała transformacja technologiczna, czyli wypieranie komunikacji papierowej przez elektroniczną.
— Suma tych czynników dla naszego sektora oznaczała znaczącą nadpodaż, której konsekwencją była agresywna konkurencja cenowa. Ponadto wiele przedsiębiorstw miało problemy ze spływem należności. Godziły się więc niejednokrotnie na pracę poniżej kosztów, byleby pozyskać jakąkolwiek gotówkę i utrzymać ciągłość działalności — wspomina Maciej Dworzański, dyrektor IT w firmie Omeko, która dostarcza produkty poligraficzne i papierowe materiały eksploatacyjne do urządzeń drukujących.
Omeko zdecydowało się na wprowadzenie rozwiązania SAP, które dało mu dostęp do rozbudowanej analityki biznesowej. Dzięki niej — jak zapewnia dyrektor Dworzański — udało się z dużą precyzją zrealizować konieczne cięcia kosztów.
Dzięki systemowi klasy BI (business intelligence), spółka dowiedziała się, które produkty mają najniższą marżę, na których klientach zarabia, a do których dopłaca. Mogła też określić, które linie technologiczne nie przynoszą oczekiwanej stopy zwrotu.
— W krótkim czasie wyeliminowaliśmy lub przeorganizowaliśmy nierentowne komórki w firmie. Dzięki rozbudowanej kontroli należności udało się uniknąć ryzykownych transakcji, co nie tylko zapewniło nam bezpieczeństwo w trudnych czasach, ale także pozwoliło istotnie poprawić płynność finansową — opowiada Maciej Dworzański.
Mędrca szkiełko i oko
Omeko to, biorąc pod uwagę polskie realia, średnia firma (zatrudnia około 140 osób). Ale — jak podkreśla Paweł Gajda, architekt rozwiązań biznesowych w SAP — analityka coraz częściej trafia także do mniejszych przedsiębiorstw.
Według niego, dzieje się tak, ponieważ niższy jest próg inwestycyjny dla takich projektów. Jednocześnie wzrosła wiedza menedżerów o korzyściach z takich wdrożeń. Chcą tworzyć plany i podejmować decyzje na podstawie realnych danych, dostarczane im przez zaawansowane systemy informatyczne.
— Za sprawą konkurencji innych państw i na skutek rosnącej liczby danych otoczenie biznesowe stało się bardziej złożone i mniej przewidywalne. Odpowiedzią na te wyzwania są rozwiązania business intelligence. Pozwalają wyciągnąć właściwe wnioski z masy rozproszonych i pozornie niepowiązanych ze sobą informacji — tłumaczy Paweł Gajda.
Dawniej szefowie liczyli na swoją intuicję i doświadczenie albo zatrudniali rzesze konsultantów. Dziś zdają sobie sprawę, że ludzie mogą zawodzić.
— W złożonych procesach biznesowych kierowanie się intuicją jest ryzykowane. Jeżeli mamy kilkuset klientów, to jak możemy określić rentowność każdego z nich? Jak możemy oszacować stopę zwrotu z modernizacji technologii? Pomiary na wyczucie sprawdzają się, gdy jesteśmy w stanie zaakceptować duży margines błędu, czyli np. przy wysokich marżach lub niewielu klientach. Jeśli sytuacja rynkowa zmusza do wyciśnięcia z procesów ostatniej złotówki, analityka biznesowa staje się niezbędna — uważa Maciej Dworzański.
A może wystarczyłby stary, poczciwy Excel?
— Owszem, są firmy, które wciąż praktykują obliczenia w arkuszach kalkulacyjnych. To się jednak zmienia. Ile czasu pochłonie analiza danych w Excelu, gdy baza to dziesiątki tysięcy rekordów? Menedżer pozna wprawdzie odpowiedzi, ale zbyt późno — wskazuje Paweł Gajda.
— Odpowiedzialność za sprzedaż i finanse ze wsparciem BI jest znacznie łatwiejsza. Oprogramowanie pozwala na porównywanie, analizę danych i planowanie odpowiednich działań — wtóruje mu Katarzyna Kaganiec, dyrektor działu zarządzania produktem w Sage.
Wzrost mimo kryzysu
Choć trwa dekoniunktura, rynek analityki biznesowej stale rośnie. W 2011 r. wzrost wyniósł prawie 6 proc. A według prognoz biura badawczo-analitycznego DiS, w najbliższych pięciu latach będzie to 5-10 proc. rocznie, m.in. z powodu dużego zainteresowania sektora MŚP tymi technologami. Dwa lata temu produkty dla małych i średnich firm stanowiły 40 proc. oferty dostawców, ale ten odsetek stale rośnie.
— Coraz większy popyt na aplikacje klasy BI przekłada się na szeroką ofertę producentów, którzy proponują już około 200 produktów tej klasy. Można wśród nich wyróżnić systemy uniwersalne, które integrują się z każdym oprogramowaniem, i specjalizowane, znajdujące zastosowanie w co najmniej kilku branżach. Jednak prawie połowa to programy niszowe, wyspecjalizowane i dopasowane do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa — informuje Katarzyna Kaganiec.