Przekonujecie, że stale szukacie innowacyjnych rozwiązań technologicznych, by zautomatyzować procesy podatkowe klientów. Co to oznacza w praktyce?
P.H. W wielu krajach, w tym w Polsce, pojawiają się wymagania dotyczące raportowania i kalkulacji podatków, które są nie do spełnienia bez rozwiązań technologicznych i automatyzacji. Nie ma możliwości poprawnego ich wygenerowania ręcznie, tak jak się to robiło kiedyś. JPK, SAFT nie da się zrobić manualnie, trzeba mieć do tego odpowiednie narzędzie, zautomatyzowany przepływ danych.
R.N. Takie wymogi narzuca ustawodawca, a część przepisów takich jak JPK dotyczy wszystkich firm.
P.H. Oczywiście są inne narzędzia wspierające raportowanie dla podatników mniejszych i inne dla dużych, w tym międzynarodowych korporacji. Ale należy podkreślić, że przepisy dotyczące odpowiedniego raportowania podatków obowiązują we wszystkich krajach, choć różnią się między sobą. Dlatego, jeśli firma działa na wielu rynkach, odpowiedzialne za podatki służby muszą się mierzyć z raportowaniem według różnych standardów. Bez automatyzacji byłoby to niemożliwe.
R.N. Nawet w przypadku raportów, które nie wymagają automatyzacji, wdrażamy z klientami konkretne rozwiązania zwiększające efektywność w firmach i skracające czas kalkulacji.
Jakie technologie wdrożyliście już do procesów podatkowych, a nad jakimi pracujecie?
R.N. Pracujemy jako doradca podatkowy, ale z silnym własnym zapleczem IT, dzięki czemu np. tworzymy własne aplikacje podatkowe. Oferujemy swoje rozwiązania, np. do raportowania JPK i cały czas rozwijamy kolejne. Współpracujemy także z innymi działami w naszej firmie. Dla przykładu pracujemy wspólnie z kolegami, którzy wdrażają rozwiązania SAP tworząc z nimi dedykowane nakładki podatkowe; konfigurujemy także systemy księgowe innych firm. Jesteśmy w stanie pomóc klientowi w rozliczeniu VAT, CIT i w wielu innych obszarach. U nas programiści współpracują z doradcami podatkowymi i analitykami aplikacji, by stworzyć rozwiązania jak najlepiej dostosowane do potrzeb klientów.
P.H. Oprócz mocnych kompetencji IT, które rozbudowaliśmy u siebie w podatkach, mamy także wsparcie naszego działu konsultingu, z którym nierzadko łączymy siły, aby jak najlepiej zaimplementować nasze technologie u klientów. Rozwijamy także mniejsze narzędzia chmurowe służące do rozwiązywania problemów ad hoc naszych klientów.
R.N. Biorąc pod uwagę obecny rozwój technologii, mogę śmiało powiedzieć, że jesteśmy w stanie pomóc klientowi rozwiązać prawie każdy problem związany z automatyzacją procesów podatkowych. Możemy zarówno dostarczyć gotowe rozwiązanie, jak i unowocześnić oraz dostosować do nowych wymogów te, które już posiada jego firma.
Jakie narzędzia oferujecie? Które z nich są najpopularniejsze?
R.N. Najczęściej wdrażamy narzędzia pozwalające na obsługę podatku VAT, bo wymusił je ustawodawca. Ale mamy również rozwiązania pomocne przy raportowaniu podatku akcyzowego, CIT, podatku od nieruchomości.
P.H. Najbardziej znanym narzędziem, które rozwijamy od ponad 10 lat, jest aplikacja taxCube™ m.in. do wspierania kalkulacji VAT. Nie jest tajemnicą, że podatek ten — mimo, iż zharmonizowany — ma swoją lokalną specyfikę „rozliczeniową” w każdym kraju. W efekcie, jeśli firma działająca na wielu rynkach bazuje na danych ze swojego systemu księgowego nieodzwierciedlających tej lokalnej specyfiki, to musi potem te dane przerabiać manualnie w Excelu, aby odpowiednio wyliczyć swoje zobowiązanie VAT. Dlatego właśnie stworzyliśmy narzędzie ułatwiające pobieranie i przetwarzanie danych dla celów podatkowych. Oprócz tego aplikacja daje oczywiście możliwość stworzenia odpowiedniego raportu i wysłanie go od razu na serwer MF, dzięki czemu obsługuje ona cały proces rozliczenia podatku od początku do końca.
Co dzięki automatyzacji podatków zyskuje klient?
R.N. W dłuższej perspektywie na pewno efektywność kosztową. Ale dobrze wdrożona automatyzacja, która zaczyna się od zmapowania wszystkich procesów podatkowych i biznesowych w firmie, ogranicza także ryzyko błędów w obliczeniach oraz niedotrzymania terminów. Daje także możliwość lepszego zarządzania danymi, co np. pomaga eliminować ryzyka i maksymalizować przyszłe zyski.
W tym kontekście warto poruszyć jeszcze kwestię rynku pracy. Mianowicie mamy deficyt specjalistów od podatków. Dlatego warto maksymalnie odciążyć tych, których już mamy w firmie, bo o nowych jest niezwykle trudno.
Jak reagujecie na zmiany w prawie i jak przygotowujecie do nich klientów? Od 1 lipca 2024 r. zostanie wprowadzone obligo faktur ustrukturyzowanych. Co to oznacza? Jakie są główne założenia systemu?
R.N. Przy jakichkolwiek zmianach przepisów najpierw zastanawiamy się, co to oznacza dla naszych klientów, a następnie jak możemy pomóc. Podkreślam, że dobre wdrożenie technologii wymaga zmapowania procesów biznesowych, związanych z wdrażanym rozwiązaniem. Jeśli wpływa faktura, to od kogo, gdzie wpływa, jak jest księgowana — w różnych rodzajach działalności wygląda to inaczej. Dopiero po znalezieniu odpowiedzi na tego typu pytania wybieramy właściwe rozwiązanie technologiczne.
P.H. Konieczność wystawiania faktur ustrukturyzowanych wprowadzają kolejne kraje w Europie, więc nie jest to rozwiązanie nowe. Ale już sam sposób implementacji tej koncepcji do naszych przepisów jest lokalny, specyficzny dla naszego kraju. Zanim się okazało, jak system będzie działał w szczegółach, ale już było wiadomo, co ma zawierać faktura elektroniczna, zaczęliśmy organizować pierwsze warsztaty dla klientów, na których przekładaliśmy techniczne specyfikacje IT na język zrozumiały dla działów podatkowych. Działamy w tym wypadku trochę jak pomost pomiędzy działami księgowymi i podatkowymi u naszych klientów a ich zespołami IT. Jesteśmy też w stanie dostarczyć specjalne oprogramowanie wspierające nowe wymogi e-fakturowe.
R.N. Często zdarza się tak, że w firmach międzynarodowych tłumaczymy także dlaczego i czym nasze prawodawstwo podatkowe różni się od zasad przyjętych w innych krajach, np. w Europie, dlaczego jest nie tylko inne, ale również bardziej skomplikowane. W takich sytuacjach jesteśmy mediatorem pomiędzy właścicielami firmy a lokalnymi działami podatkowymi. Występujemy w roli zaufanej trzeciej strony. Choć przyznaję, że zagraniczne firmy są znacznie bardziej otwarte na nowe technologie niż polskie, to czasami trudno im zrozumieć, dlaczego akurat dla lokalnych rozliczeń podatkowych potrzebne są dodatkowe narzędzia IT.
P.H. Trochę żartobliwie powiem o istnieniu pewnej prawidłowości: dostrzeganie wartości dodanej z automatyzacji lokalnych rozliczeń podatkowych wzrasta wraz ze wzrostem doświadczenia osoby w międzynarodowej organizacji odpowiedzialnej za te rozliczenia i z ilością kontroli podatkowych, których doświadczyła. Szczególnie jeśli kontrola wymaga przedstawienia dokumentów za pięć lat wstecz. Wówczas dopiero widać, jak — dzięki wdrożonym technologiom IT — o wiele prostsze jest spełnienie oczekiwań skarbówki.
Czy poza fakturowaniem klienci muszą się przygotować na jakieś zmiany?
R.N. Trwają rozmowy na temat digitalizacji raportowania podatku CIT, czyli o tzw. JPK CIT. Wiadomo, że przepisy wejdą, nie wiadomo jednak, kiedy i jak trudno będzie je zaimplementować.
P.H. Jest też kwestia wejścia w życie przepisów o elektronicznej ewidencji akcyzowej — tzw. CEWA. Przygotowujemy się także na wprowadzenie Filaru 2, czyli do międzynarodowej koncepcji dla krajów OECD mającej na celu ujednolicenie opodatkowania podatkiem dochodowym w taki sposób, aby nie było dysproporcji, a w związku z tym — przerzucania dochodów do krajów, gdzie obowiązuje niższa stawka podatkowa.
R.N. Jeśli chodzi o CIT, podatek od nieruchomości, VAT, akcyzę, jesteśmy w stanie pomóc klientom, automatyzując ich procesy podatkowe w całości lub części, tak aby przebiegały szybciej i były bardziej efektywne. Możemy użyć do tego naszego rozwiązania IT lub we współpracy z innym dostawcą albo w postaci nakładki na to, co firma już posiada. Gwarancją jakości naszych rozwiązań jest to, że sami na nich pracujemy i zanim zaoferujemy cokolwiek klientom, najpierw najczęściej wdrażamy to u siebie.
P.H. Ponieważ brakuje fachowców od podatków, możemy także pomóc firmom w rozwoju ich doradców podatkowych w kierunkach technologicznych — z naszego doświadczenia wynika, że niejednokrotnie łatwiej doradcy podatkowemu przyswoić sobie pewne koncepcje techniczne pozwalające na całkiem sprawne poruszanie się w kwestiach automatyzacji rozliczeń podatkowych, niż programiście nauczyć się podatków <śmiech>.
Rozmawiała Beata Tomaszkiewicz