Trudno dziś sobie wyobrazić dobrze funkcjonującą organizację bez infrastruktury IT utrzymanej na wysokim poziomie. O zakupach sprzętu i oprogramowania decyduje jednak wiele czynników, indywidualnych dla każdej działalności. O tym, jak optymalizować proces zakupowy na podstawie wiedzy z dotychczasowych postępowań dyskutowali uczestnicy debaty pt. „Jak oceniać efektywność zakupu oprogramowania i sprzętu IT?”, zorganizowanej przez „Puls Biznesu” we współpracy z DELL Technologies.
Różne spojrzenia
— W kontekście IT musimy patrzeć zarówno na duże projekty odtworzeniowe, takie jak wymiana sprzętu klienckiego dla naszych pracowników, jak i na zakup sprzętu enterprise, czyli urządzeń serwerowych, sieciowych lub systemów bezpieczeństwa. Analizujemy zadania powierzone nam przez spółkę, o ocenie sprzętu decyduje to, czy spełnia on wymagania naszej działalności. Z punktu widzenia podejścia do technologii kluczowe jest spełnienie wymogów bezpieczeństwa i użyteczności tego rozwiązania. Jeśli mamy systemy serwerowe, to musimy wiedzieć, czy producent dostarcza nam możliwość skorzystania z ciekawych programów wsparcia, programów gwarancyjnych i jak to się przełoży na rozwój naszego biznesu — podkreślił Łukasz Zymer, dyrektor IT w Polska Press.
Dialog z vendorami i dostawcami jest kluczowy. Jeśli po drugiej stronie jest partner, który doskonale zna kryteria zakupów, mamy postępowanie na zupełnie innym poziomie.
O ważnej roli analizy zakupu IT mówił też Krzysztof Turowski, R&D director w Exatel.
— Patrzymy na zakupy IT z trzech perspektyw. Po pierwsze, jesteśmy klasycznym odbiorcą: prowadzimy projekty informatyczne i w ich ramach mamy zapotrzebowanie na komputer, monitor, serwery i inny sprzęt. Są też zamówienia dla klientów, ponieważ tworzymy największą polską sieć, w której mamy 20 tys. km światłowodów, tysiąc klientów z sektora biznesowego i tam jest ogromne zapotrzebowanie na urządzenia sieciowe. Dzięki analizom zakupów doszliśmy do wniosku, że pojawiła się u nas nowa perspektywa tworzenia własnej platformy sieci definiowanych programowo. Dzięki ciągłym badaniom i obserwacjom zakupów doszliśmy do wniosku, że mamy potrzebę, którą najprościej będzie nam zagospodarować wewnętrznie. Z zamawiającego staliśmy się też twórcami rozwiązań wytwarzającymi na własny użytek. To efekt wielu rozmów o dotyczących wymagań i zamówień. Wszystkie zakupy analizujemy na bieżąco - nie robimy ich na wyrost i staramy się nadążyć za trendami — podkreślał przedstawiciel operatora telekomunikacyjnego.
Cyberbezpieczeństwo to coś, na co każdy powinien zwrócić uwagę, bo nawet najlepsze systemy i serwery bez odpowiednich zabezpieczeń będą bardzo łatwym łupem dla cyberprzestępców, zwłaszcza gdy funkcjonujemy w trybie pracy zdalnej lub hybrydowej.
Na zakupy IT można patrzeć z różnych perspektyw, a poszczególne departamenty w firmie mogą brać pod uwagę zupełnie inne czynniki. Kluczową pozostaje jeszcze perspektywa kontrolingu finansowego i zakupów IT.
— Jedna perspektywa to IT, gdzie patrząc na efekty projektu, możemy ocenić, czy zrealizował on swoje założenia. Ale jest jeszcze perspektywa controllingu finansowego, który na zakup patrzy długoterminowo, włączając w to np. parametry amortyzacji. Z kolei dla departamentu zakupów analiza jest o tyle istotna, że wchodząc do kolejnych przetargów, zna całą dotychczasową historię. To istotny fragment analityki, bez którego nie moglibyśmy efektywnie prowadzić postępowań — mówił Sebastian Hutny, dyrektor Departamentu Dostarczania Usług IT w banku Credit Agricole.
Poza jakością i wsparciem gwarancyjnym musimy zwrócić uwagę również na bezpieczeństwo każdego rozwiązania.
Przyglądanie się zakupom z perspektywy czasu jest istotne zarówno dla klientów, jak i dla dostawców, którzy nie zawsze otrzymują informacje niezbędne do optymalnego przygotowania oferty.
— Jeśli dzielimy zakupy na część enterprise i kliencką enterprise, to w tym pierwszym przypadku analiza trwa przez cały czas, a pod uwagę brana jest nie tylko efektywność infrastruktury, lecz cały projekt.
Przy zakupach klienckich dostajemy już mniej informacji, co w sytuacji ogólnoświatowych problemów m.in. z transportem czy komponentami zaburza długoterminowe funkcjonowanie procesu zakupowego. Zaryzykowałbym stwierdzenie, że przy zakupach klienckich analiza jest niewystarczająca.
Często dla efektywnie przeprowadzonego postępowania zakupowego trzeba ustalić poziomy cen lub upustów adekwatnych do skali organizacji i prowadzonego postępowania. Mogą w tym pomóc konsorcja zakupowe.
– Często obserwujemy te same zapytania, powtarzające się co roku, bo zakupy z poprzedniego roku są wyznacznikiem dla kolejnych budżetów. Moglibyśmy patrzeć na ten problem inaczej i zastanowić się jak użytkownicy korzystają ze sprzętu. Na tej podstawie moglibyśmy natomiast ocenić czy warto zrobić modyfikację — przyznaje Krzysztof Ducal, sales director w DELL Technologies, który podczas debaty prezentował punkt widzenia dostawców.
Przyszłość i bezpieczeństwo
Firmy muszą brać pod uwagę nie tylko aktualne potrzeby, ale też starać się przewidywać przyszłe zmiany. Są one na tyle dynamiczne, że część rozwiązań może zdezaktualizować się nawet w perspektywie kilku miesięcy.
— Kluczowym elementem jest sposób biznesowego rozliczania danego projektu. Z jednej strony bierzemy pod uwagę aktualne potrzeby, ale w długim horyzoncie musimy przewidzieć także ryzyka i zmiany założeń, które mogą zajść np. na skutek zmiany otoczenia prawnego. Umiejętność takiej analityki pozwala określić, jakie zmiany zapotrzebowania wystąpią w kontekście najbliższego okresu funkcjonowania całego środowiska — czy jest to trzy, czy pięć lat. Dla IT to bardzo długo, ale dopiero po takim czasie można mówić, że dany business case zostanie rozliczony w sposób właściwy — mówił Sebastian Hutny.
Coraz ważniejszą kwestią w kontekście IT staje się bezpieczeństwo, o czym podczas debaty przypomniał Łukasz Zymer.
— Poza jakością i wsparciem gwarancyjnym musimy zwrócić uwagę również na bezpieczeństwo każdego rozwiązania. Często vendorzy czy dostawcy rozwijają jakiś produkt na rok lub dwa lata do przodu i w pewnym momencie zmieniają nam linię produktową. Wtedy nie jesteśmy w stanie zagwarantować poprawnego działania systemu, pojawiają się luki podatności bezpieczeństwa, które z punktu widzenia funkcjonowania infrastruktury serwerowej są kluczowe — zaznaczył przedstawiciel Polska Press.
— Cyberbezpieczeństwo jest dziś bardzo istotne. Jest to coś, na co każdy powinien zwrócić uwagę, bo nawet najlepsze systemy i serwery bez odpowiednich zabezpieczeń będą bardzo łatwym łupem dla cyberprzestępców, zwłaszcza gdy funkcjonujemy w trybie pracy zdalnej lub hybrydowej. Aspekty bezpieczeństwa i wymagane normy powinny być traktowane w postępowaniach jako element konieczny i wpływający na dopuszczenie danego rozwiązania do dalszego użycia. Mówimy też o gwarancjach, ale ważne jest, by sprzęt nawet po okresie gwarancyjnym miał wsparcie techniczne. Amortyzacja sprzętu trwa zwykle dłużej niż okres gwarancji. Dostępność specjalistów, możliwość serwisowania — każda z tych rzeczy wpływa na nasze decyzje — dodał Krzysztof Turowski.
Wspólne wyzwanie
Eksperci podkreślali, że dobre podejście do zakupów IT wymaga zaangażowania wielu zespołów, uzupełniających swoją wiedzę.
— Olbrzymią rolę odgrywa departament zakupów i jego kompetencje. W prace nad umową serwisową i aspektami, takimi jak gwarancja i bezpieczeństwo danego rozwiązania, wiedza departamentu zakupów i jego zaangażowanie są kluczowe. Bardzo istotne jest też rozeznanie na rynku. Często dla efektywnie przeprowadzonego postępowania zakupowego trzeba ustalić poziomy cen lub upustów adekwatnych do skali organizacji i prowadzonego postępowania. Mogą w tym pomóc konsorcja zakupowe. Obserwując inne kraje, widzimy, że np. w Niemczech powołano centrum, które konsoliduje klientów chmury i daje im możliwość negocjacji korzystnych warunków. Te rozwiązania są przenoszone na polski rynek i tak musimy patrzeć zakupy rozwiązań dostarczanych przez globalnych operatorów. To bardzo istotny wątek w kontekście trendów na rynku IT — mówił Sebastian Hutny.
Podobne trendy zauważa Krzysztof Ducal, odnotowując również, że sprzęt IT staje się coraz ważniejszym elementem dla pracowników firm.
— Jeden z naszych klientów w ciekawy sposób zaczął analizować zakupy sprzętu klienckiego. Stwierdził, że zakup jest istotny dla jego pracowników, dla części młodych osób traktowany nawet jako element benefitowy. Robił więc ankiety wśród pracowników, na ile są zadowoleni ze sprzętu i jakie zmiany warto rozważyć — opowiadał sales director w DELL Technologies.
Takie podejście stoi w sprzeczności wobec typowego myślenia o IT, gdzie celem jest ujednolicenie sprzętu, by utrzymanie było jak najtańsze, a wymiana jak najprostsza. Z kolei dla dostawcy indywidualne podejście oznacza konieczność stworzenia bardziej złożonej oferty.
— Dialog z vendorami i dostawcami jest jednak kluczowy. Jeśli po drugiej stronie jest partner, który doskonale zna kryteria zakupów, mamy postępowanie na zupełnie innym poziomie — zaznaczył Ducal.
To tym bardziej istotne, że różne profile działalności potrzebują różnych narzędzi, a dostarczenie odpowiedniego sprzętu ma ogromny wpływ na podnoszenie efektywności pracowników.
Indywidualne podejście
— Analizy zakupów mogą powstawać w różnych miejscach i zapotrzebowanie też wychodzi z różnych kierunków. Inne potrzeby ma klasyczny dział IT, inne projekt badawczo-rozwojowy. Ale podoba mi się indywidualne podejście do pracownika i branie pod uwagę jego wymagań. To pokazuje, że z tematu sprzętu możemy przejść do tematów ludzkich i upewniać się, czy naszemu pracownikowi jest w pracy dobrze. Czasem się okazuje, że niewielka zmiana monitora może powodować, że ktoś będzie w pracy lepiej funkcjonował. To też jest kwestia zwinnego podejścia. Mówimy o modelu, gdzie klient i dostawca pracują z sobą bliżej, żeby lepiej dopasować produkty i wybrać optymalne rozwiązania — przyznał Krzysztof Turowski.
O indywidualnym podejściu mówił też Sebastian Hutny, przyznając, że w organizacjach działających na dużą skalę sprowadzenie wszystkiego do jednego standardu jest praktycznie niemożliwe. Dyrektor Departamentu Dostarczania Usług IT w Credit Agricole zaznaczył też, że zapytania ofertowe muszą się opierać na wcześniejszym ustaleniu realnych potrzeb firmy.
— Momentem na określenie kryteriów jest czas tworzenia koncepcji, gdy zespoły zadaniowe pracują nad danymi projektami. Wtedy możemy testować i budować projekt. Musi on być poprzedzony pracą zespołów dziedzinowych, która zaczyna się dużo wcześniej. Zdarza się, że vendorzy tego nie rozumieją. A to oni kreują nową wartość i nowe rozwiązania i to oni powinni być nośnikiem informacji dla klientów — mówił Hutny.
— Przy wytwarzaniu oprogramowania mówimy o modelu PDCA (ang. plan-do-check-act). Żadna z tych faz nie powinna zostać nigdy pominięta. To jest ciągły cykl. Za każdym planowaniem nowego działania powinno nastąpić sprawdzenie i rekreacja. Rozmowy o tym, co poszło dobrze, a co źle są nie tyle potrzebne, ile niezbędne. Tylko dzięki analizie błędów będziemy w stanie być lepsi później — uzupełnił Krzysztof Turowski.
Najważniejszy jest dialog
Eksperci zgodzili się, że na każdym etapie potrzebna jest rozmowa, rozpoznanie potrzeb partnera i zaproponowanie rozwiązań, które będzie w stanie obsłużyć konkretny projekt. Analiza historii zakupowej dostarcza danych poprawiających efektywność tego procesu.
— Wyciąganie wniosków z tego, co poszło źle, jest kluczowym elementem. Zespoły pracujące nad wytworzeniem oprogramowania lub w naszym przypadku też produktu contentowego, muszą wiedzieć, że produkt, który dostarczyli, pisząc, np. serwis internetowy, ma wszystkie funkcjonalności uwzględniające czynniki rynkowe. Tak by był oparty na najlepszych rozwiązaniach i brał pod uwagę sztuczną inteligencję i inżynierię danych, by nie pogłębiać długu technologicznego — tłumaczył Zymer.
Działy IT powinny analizować zakupy nie tyle w kontekście już wykonanych projektów, ile w odniesieniu do kolejnych działań.
— Samo rozliczanie przeszłości nie wniesie wiele dobrego. Znam przykład z innego rynku, gdy klient dokonał analizy zakupów z poprzedniego okresu i największym problemem okazała się terminowość dostaw. Postanowił więc zwiększyć kary umowne razy trzy. Efekt był taki, że nie pojawiła się żadna oferta. Musimy słuchać się nawzajem. Kiedy rozmawiamy o tym, że terminowość dostaw jest najważniejsza, to musimy też rozmawiać o tym, jak dostawy zaplanować i zapisać. Wtedy jesteśmy w stanie uniknąć nieprzewidywalnych sytuacji. Analizy procesów zakupów są potrzebne, ale nie z nastawieniem na rozliczanie samego procesu, tylko raczej z myślą, jak go zmodyfikować w przyszłości — mówił Krzysztof Ducal.
Dobrą praktyką w zamówieniach są otwarta komunikacja i partnerskie relacje.
— Mamy szalone czasy i nawet gdy coś zaplanujemy, rzeczywistość może pokrzyżować plany. Dlatego jeśli ktoś myśli nad większymi, skoordynowanymi zamówieniami, doradzałbym dialog i sprawdzenie potrzeb. Nie odkładajmy zakupów na ostatnią chwilę, bo perspektywa może się szybko zmienić. Tylko analiza poprzednich zakupów, aktualizacja potrzeb, podążanie za rynkowymi trendami i podejście protechnologiczne pozwolą nam działać innowacyjnie — radził Krzysztof Turowski.
Liczy się skutek
Według Sebastiana Hutnego często spotykanym błędem jest skupienie się na narzędziach, zamiast na efektach, jakie mają one przynieść firmie.
— Dobrze jest, gdy partner rozumie wartość biznesową projektu. Wtedy nie mówimy o tym, jakiego potrzebujemy sprzętu i jakich licencji, tylko mówimy, co chcemy osiągnąć i w jakim horyzoncie czasowym. Jeżeli jest zrozumienie na linii dostawca–klient, to wtedy najłatwiej zbudować ścieżkę, która poprowadzi nas do celu. Inny element to polityka dual vendor, która daje efekt nie tylko z perspektywy terminowości i jakości, ale też ceny. Warto taką strategię rozważyć. To zawsze musi być poprzedzone rozważaniami, jakie korzyści i jakie straty przynosi, bo one też w takich okolicznościach występują — mówił.
Z tym podejściem zgodził się Krzysztof Ducal.
— Myśląc krótkoterminowo, status jedynego vendora wydaje się sukcesem, ale w dłuższym horyzoncie to wcale nie jest takie dobre.
Gdy konkurujemy i współpracujemy przy większych projektach, to jesteśmy w stanie dostarczyć większą korzyść biznesową. Gdyby projekty ze swej natury były przypisane do jednego dostawcy, to jakość produktu i usługi oraz chęć zrozumienia potrzeb byłyby mniejsze. Konkurencja jest potrzebna, by się rozwijać i przygotowywać lepsze oferty. To sytuacja korzystna dla obu stron — podsumował dyskusję.