Już prawie 605 tys. płatników założyło swoje profile na Platformie Usług Elektronicznych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (PUE ZUS). To o 85 tys. więcej niż pół roku temu, od kiedy posiadanie konta na PUE pozwala m.in. skorzystać z kolejnego dla pracodawców usprawnienia — przyjmowania zwolnień lekarskich pracowników w postaci elektronicznej.
— Takich e-zwolnień wystawiono do tej pory ponad 189,6 tys. — informuje Wojciech Andrusiewicz, rzecznik prasowy ZUS.
Z gabinetu na konto
Profile na PUE mieli obowiązek utworzyć do końca 2015 r. pracodawcy zatrudniający więcej niż 5 osób, zobowiązani do przekazywania ZUS dokumentów ubezpieczeniowych w formie elektronicznej. Zwolnienia lekarskie (e-ZLA) wysłane na profil płatnika są widoczne w specjalnie wydzielonym tam miejscu. Lekarze mogą je wystawiać od 1 stycznia 2016 r., ale forma papierowa (ZUS ZLA) wciąż jest honorowana. Jeszcze do końca 2017 r. Potem będą wystawiane wyłącznie online.
Procedura polega na tym, że lekarz wystawia zaświadczenie w systemie i po jego podpisaniu z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP), elektronicznie przekazuje do ZUS. ZUS udostępnia e-ZLA pracodawcy na jego profilu utworzonym na PUE, bez podawania numeru statystycznego choroby. Zwolnienie pojawia się na koncie płatnika najpóźniej następnego dnia po otrzymaniu e-ZLA przez ZUS. Informacja ta jest przekazywana także pracownikowi, który ma profil ubezpieczonego na tej platformie.
Jak podkreśla ZUS, jeśli pracodawca założy profil na platformie, będzie natychmiast otrzymywał wiadomość o wystawieniu jego pracownikowi zwolnienia oraz samo zwolnienie. Oczywiście pod warunkiem, że lekarz ma profil na platformie lub zintegrowaną z PUE aplikację gabinetową, dzięki czemu uzyskuje dostęp do danych pacjenta, jego pracodawcy, członków rodziny (potrzebnych do wydania zwolnienia dla opieki nad nimi) i po wpisaniu numeru PESEL sam ich wprowadzać nie musi, gdyż system uzupełni je automatycznie.
Kosztowny podpis
Na razie lekarze nie wydają się tym zbytnio uszczęśliwieni.
— Przede wszystkim podnoszą kwestię przerzucenia na nich kosztów działania systemu, a więc obowiązku posiadania komputera z dostępem do internetu i platformy ZUS. Nie każdy gabinet jest tak wyposażony, umowy z NFZ nie przewidują takiego obowiązku. A nawet jeżeli takie urządzenia są, nie zawsze można z nich skorzystać, np. podczas wizyty domowej.
Ponadto e-zwolnienia powinny być podpisywane z wykorzystaniem bezpiecznego podpisu elektronicznego lub za pośrednictwem ePUAP. Ten pierwszy jest kosztowny i trudno dostępny, a ePUAP jest niekompatybilna z systemem służącym do obsługi gabinetu lekarskiego, co powoduje konieczność każdorazowego wylogowania się z systemu i zalogowania na platformie elektronicznej, co wydłuża czas wystawiania e-zwolnienia i przesądza o większej atrakcyjności tradycyjnego papierowego — wyjaśnia radca prawny Robert Stępień z Kancelarii Raszkowski Paruch. Lekarze narzekają też na problemy z działaniem systemu, bo często jest niedostępny lub „zawiesza się”.
W konsekwencji, jak mówi radca, teoretycznie proces wydaje się prosty, bo wystarczy utworzyć konto i lekarze mogą uniknąć zbędnej „papierologii”, ale w praktyce system nie jest w pełni sprawny. Ani lekarze, ani pracodawcy nie korzystają z niego w takim zakresie, jak można byłoby się spodziewać. Niektóre konta płatników po pół roku od rejestracji na PUE pozostają nieaktywne.
— Nie odnotowujemy problemów z PUE w systemie wystawiania elektronicznych zwolnień. System e-ZLA od strony PUE, czyli ZUS, działa poprawnie, informacje o zwolnieniach i same zwolnienia trafiają do pracodawców, którzy mają założone profile — mówi Wojciech Andrusiewicz.
Przyznaje jednak, że czasem mogą występować utrudnienia związane z działaniem ePUAP, którym sygnowane są e-zwolnienia, a który jest niezależny od ZUS. Robert Stępień uważa, że system należałoby usprawnić i uczynić go bardziej przyjaznym dla lekarzy, w przeciwnym razie wobec alternatywy, jaką jest do końca 2017 r. możliwość wystawiania papierowych zaświadczeń, nie będą oni skłonni z niego korzystać. Radca postuluje ponadto większe rozpowszechnienie idei e-zwolnień wśród pracodawców. Szczególnie małych warto do tego przekonać.
Plusy i… plusy
— System w założeniu niesie korzyści dla każdej ze stron. ZUS ma też większą kontrolę nad wystawianiem zwolnień, co ułatwia przeciwdziałanie nadużyciom i eliminowanie nieprawidłowych zaświadczeń — zwraca uwagę Robert Stępień.
Podkreśla, że sam sposób przekazywania zwolnienia pomiędzy lekarzem, pracodawcą i ZUS utrudnia sfałszowanie dokumentu.
— Zwolnienia elektroniczne staną się powszechnie obowiązujące dopiero w 2018 r. Na razie zdecydowana większość ma postać druków papierowych i za wcześnie na ocenę systemu. W mojej ocenie, pamiętając też o konieczności budowania bezpiecznego systemu oraz precyzyjnego ustalenia odpowiedzialności przy jego ewentualnych błędach oraz ich skutkach wynikających z prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, kierunek zmian jest właściwy. Szybszy przepływ informacji pozwala na szybszą kontrolę prawidłowości wykorzystania zwolnień, zwłaszcza krótszych, do 7 dni — ocenia radca prawny, Rafał Kolano, prowadzący własną kancelarię radcowską. Podobnie zalety wystawiania e-ZLA opisuje radca prawny Łukasz Chruściel z Kancelarii Raczkowski Paruch.
— Pracownik ma 7 dni na doręczenie pracodawcy papierowego zaświadczenia. W praktyce dociera nawet po 10-15 dniach, zależnie od tego, jak szybko działa poczta. To uniemożliwia kontrolę krótkoterminowych zwolnień i sprzyja nadużyciom. Zanim ZUS ZLA dotrze do zakładu pracy, pracownik wraca do pracy. W przypadku e-zwolnienia nie ma tego problemu. Jest ono widoczne na profilu pracodawcy najpóźniej następnego dnia po wystawieniu — podkreśla Łukasz Chruściel. Dzięki temu pracodawca może np. szybko podjąć decyzję o zorganizowaniu zastępstwa na czas choroby pracownika. Poza tym można natychmiast podjąć kontrole zwolnienia.
Nieobecny pod kontrolą
Kontrola pracownika na zwolnieniu lekarskim ma na celu sprawdzenie, czy pracownik faktycznie wykorzystuje zwolnienie w zalecony sposób. Takie kontrole może przeprowadzać i pracodawca, i ZUS.
— Pracodawca ma do tego prawo, jeżeli zatrudnia więcej niż 20 pracowników. Może ustalać, czy chory w okresie niezdolności do pracy nie wykonuje innej pracy zarobkowej lub czy nie załatwia w tym czasie swoich spraw osobistych. Kontrola może zostać przeprowadzona w miejscu zamieszkania pracownika, jego czasowego pobytu lub w drugim miejscu pracy albo tam, gdzie prowadzi działalność gospodarczą. W razie stwierdzenia, że pracownika tam nie ma, należy ponowić kontrolę dla wyjaśnienia przyczyn tej nieobecności — wyjaśnia adwokat Barbara Prokop, prowadząca kancelarię adwokacką.
Zwraca jednak uwagę, że nieobecność pracownika we wskazanych miejscach nie powinna być automatycznie traktowana jako nadużycie zwolnienia lekarskiego. Chory może być wtedy u lekarza. Pracodawca może wyznaczyć pracownikowi termin na wyjaśnienia i dopiero po jego bezskutecznym upływie uznać, że zwolnienie nie jest wykorzystywane zgodnie z jego celem. Barbara Prokop przypomina, że z kontroli należy sporządzić protokół.
— Zwolnienie lekarskie nie jest urlopem, choć często bywa tak traktowane przez pracowników. Jak wskazuje ZUS, nieobecność w miejscu zamieszkania lub pobytu w czasie kontroli zwolnienia lekarskiego może być usprawiedliwiona wyłącznie w przypadku, gdy pracownik był z wizytą u lekarza, realizował receptę w aptece, odbywał rehabilitację lub podejmował inne czynności w celu poratowania zdrowia. Jeśli pracownik chce zachować prawo do zasiłku, musi udowodnić, że był nieobecny właśnie z takich przyczyn — mówi Łukasz Chruściel. Jednocześnie radzi, aby w przypadkach wątpliwych przekazać dokumenty z kontroli do ZUS, który rozstrzygnie, czy zachodzi podstawa do utraty zasiłku. Niezależnie od własnych działań pracodawca może też zwrócić się do ZUS o kontrole wydanych zwolnień. Mogą je przeprowadzić lekarze orzecznicy.
— Polegają one także na zbadaniu zasadności wydawanych orzeczeń o czasowej niezdolności do pracy — wyjaśnia Barbara Prokop. Celem tych kontroli jest ustalenie, czy pracownik prawidłowo otrzymał zwolnienie lekarskie.
Cofnięte i zmniejszone świadczenia
W 2015 r. kwota cofniętych lub zmniejszonych świadczeń po kontroli zwolnień lekarskich wyniosła 195,8 mln zł. ZUS przeprowadził 584,1 tys. kontroli osób posiadających zaświadczenie o czasowej niezdolności do pracy i wydał 24,6 tys. decyzji wstrzymujących dalszą wypłatę zasiłków chorobowych. Kwota wstrzymanych z tego tytułu zasiłków osiągnęła 15,2 mln zł. Jednym z powodów ograniczenia wysokości wypłacanego świadczenia chorobowego jest dłuższe niż 7 dni opóźnienie w przekazaniu zwolnienia lekarskiego pracodawcy. W takich przypadkach świadczenie jest wypłacane w kwocie zmniejszonej o 25 proc., począwszy od ósmego dnia niezdolności do pracy do czasu dostarczenia zwolnienia. Ograniczenie to dotknęło w 2015 r. 88,8 tys. osób i opiewało na sumę 5,3 mln zł.